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DMS: Wie es funktioniert und wann Sie es wählen

DMS: so funktioniert es und so wählen Sie es

DMS steht für Document Management System und ist die Lösung in dieser digitalen Welt, in der wir täglich mit immer mehr Daten und Datenflüssen konfrontiert werden. Ein DMS sorgt dafür, dass die Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die richtigen Informationen haben. Es sorgt dafür, dass diese Informationen leicht auffindbar, immer aktuell und an einem zentralen Ort sicher gespeichert sind. Entscheidend für reibungslose Geschäftsprozesse und unverzichtbar für die digitale Transformation und den digitalen Arbeitsplatz. In diesem Blog erfahren Sie, wie ein Dokumentenmanagementsystem funktioniert und wann Ihr Unternehmen eines benötigt.

Wie funktioniert ein DMS?

Ein ständig wachsender Stapel von Dokumenten, die an verschiedenen Orten aufbewahrt werden, so dass nicht jeder immer schnell und einfach auf das richtige Dokument zugreifen kann. Dies ist nicht nur ärgerlich und zeitraubend, sondern beeinträchtigt auch die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten. Erkennbar? Zeit für ein Dokumentenmanagementsystem!

Ein DMS verwaltet die Informations- und Kommunikationsflüsse innerhalb Ihres Unternehmens. Alles digital gespeichert in einer zentralen Umgebung. In unserem DMS für SharePoint können Sie Dokumente einfach öffnen, speichern, organisieren und gemeinsam nutzen. Dank der Berechtigungsstruktur und der Versionsverwaltung legen Sie nicht nur fest, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat, sondern Sie können auch sicher sein, dass immer die richtige Version verwendet wird und jeder über die aktuellsten Informationen verfügt. Ein DMS hilft Ihnen, Ihre Dokumente ordentlich und übersichtlich zu speichern und sorgt für eine effiziente Organisation des Dokumentenflusses. Und das von jedem Ort und von jedem Gerät aus.

Wann sollte man ein DMS wählen?

Einfach ausgedrückt: wenn Sie feststellen, dass Sie den Überblick verloren haben und ihn gerne wiederhaben möchten. Aber es gibt noch mehr Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen für ein DMS bereit ist:

  • Bei der Bearbeitung aller Dokumente gibt es (zu viele) Fehler;
  • Die Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Dokumenten und Informationen, da alle Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert sind;
  • Sie holen nicht genug aus den gesammelten Daten heraus. Das liegt daran, dass es an vielen verschiedenen Orten gespeichert ist. Ein DMS führt alle Informationen an der richtigen Stelle zusammen. Damit ermöglicht ein DMS den einfachen Zugriff auf kaufmännische Informationen wie Bestellpräferenzen, Kaufverhalten oder Kundenprofile;
  • Ihre derzeitige Dokumentenablage ist aufgrund des Papierverbrauchs, der Druckkosten und des Platzbedarfs im Archiv ein erheblicher Kostenfaktor;
  • Die Dokumente und Daten kommen schneller herein, als Sie sie verarbeiten können;
  • Falsche und/oder veraltete Informationen werden verwendet oder verschickt, weil unterschiedliche Versionen in der Organisation kursieren. Die Versionsverwaltung unseres DMS verhindert dies.

Haben Sie Fragen zu unserem DMS für SharePoint oder möchten Sie wissen, was es für Ihr Unternehmen leisten kann? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, unsere Berater sind bereit, Ihnen zu helfen!

 

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