DMS: so funktioniert es und so wählen Sie es

DMS steht für Dokumentenmanagementsystem und ist die Lösung in dieser digitalen Welt, in der wir täglich mit immer mehr Daten und Datenströmen umgehen müssen. Ein DMS sorgt dafür, dass die Mitarbeiter immer und überall Zugang zu den richtigen Informationen haben. Es sorgt dafür, dass diese Informationen leicht auffindbar, immer aktuell und sicher an einem zentralen Ort gespeichert sind. Entscheidend für reibungslose Geschäftsprozesse und unverzichtbar bei der digitalen Transformation und dem digitalen Arbeitsplatz. In diesem Blog erklären wir Ihnen, wie ein Dokumentenmanagementsystem funktioniert und wann Ihr Unternehmen dafür bereit ist.

Wie funktioniert ein DMS?

Ein ständig wachsender Stapel von Dokumenten, die an verschiedenen Orten aufbewahrt werden, so dass bei weitem nicht jeder immer schnell und einfach auf das richtige Dokument zugreifen kann. Das ist nicht nur ärgerlich und zeitraubend, sondern beeinträchtigt auch die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten. Erkennbar? Zeit für ein Dokumentenmanagement-System! Ein DMS verwaltet die Informations- und Kommunikationsflüsse innerhalb Ihres Unternehmens. Alles wird digital in einer zentralen Umgebung gespeichert. In unserem DMS für SharePoint können Sie Dokumente einfach öffnen, speichern, organisieren und gemeinsam nutzen. Dank der Berechtigungsstruktur und der Versionsverwaltung legen Sie nicht nur fest, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat und wer nicht, sondern Sie können auch sicher sein, dass immer die richtige Version verwendet wird und jeder über die aktuellsten Informationen verfügt. Ein DMS hilft Ihnen, Ihre Dokumente richtig und übersichtlich abzulegen und sorgt für eine effiziente Organisation des Dokumentenflusses. Und das alles von jedem Ort und von jedem Gerät aus.

Wann sollte man ein DMS wählen?

Einfach ausgedrückt: wenn Sie feststellen, dass Sie den Überblick verloren haben und ihn gerne wiederhaben möchten. Aber es gibt noch mehr Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen für ein DMS bereit ist:

• Bei der Bearbeitung aller Dokumente gibt es (zu viele) Fehler;
• Die Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Dokumenten und Informationen, da alle Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert sind;
• Sie holen nicht genug aus den gesammelten Daten heraus. Das liegt daran, dass es an vielen verschiedenen Orten gespeichert ist. Ein DMS führt alle Informationen an der richtigen Stelle zusammen. Damit ermöglicht ein DMS den einfachen Zugriff auf kaufmännische Informationen wie Bestellpräferenzen, Kaufverhalten oder Kundenprofile;
• Ihre derzeitige Dokumentenablage ist aufgrund des Papierverbrauchs, der Druckkosten und des Platzbedarfs im Archiv ein erheblicher Kostenfaktor;
• Die Dokumente und Daten kommen schneller herein, als Sie sie verarbeiten können;
• Falsche und/oder veraltete Informationen werden verwendet oder verschickt, weil unterschiedliche Versionen in der Organisation kursieren. Die Versionsverwaltung unseres DMS verhindert dies.

Haben Sie Fragen zu unserem DMS für SharePoint oder möchten Sie wissen, was es für Ihr Unternehmen leisten kann? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, unsere Berater sind bereit, Ihnen zu helfen!