AI en de drie grootste voordelen voor documentcreatie en -beheer
Kunstmatige intelligentie (AI) is een gamechanger in kennisrijke sectoren zoals advocatuur en accountancy. AI biedt krachtige oplossingen die tijd besparen, workflows optimaliseren en de nauwkeurigheid van documenten verbeteren. In dit blog bespreken we drie grote voordelen van AI binnen documentbeheer en contractgeneratie, en hoe deze technologie uw kantoor vooruit helpt.
Verbeterde zoekfunctionaliteit en documentbeheer
Door gebruik te maken van geavanceerde algoritmes en machine learning, voert AI complexe zoekopdrachten uit die ver buiten de mogelijkheden van traditionele zoekfuncties liggen.
Stel, uw kantoor heeft tien verschillende varianten van opdrachtbevestigingen in omloop. Onze software automatiseert en structureert deze documenten, en verdeelt deze in segmenten zodat medewerkers altijd de juiste delen selecteren voor hun opdracht. De extra informatie die wordt toegevoegd als metadata voedt de AI-engine, waardoor deze efficiënter zoekt en classificeert. Dit betekent dat u bijvoorbeeld eenvoudig alle opdrachtbevestigingen, waar een bepaalde tekst in voorkomt of alle AVG-gerelateerde documenten in uw DMS, opvraagt zonder handmatig door talloze bestanden te gaan.
Dit geautomatiseerde proces betekent dat uw medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar documenten en meer tijd hebben voor complexere taken. Daarnaast maakt AI het mogelijk om trends te ontdekken in contracten en documenten. Denk bijvoorbeeld aan het identificeren van de meest gebruikte tekstblokken, of het analyseren van verschillen tussen verschillende contractversies. Deze inzichten helpen om uw documentprocessen continu te verbeteren.
Trends ontdekken en processen optimaliseren met AI
Kunstmatige intelligentie is veel meer dan alleen een slimme zoekmachine. Het kan ook trends en patronen in uw documenten analyseren die anders moeilijk op te sporen zijn. Dit kan uw organisatie helpen om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld: stel dat u wilt weten welke contracten het vaakst met bepaalde voorwaarden zijn afgesloten of welke clausules de meeste juridische problemen hebben opgeleverd. AI helpt u deze patronen eenvoudig te identificeren.
Daarnaast kan AI terugkerende handelingen automatiseren, zoals het versturen van herinneringen voor contractverlengingen of het goedkeuren van documenten. Dit zorgt voor een enorme verbetering van uw workflow, waardoor uw team zich kan concentreren op de echte prioriteiten in plaats van op administratieve taken.
AI als assistent in documentcreatie
Kunstmatige intelligentie biedt niet alleen voordelen voor het beheer van bestaande documenten, maar speelt ook een rol in het creëren van nieuwe documenten. Tools zoals Microsoft Copilot doen suggesties voor tekstinhoud en initiëren zelfs geautomatiseerde workflows. Bijvoorbeeld, wanneer een document gereed is, kan AI automatisch een e-mail opstellen, de juiste bijlagen toevoegen en een samenvatting van de inhoud geven. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid en consistentie van de communicatie.
Stel dat u bezig bent met het opstellen van een aandeelhoudersovereenkomst. AI haalt automatisch gerelateerde informatie, zoals eerdere versies van soortgelijke documenten, samenvattingen van vergaderingen en actiepunten naar voren. Dit maakt het proces van documentcreatie efficiënter en minder foutgevoelig.
Klaar om de voordelen van AI in documentbeheer te ontdekken?
Artificial intelligence biedt aanzienlijke voordelen voor documentbeheer en contractgeneratie, van efficiënter zoeken en geavanceerde analyses tot automatisering van workflows. Wilt u weten hoe AI uw kantoor productiever en toekomstbestendig kan maken? Download ons whitepaper voor een uitgebreide uitleg van de mogelijkheden, of neem contact met ons op voor een AI-workshop om de eerste stappen te zetten.
Whitepaper ‘’Artificial Intelligence & de toekomst van documentgeneratie en documentbeheer”
In dit whitepaper leert u hoe u AI uw kantoor productiever en gereed voor de toekomst maakt. Met de opkomst van AI zijn de mogelijkheden eindeloos. Ons whitepaper laat zien hoe AI niet alleen tijd bespaart, maar ook de nauwkeurigheid en kwaliteit van uw documenten verhoogt. Download het whitepaper hier.
Neem gelijk contact op
Heeft u nog vragen over onze producten en/of diensten?
Neem dan direct eenvoudig contact met ons op.
The form has been submitted successfully!
There has been some error while submitting the form. Please verify all form fields again.
