DMS : un des trois mousquetaires protégeant votre royaume.

Toute organisation ne peut se passer d'un système de gestion des documents (SGD). Le flux de documents papier diminue, la version numérique augmente et menace de déborder de temps en temps. Pour éviter cela et pour que ces documents numériques soient sûrs, traçables et utilisables par l'organisation, une GED est indispensable.

Création de documents

Le système de gestion documentaire est l'un des trois mousquetaires qui défendent votre organisation - appelez-la le roi Louis XIII - contre le chaos administratif. Si la GED assume le rôle d'Athos, alors celui de Porthos est joué par le CMS (Client Management System) et celui d'Aramis par le système de création de documents, tel que dStyle.

Bonne fin !

Tous trois veillent au bon fonctionnement de l'organisation "papier", c'est-à-dire de la maison royale. Et que faire du rôle de d'Artagnan, le séduisant quatrième mousquetaire ? Eh bien, qu'il s'agisse du salarié qui, avec ses connaissances, ses compétences et ses qualités, donne effectivement du contenu à l'organisation administrative de l'entreprise.
Charmant, ce genre de métaphore. Et oui, l'histoire des Trois Mousquetaires a une fin heureuse : le faux Cardinal Richelieu qui a essayé de déclencher le chaos est vaincu. Vive le roi !

De bonne réputation

Pour défendre cette couronne de l'entreprise, Athos - le DMS - doit être une bonne chose. Il doit garantir que les informations précieuses stockées dans les documents sont accessibles aux bonnes personnes, au bon moment et au bon endroit.
Comment un DMS fait-il cela ?

Métadonnées

Lorsqu'un document est numérisé, il est doté de métadonnées. Les métadonnées sont les armes - épées, haches de combat, hallebardes ! - pour lutter contre le chaos. Ce sont des données qui décrivent les caractéristiques de certaines données ; ce sont en fait des données sur les données.
Les métadonnées fournissent des informations sur l'auteur, la date de création du document, le nombre de pages, l'historique des modifications, de la consultation et de l'utilisation, etc.
Sur la base de ces métadonnées, des liens sont établis avec d'autres documents, avec les personnes qui ont consulté le document, avec les modifications qui ont été apportées au document, et bien d'autres choses qui donnent en fait à chaque document sa propre caractéristique.

Les relations

Sur la base de ces métadonnées, un document établit des relations avec d'autres données, avec d'autres documents ; il sait quelles personnes sont autorisées, non, doivent avoir accès à ces informations. Le document est automatiquement stocké et, lorsqu'un utilisateur autorisé recherche cette information, il est tout aussi automatiquement rappelé. Et il en va de même pour tous les autres documents avec lesquels il est en relation.

Avantages

Les avantages qu'offre un bon DMS sont énormes. En voici quelques-unes. Plus de temps perdu à chercher et à stocker des documents. L'accès à la dernière version d'un document pour tous ceux qui travaillent avec lui, garanti. Toutes les informations relatives à un sujet, un service, un produit et un dossier particulier sont immédiatement disponibles. Les employés qui n'ont rien à voir avec ces informations n'en sont pas non plus gênés.

Une coopération parfaite

Documentaal dispose naturellement d'une GED pour ses clients : dStyleDMS. Le grand avantage de ce système de gestion de documents est sa parfaite coopération avec le système de création de documents dStyle365. Vous pouvez vous attendre à une telle coopération de la part de deux produits qui proviennent du même laboratoire.
Mais dStyleDMS fonctionne aussi parfaitement comme un DMS autonome avec d'autres applications. Et il fonctionne parfaitement avec tout autre système de création de documents (et CRM !). Le personnel de Documentaal s'en chargera. Ils ont déjà assuré la coopération harmonieuse de dStyleDMS avec plusieurs dizaines d'applications non documentaires.

Rentabilité

DMS assure le bon déroulement de l'ensemble du processus administratif. Il contribue de manière importante à l'efficacité et donc à la rentabilité de l'entreprise. Pour toute organisation, il est important d'éviter que le chaos administratif n'entrave la production.
Mais choisissez les bons moyens pour y parvenir. Après tout, il est préférable de tenir Richelieu à l'écart avec l'un des trois mousquetaires que de se battre en vain contre des moulins à vent avec Don Quichotte.....