DMS: Yksi kolmesta muskettisoturista, jotka suojelevat valtakuntaasi

Pieni organisaatio ei tule toimeen ilman DMS(Document Management System) -järjestelmää. Paperidokumenttien virta vähenee, digitaalinen versio vain kasvaa ja uhkaa toisinaan ylikuormittaa pankkejaan. Tämän estämiseksi ja näiden digitaalisten asiakirjojen pitämiseksi turvassa, löydettävissä ja käyttökelpoisina organisaatiolle DMS on välttämätön.

Asiakirjan luominen

Asiakirjojen hallintajärjestelmä on yksi kolmesta muskettisoturista, jotka puolustavat organisaatiotasi - kutsu sitä kuningas Louis XIII: ksi - hallinnollista kaaosta vastaan. Jos DMS ottaa Athosin roolin, Porthosin roolia edustaa CMS (Client Management System) ja Aramisin dokumenttien luontijärjestelmä, kuten dStyle.

Hyvää loppua!

He kolme varmistavat, että koko "paperiorganisaatio", sanoo kuninkaallisen yrityksen tuomioistuin, toimii sujuvasti. Ja mitä meidän pitäisi tehdä d'Artagnanin, komean neljännen muskettisoturin, roolille? No, olkoon se työntekijä, joka tiedolla, taidoilla ja ominaisuuksilla todella antaa sisältöä yrityksen hallinnolliselle organisaatiolle.
Herkullista, sellaista metaforaa. Ja kyllä, Kolmen muskettisoturin tarinalla on onnellinen loppu: väärä kardinaali Richelieu, joka yrittää vapauttaa kaaoksen, voitetaan. Eläköön kuningas!

Hyvästä kodista

Voidakseen puolustaa yrityksen kruunua Athosin – DMS:n – on tultava hyvästä kodista. Sen on varmistettava, että oikeat ihmiset voivat tarkastella asiakirjoihin tallennettuja arvokkaita tietoja oikeaan aikaan oikeassa paikassa.
Miten tällainen DMS tekee sen?

Metatieto

Digitoitaessa dokumentti vastaanottaa metatietoja. Metatiedot ovat aseita – miekat, taistelukirveet, alttari! – taistella kaaosta vastaan. Ne ovat tietoja, jotka kuvaavat tiettyjen tietojen ominaisuuksia; joten se on itse asiassa tietoja tiedoista.
Metatiedot tarjoavat esimerkiksi tietoja tekijästä, asiakirjan luontipäivästä, sivujen lukumäärästä, muokkaus-, konsultointi- ja käyttöhistoriasta ja niin edelleen.
Näiden metatietojen perusteella linkit tehdään muihin asiakirjoihin, asiakirjaa katselleiden ihmisten kanssa, asiakirjaan tehdyillä muutoksilla ja monilla muilla asioilla, jotka todella antavat jokaiselle asiakirjalle oman ominaisuutensa.

Suhteet

Näiden metatietojen perusteella asiakirja luo suhteita muihin tietoihin, muihin asiakirjoihin; se tietää, kenellä henkilöillä voi olla pääsy tietoihin, ei, on oltava pääsy näihin tietoihin. Asiakirja tallennetaan automaattisesti, ja kun valtuutettu käyttäjä hakee näitä tietoja, se kutsutaan automaattisesti uudelleen. Ja näin tapahtuu myös kaikkien muiden asiakirjojen kanssa, joihin sillä on suhde.

Etuja

Hyvän DMS:n tarjoamat edut ovat valtavat. Mainitsemme muutaman. Enää ei tuhlata aikaa asiakirjojen etsimiseen ja tallentamiseen. Taattu pääsy asiakirjan uusimpaan versioon kaikille, jotka työskentelevät kyseisen asiakirjan parissa. Kaikki tiettyyn aiheeseen, palvelulaajennukseen, tuotteeseen ja tiedostoon liittyvät tiedot ovat välittömästi saatavilla. Työntekijät, joilla ei ole mitään tekemistä näiden tietojen kanssa, eivät myöskään häiritse sitä.

Täydellistä yhteistyötä

Documentaalilla on ilmeisesti asiakkailleen saatavilla DMS: dStyleDMS. Tämän asiakirjanhallintajärjestelmän suuri etu on täydellinen yhteistyö dStyle365-dokumenttien luontijärjestelmän kanssa. Voit odottaa tällaista yhteistyötä kahdelta tuotteelta, jotka ovat peräisin samasta laboratoriosta.
Mutta dStyleDMS toimii erinomaisesti myös itsenäisenä DMS: nä muiden sovellusten kanssa. Ja se voi toimia hyvin myös minkä tahansa muun asiakirjanluontijärjestelmän (ja CRM!: n) kanssa. Documentaalin työntekijät huolehtivat siitä. He ovat nyt luoneet dStyleDMS: n hiljaisen yhteistyön monien kymmenien ei-dokumentoitujen sovellusten kanssa.

Kannattavuus

DMS varmistaa koko hallinnollisen prosessin hallitun kulun. Se edistää merkittävästi yrityksen tehokkuutta ja siten kannattavuutta. Jokaiselle organisaatiolle on tärkeää estää hallinnollinen häiriö turhauttamasta tuotantoa.
Valitse oikeat keinot tähän. On parempi pitää Richelieu poissa yhden kolmesta muskettisoturista kuin taistella hedelmättömästi tuulimyllyjä vastaan Don Quijoten kanssa....