5 riskiä, joita jokainen yritys kohtaa ilman hyvin organisoitua asiakirjahallintajärjestelmää.

Yrityksen koosta riippumatta digitaalisten asiakirjojen määrä voi riistäytyä nopeasti käsistä. Tehokas tapa tallentaa ja jakaa tietoa on olennaisen tärkeää yrityksen tehokkaalle toiminnalle. Valitettavasti monet yritykset turhautuvat siihen, että ei ole olemassa asiakirjahallintajärjestelmän puute, mikä johtaa ajan ja rahan menetykseen. Tässä artikkelissa keskustelemme kustannuksista ja seurauksista, joita aiheutuu siitä, ettei keskitetysti hallinnoitua digitaalista asiakirjavirtaa ole.

Asiakirjahallintajärjestelmän puuttuminen johtaa seuraaviin riskeihin:

Tarpeetonta ajanhukkaa

Ilman asiakirjahallintajärjestelmää työntekijät käyttävät usein tuntikausia asiakirjojen etsimiseen ja seulomiseen. Tämä ei ole vain aikaa vievää, vaan voi myös johtaa projektien viivästymiseen ja tuottavuuden menetykseen yrityksessä. Useat työntekijät voivat tietämättään muokata yhtä tiedostoa, mikä voi johtaa siihen, että tiedostosta on useita versioita, jolloin oikean version löytäminen on entistä vaikeampaa. Kun käytössä on a järjestelmä asiakirjojen hallintaan voi olla valtava ajansäästö.

Kaksinkertainen työ

Jos työntekijät eivät löydä tarvitsemiaan keskeisiä asiakirjoja, he tuhlaavat arvokasta aikaa uusien asiakirjojen luomiseen. Tämä johtaa päällekkäiseen työhön ja voi johtaa vanhentuneen tiedon käyttöön. Kun käytössä on järjestetty asiakirjahallintajärjestelmä ansiosta työntekijöiden on helppo löytää tarvitsemansa asiakirjat, mikä minimoi uuden työn tekemisen.

Turvallisuusriskit

Ilman asiakirjahallintajärjestelmää yritykset voivat menettää luottamuksellisia tietoja tai olla suuremmassa vaarassa. Työntekijät voivat esimerkiksi vahingossa pudottaa luottamuksellisia tietoja vääriin käsiin, jolloin yritys joutuu mahdollisesti vaaralliseen tilanteeseen. Tietoverkkorikollisuus on myös vakava riski, jos arkaluonteisia tietoja säilytetään ja jaetaan ilman salasanasuojausta. Järjestäytynyt asiakirjahallintajärjestelmä voi auttaa vähentämään näitä riskejä.

Järjestäytymätön yhteistyö

Järjestäytyneen asiakirjahallintajärjestelmä voi vaikeuttaa työntekijöiden välistä yhteistyötä. Tiedostojen yhteensovittaminen, tietojen jakaminen ja työskentely samojen projektien parissa voi olla haastavaa, kun asiakirjoja säilytetään eri paikoissa. Kuvittele, että on olemassa tärkeä projekti, joka on saatava valmiiksi tänään, mutta opettajat eivät löydä tietoja eri sähköposteista, kansioista tai edes USB-tikuista. Tämä johtaa sekaannukseen ja lopulta projektin viivästymiseen.

Kustannustehokkuus:

Asiakirjojen tulostaminen, skannaaminen tai uudelleenluominen vaatii lisäresursseja, kuten energiaa, mustetta ja paperia. Ja jos työntekijät käyttävät enemmän aikaa asiakirjojen etsimiseen, vähemmän aikaa voidaan käyttää tehtäviin, jotka todella edistävät yrityksen menestystä. Digitaalinen asiakirjahallintajärjestelmä minimoi tällaisten resurssien käytön ja lisää tehokkuutta, mikä johtaa lopulta kustannussäästöihin.

Johtopäätös: Varmista, että sinulla on hyvä asiakirjahallintajärjestelmä.

Ilman hyvää asiakirjahallintajärjestelmää yritykset kärsivät useista kielteisistä seurauksista, kuten ajanhukasta, resurssien tuhlaamisesta, yhteistyön puutteesta ja turvallisuusriskeistä. Järjestäytyneen asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönotto lievittää näitä ongelmia, optimoi ajan ja resurssien käytön ja viime kädessä alentaa toimintakustannuksia. Yritysten on tärkeää investoida hyvään asiakirjahallintajärjestelmään hyötyäkseen niistä ja minimoidakseen huonosti hallinnoidun digitaalisen asiakirjavirran kustannukset ja seuraukset.

Tunnetko edellä luetellut riskit organisaatiossasi? Ei hätää! Documentaal voi auttaa sinua poistamaan nämä riskit. Ota vain yhteyttä meihin, niin näytämme sinulle, miten asiakirjahallintajärjestelmä Documentaalin asiakirjahallintajärjestelmä voi auttaa organisaatiotasi eteenpäin.