5 risico’s die elk bedrijf loopt zonder een goed georganiseerd documentbeheer systeem

Ongeacht de grootte van een bedrijf, de hoeveelheid digitale documenten kan snel uit de hand lopen. Het hebben van een gestroomlijnde manier om informatie op te slaan en te delen is essentieel voor het effectief functioneren van een bedrijf. Helaas raken veel bedrijven gefrustreerd door het gebrek aan een documentbeheersysteem, wat leidt tot verliezen van tijd en geld. In dit artikel bespreken we de kosten en consequenties van het niet hebben van een centraal beheerde digitale documentstroom.

Het missen van een documentbeheersysteem resulteert brengt de volgende risico’s met zich mee:

Onnodige tijdverspilling

Zonder een documentbeheersysteem zijn werknemers vaak urenlang bezig met het zoeken en doorzoeken van documenten. Dit is niet alleen tijdrovend, maar kan ook leiden tot projectvertragingen en productiviteitsverlies bij het bedrijf. Het ene bestand kan door meerdere medewerkers worden aangepast zonder het te weten, dit kan leiden tot meervoudige versies van een bestand, waardoor het nog moeilijker is om de juiste versie te vinden. Het hebben van een een systeem om documenten te beheren kan een enorme tijdwinst opleveren.

Dubbel werk

Als medewerkers de essentiële documenten die ze nodig hebben niet kunnen vinden, verspillen ze kostbare tijd om nieuwe te maken. Dit resulteert in dubbel werk en kan resulteren in het gebruik van verouderde informatie. Het hebben van een geordende documentbeheersysteem maakt het eenvoudig voor werknemers om de documenten die ze nodig hebben te vinden, waardoor nieuw werk wordt geminimaliseerd. 

Risico’s op beveiliging

Zonder een documentbeheersysteem kunnen bedrijven vertrouwelijke informatie kwijtraken of meer risico lopen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld per ongeluk vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen laten vallen, waardoor het bedrijf in een potentieel gevaarlijke situatie terechtkomt. Cybercrime is ook een ernstig risico als gevoelige informatie zonder wachtwoordbescherming wordt opgeslagen en gedeeld. Een georganiseerd documentbeheersysteem kan helpen om deze risico’s te verminderen.

Ongeorganiseerde samenwerking

Het missen van een georganiseerd documentbeheersysteem kan de samenwerking onder werknemers hinderen. Het op elkaar afstemmen van bestanden, het delen van informatie en het werken aan dezelfde projecten kan een uitdagende opgave worden wanneer documenten op verschillende plaatsen worden opgeslagen. Beeld je eens in dat er een belangrijk project is dat vandaag af moet, maar de docenten zijn niet in staat om de informatie te vinden in de verschillende e-mails, mappen of zelfs USB-sticks. Dit leidt tot verwarring en uiteindelijk projectvertragingen.

Cost-Effectiveness:

Het afdrukken, scannen of opnieuw aanmaken van documenten vereist extra middelen, zoals energie, inkt en papier. En als werknemers meer tijd besteden aan het zoeken naar documenten, dan kan er minder tijd besteed worden aan taken die echt bijdragen aan het succes van het bedrijf. Een digitaal documentbeheersysteem minimaliseert het gebruik van dergelijke middelen en verhoogt de efficiëntie, wat uiteindelijk resulteert in kostenbesparingen.

Conclusie: Zorg dus voor een goed documentbeheersysteem

Zonder een goed documentbeheersysteem hebben bedrijven last van verschillende negatieve consequenties zoals tijdsverlies, verspilling van middelen, gebrek aan samenwerking en risico’s op beveiliging. Het implementeren van een georganiseerd documentbeheersysteem verlicht deze problemen, optimaliseert het gebruik van tijd en middelen en vermindert uiteindelijk de bedrijfskosten. Het is belangrijk voor bedrijven om te investeren in een goed documentbeheersysteem om de voordelen te benutten en de kosten en consequenties van een slecht beheerde digitale documentenstroom te minimaliseren. 

Bent u bekend met de risico’s die hierboven zijn genoemd in uw organisatie? Maak u geen zorgen! Documentaal kan u helpen om deze risico’s weg te nemen. Neem eenvoudig contact met ons op en wij laten u zien hoe het documentbeheersysteem van Documentaal uw organisatie verder kan helpen.