5 risikoer enhver virksomhet står overfor uten et velorganisert dokumenthåndteringssystem

Uavhengig av bedriftens størrelse kan mengden digitale dokumenter fort ta overhånd. En strømlinjeformet måte å lagre og dele informasjon på er avgjørende for at virksomheten skal fungere effektivt. Dessverre er det mange bedrifter som blir frustrert over mangelen på et dokumenthåndteringssystem. dokumenthåndteringssystem, noe som fører til tap av tid og penger. I denne artikkelen tar vi for oss kostnadene og konsekvensene av å ikke ha en sentralt styrt digital dokumentflyt.

Mangel på et dokumenthåndteringssystem medfører følgende risikoer:

Unødvendig sløsing med tid

Uten et dokumenthåndteringssystem bruker de ansatte ofte timevis på å lete og lete gjennom dokumenter. Dette er ikke bare tidkrevende, men kan også føre til forsinkelser i prosjekter og tap av produktivitet i bedriften. En fil kan endres av flere ansatte uten at de vet om det, noe som kan føre til flere versjoner av en fil og gjøre det enda vanskeligere å finne riktig versjon. Å ha en a system for dokumenthåndtering kan være svært tidsbesparende.

Dobbeltarbeid

Hvis de ansatte ikke finner de dokumentene de trenger, kaster de bort verdifull tid på å opprette nye. Dette fører til dobbeltarbeid og kan resultere i bruk av utdatert informasjon. Å ha en ordnet dokumenthåndteringssystem gjør det enkelt for de ansatte å finne de dokumentene de trenger, og minimerer dermed behovet for nytt arbeid.

Sikkerhetsrisiko

Uten et dokumenthåndteringssystem kan bedrifter miste konfidensiell informasjon eller utsettes for større risiko. For eksempel kan ansatte ved et uhell miste konfidensiell informasjon i feil hender, noe som kan sette bedriften i en potensielt farlig situasjon. Nettkriminalitet er også en alvorlig risiko hvis sensitiv informasjon lagres og deles uten passordbeskyttelse. Et organisert system for dokumenthåndtering kan bidra til å redusere disse risikoene.

Uorganisert samarbeid

Mangel på et organisert dokumenthåndteringssystem kan hindre samarbeidet mellom de ansatte. Det kan være vanskelig å samkjøre filer, dele informasjon og jobbe med de samme prosjektene når dokumentene er lagret på forskjellige steder. Forestill deg at du har et viktig prosjekt som skal være ferdig i dag, men at lærerne ikke klarer å finne informasjonen i ulike e-poster, mapper eller til og med USB-pinner. Dette fører til forvirring og til slutt forsinkelser i prosjektet.

Kostnadseffektivitet:

Å skrive ut, skanne eller gjenskape dokumenter krever ekstra ressurser som energi, blekk og papir. Og hvis de ansatte bruker mer tid på å lete etter dokumenter, kan de bruke mindre tid på oppgaver som virkelig bidrar til bedriftens suksess. Et digitalt dokumenthåndteringssystem minimerer bruken av slike ressurser og øker effektiviteten, noe som til syvende og sist resulterer i kostnadsbesparelser.

Konklusjon: Sørg for at du har et godt dokumenthåndteringssystem.

Uten et godt dokumenthåndteringssystem lider bedrifter av en rekke negative konsekvenser som bortkastet tid, bortkastede ressurser, manglende samarbeid og sikkerhetsrisiko. Implementering av et organisert dokumenthåndteringssystem reduserer disse problemene, optimaliserer tids- og ressursbruken og reduserer driftskostnadene. Det er viktig for bedrifter å investere i et godt dokumenthåndteringssystem for å høste fordelene og minimere kostnadene og konsekvensene av en dårlig styrt digital dokumentflyt.

Kjenner du til de ovennevnte risikoene i din organisasjon? Ingen grunn til bekymring! Documentaal kan hjelpe deg med å eliminere disse risikoene. Det er bare å ta kontakt med oss, så viser vi deg hvordan du kan bruke dokumenthåndteringssystem fra Documentaal kan hjelpe organisasjonen din med å komme videre.