Med hjälp av PKI-signeringsmodulen kan en användare få ett dokument signerat med hjälp av PKI-signeringsplattformen.
Elektronisk signering av dokumentet börjar med att skicka dokumentet via e-post:
Därefter öppnas en panel i MS Word, där signeringsdata kommer att förberedas och signeringen kan startas.
De signerade uppgifterna.
Undertecknare krävs för att underteckna ett dokument. Dessa undertecknare kan redan finnas i de dStyle-data som lagras i dokumentet. När panelen öppnas skannas dessa data och så mycket som möjligt förbereds för användaren.
Om inga färdiga data hittas öppnas panelen enligt bilden.
Användaren kan sedan manuellt lägga till nya undertecknare eller söka efter personuppgifter i dokumentet för att lägga till dem som undertecknare.
Om dokumentet inte är ett dStyle-dokument, dvs. inte har skapats med den nya funktionen eller med en dStyle-mall, kommer inga personuppgifter att finnas i doucment.
För PKI-signering måste följande data finnas:
Undertecknarens namn. Detta är antingen förnamnet, efternamnet eller båda.
E-postadress till undertecknaren. När du anger en e-postadress kontrolleras adressens form, men det verifieras inte att adressen verkligen existerar. Fyll i detta fält noggrant.
Mobiltelefonnumret är också obligatoriskt. Vid signering av dokumentet används så kallad "tvåfaktorsautentisering". Det innebär att undertecknaren får en kod skickad till sin mobil och måste ange den i signeringsprocessen för att verifiera att e-postadressen och mobilnumret hör ihop. Istället för ett mobilnummer kan även ett fast telefonnummer användas, men detta anses generellt inte vara önskvärt då fasta telefonnummer ofta delas av flera personer.
Slutligen måste ett sista signeringsdatum, eller utgångsdatum, anges.
De ovan angivna personuppgifterna anges i en dialogruta. Dialogrutan kan endast stängas med OK om de obligatoriska uppgifterna har angetts. Dessutom måste utgångsdatumet ligga i framtiden:
Alla personer som anges som undertecknare visas i panelen PKI-signering. Om uppgifterna är felaktiga eller fullständiga anges detta i listan. Data för alla undertecknare kan justeras när som helst med ändringsknappen eller raderas med raderingsknappen:
I exemplet ovan måste dt platsen för signaturen fortfarande läggas till. Detta krävs för alla personer som inte automatiskt lades till när modulen startades.
Att lägga till signaturplatsen sker när du trycker på knappen. Platsen är den där användaren för närvarande befinner sig i dokumentet. En innehållskontroll visas i texten med texten "signaturplats":
Processen för undertecknande
Signeringsprocessen startas genom att trycka på startknappen. Denna knapp aktiveras endast om det finns minst en undertecknare, om alla undertecknare är korrekt angivna och om alla undertecknare har en underteckningsplats i dokumentet.
Efter start kommer autentisering med PKI Signing-plattformen att äga rum. Detta kommer att automatiseras så mycket som möjligt. På så sätt kan användaren ge modulen tillstånd att skicka framtida signeringsbegäranden (från samma dator av samma användare) utan att behöva göra en fullständig autentisering varje gång.
Autentiserings- och tillståndsprocessen sker i ett separat fönster, som kontrolleras av PKI Signing-plattformen.
Signeringsprocessen kan fortfarande misslyckas under olika förhållanden. Användaren meddelas om detta i ett meddelandefönster. Förhållandena inkluderar:
- Olika undertecknare har samma e-postadress.
- Autentiseringsprocessen misslyckas.
- Användaren ger inte tillstånd.
Om signeringsprocessen har startat korrekt ser användaren detta i ett meddelandefönster. Den fortsatta kursen för undertecknandet är nu i händerna på PKI Signing-plattformen. Detta skickar e-postmeddelanden till undertecknarna och meddelar användaren på hans PKI-konto när signeringen är klar.