Mediante el módulo de firma PKI, un usuario puede hacer firmar un documento utilizando la plataforma de firma PKI.
La firma electrónica del documento comienza con el envío del documento por correo electrónico:
Después de esto, se abrirá un panel en MS Word, donde se preparan los datos de la firma y se puede iniciar la firma.
Los datos de la firma.
Los firmantes son necesarios para firmar un documento. Estos firmantes pueden estar ya presentes en los datos dStyle almacenados en el documento. Cuando se abre el panel, estos datos se escanean y, en la medida de lo posible, se preparan para el usuario.
Si no se encuentran datos preparados, se abrirá el panel, como se muestra en la imagen.
El usuario puede entonces añadir manualmente nuevos firmantes o buscar datos personales en el documento para añadirlos como firmantes.
Si el documento no es un documento dStyle, es decir, no se ha creado con esa nueva función y no se ha creado con una plantilla dStyle, no habrá datos personales presentes en el doucumento.
Para la firma PKI, deben estar presentes los siguientes datos:
El nombre del firmante. Puede ser el nombre, los apellidos o ambos.
Dirección de correo electrónico del firmante. Al introducir una dirección de correo electrónico, se comprueba la forma de la dirección, pero no se verifica que la dirección exista realmente. Rellene este campo con cuidado.
El número de teléfono móvil también es obligatorio. Al firmar el documento, se utiliza la llamada "autenticación de dos factores". Esto significa que el firmante recibe un código en su móvil y debe introducirlo en el proceso de firma para verificar que la dirección de correo electrónico y el número de móvil coinciden. En lugar de un número de móvil, también se puede utilizar un número de teléfono fijo, pero esto se considera generalmente indeseable, ya que los números de teléfono fijo suelen ser compartidos por varias personas.
Por último, se debe incluir una fecha final de firma, o fecha de caducidad.
Los datos personales mencionados anteriormente se introducen en un cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo sólo puede cerrarse con OK si se han introducido los datos obligatorios. Además, la fecha de caducidad debe ser futura:
Todas las personas que figuran como firmantes aparecen en el panel de Firma PKI. Si los datos no son correctos o completos, se indica en la lista. Los datos de todos los firmantes pueden modificarse siempre con el botón de modificar o borrarse con el botón de borrar:
En el ejemplo anterior, dt la ubicación de la firma aún debe añadirse. Esto es necesario para todas las personas que no se añadieron automáticamente al iniciar el módulo.
La adición de la ubicación de la firma tiene lugar en el momento de pulsar el botón. La ubicación es aquella en la que el usuario se encuentra actualmente en el documento. En el texto aparece un content-control con el texto "ubicación de la firma":
El proceso de firma
El proceso de firma se inicia pulsando el botón de inicio. Este botón sólo se activa si hay al menos un firmante, si todos los firmantes se han introducido correctamente y si todos los firmantes tienen una ubicación de firma en el documento.
Tras el inicio, se llevará a cabo la autenticación con la plataforma de firma PKI. Esto se automatizará en la medida de lo posible. Esto permite al usuario dar permiso al módulo la primera vez para enviar también futuras solicitudes de firma (desde el mismo PC por el mismo usuario) sin tener que realizar una autenticación completa cada vez.
El proceso de autenticación y permiso tiene lugar en una ventana independiente, que está bajo el control de la plataforma PKI Signing.
El proceso de firma puede fallar en diversas condiciones. Esto se notifica al usuario en una ventana de mensaje. Las condiciones incluyen:
- Varios firmantes tienen la misma dirección de correo electrónico.
- El proceso de autenticación falla.
- El usuario no da permiso.
Si el proceso de firma se inicia correctamente, el usuario lo verá en una ventana de mensajes. El proceso posterior de firma está ahora en manos de la plataforma PKI Signing. Envía correos electrónicos a los firmantes y notifica al usuario en su cuenta PKI cuando el proceso de firma ha finalizado.