Revue PKIsigning et Documental : Efficacité et innovation dans la gestion des documents

PKIsigning et Documental : une combinaison précieuse

Accélérez la création et l'achèvement de vos documents avec dStyle365/LegalWord et PKIsigning

Devis, confirmations de commande, contrats de collaboration, contrats de travail, accords de non-divulgation, etc. : grâce à la collaboration entre PKIsigning et Documentaal , vous pouvez non seulement créer ces documents à la vitesse de l'éclair(dStyle365/LegalWord365), mais aussi les régler de manière entièrement automatique (PKIsigning). Menno Ansink (Documentaal) et Reindert Doorn(PKIsigning) ont démontré comment cela fonctionne lors d'un webinaire organisé récemment. En voici un résumé.

Création de documents et validité juridique

Créer des documents dans le bon style maison, sans se préoccuper des versions, c'est ce qui a fait la réputation de dStyle365/Legalword365. L'identification des signataires et le scellement des documents sont des domaines d'expertises de PKIsigning pour la signature numérique et la livraison sécurisée avec une sécurité totale.

Reindert Doorn a donné une explication importante sur la validité juridique des signatures. À l'aide d'un quiz, il a expliqué qu'une signature numérique est juridiquement valable à 100 % et qu'elle ne doit pas être rejetée au motif qu'elle est numérique, par exemple dans le cadre d'une procédure judiciaire. Cependant, l'effet juridique dépend de trois niveaux, que nous examinons ci-dessous.

1. Qualifié: la sécurité la plus élevée, où le signataire est pré-identifié par un contrôle de son passeport.
2. Avancé: ici, la liste de preuves doit être créée par le signataire lui-même et toute modification doit être traçable par la suite. Le signataire a signé par le biais, par exemple, d'une vérification à deux facteurs.
3. Simple: toute autre forme, telle qu'une coche, un scan ou un gribouillage.

PKIsigning se concentre sur les deux premiers niveaux en raison de l'importance croissante de la sécurité due à la cybercriminalité, à l'usurpation d'identité et à la réglementation.

Démonstration en direct : comment cette combinaison fonctionne-t-elle ?

Lorsque vous travaillez avec dStyle365/Legalword365, vous commencez par créer ou éditer une confirmation de commande, par exemple. Un questionnaire intelligent vous guide et, si nécessaire, récupère les données d'un CRM ou d'un CMS. Les textes peuvent être construits de manière dynamique, en fonction de l'entité juridique ou du nombre de parties, par exemple, mais vous pouvez également définir les choix vous-même : quel type de condition de paiement doit être décrit, ou un paragraphe supplémentaire doit-il être consacré à un sujet particulier ? Cela permet d'accélérer le travail et d'éviter les erreurs.

Une fois le document créé, choisissez qui doit le signer. Pour ce faire, cliquez sur le bouton PKIsigning dans le menu. Là encore, le CMS propose des personnes de contact, y compris des numéros de téléphone et des adresses électroniques. Vous pouvez ajouter plusieurs signataires. La confirmation de la commande s'affiche ensuite pour d'éventuels changements ou ajouts.

L'étape suivante est la signature via PKIsigning. Le premier signataire reçoit une invitation par courrier électronique, signe après s'être identifié au moyen d'un code QR ou d'un SMS, et le document est automatiquement transmis au signataire suivant. Le statut est suivi en temps réel, ce qui offre commodité et efficacité tant au bureau qu'au client. Une vue d'ensemble conviviale affiche le statut, à partir de laquelle vous pouvez facilement envoyer un rappel si nécessaire.

Outil pour les délais serrés

L'un des principaux avantages de la collaboration entre dStyle365/Legalword365 et PKIsigning est le flux de travail efficace qu'elle offre aux utilisateurs. En automatisant l'ensemble du processus de création et de règlement des documents, les professionnels gagnent du temps et peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Ceci est particulièrement important pour les professionnels très occupés tels que les comptables, les avocats et les notaires, qui doivent souvent faire face à des délais serrés et à une charge de travail élevée.

Avec dStyle365/Legalword365, les utilisateurs créent et gèrent facilement des documents, tandis que PKIsigning assure la signature et le règlement sécurisés et légalement valides de ces documents. Cette combinaison garantit le bon déroulement de l'ensemble du processus, du début à la fin.

Sécurité et légalité

La sécurité et la validité juridique sont des aspects cruciaux de la création et du règlement des documents, en particulier dans les secteurs juridique et financier. dStyle365/Legalword365 garantit que tous les documents sont cohérents et professionnels. PKIsigning fournit la sécurité nécessaire pour garantir que les documents sont valablement signés et transmis en toute sécurité. En utilisant des signatures électroniques qualifiées et avancées, les utilisateurs sont assurés que leurs documents répondent non seulement aux normes de sécurité les plus élevées, mais qu'ils bénéficient également d'un degré élevé de sécurité juridique.

En utilisant dStyle365/Legalword365 et PKIsigning, vous ne gagnez pas seulement du temps, mais vous travaillez également avec un processus de travail bien pensé. Ainsi, tous vos documents sont cohérents, professionnels, sûrs et juridiquement valables.

Cette collaboration offre une solution d'avenir aux professionnels qui souhaitent rester à la pointe des exigences changeantes de leur secteur. Que vous créiez des devis, des confirmations de commande, des contrats de collaboration, des contrats de travail ou des accords de non-divulgation, ce partenariat vous garantit que vos documents sont non seulement créés à la vitesse de l'éclair, mais aussi entièrement automatisés et légalement réglés.