Aveco de Bondt

L'efficacité dans le style : comment Aveco de Bondt façonne l'avenir avec dStyle365 et SharePoint

Aveco de Bondt, société d'ingénierie et de conseil, est née de deux entreprises qui ont acquis plusieurs sociétés plus petites. Cette diversité est à la fois une force et un défi, étant donné le large éventail de services - de l'étude des sols et des calculs structurels à l'étude des eaux souterraines et au conseil en matière de développement durable. "Nous fournissons 70 à 80 services différents, qui étaient auparavant proposés par cinq marques", explique Helga Leeuwenkamp - van der Reest. "Le suivi du style de maison et l'utilisation cohérente des modèles étaient très difficiles... dStyle365 a éliminé toutes ces préoccupations."

"Avec dStyle365, nous travaillons selon un modèle fixe, ce que nous trouvons positif. Nos employés sont incroyablement intelligents, mais nous préférons qu'ils ne gaspillent pas leur énergie dans ce type de travail."

L'intranet comme point de départ

En 2019, Aveco de Bondt a lancé un projet de développement d'un intranet avec un portail de projet afin que l'administration du projet et les fichiers puissent être conservés de manière unifiée. Ce faisant, elle souhaitait une application pour sécuriser l'identité de l'entreprise, pour les cinq marques de l'époque. Wortell, la société qui a fourni l'intranet, a recommandé Documentaal comme fournisseur d'une application pour la gestion de la charte graphique et des modèles. "Les discussions et la proposition étaient bonnes, nous avons donc rapidement choisi Documentaal", explique Helga.

"Aveco de Bondt travaille avec dStyle365 et SharePoint depuis près de cinq ans. "Nous estimons qu'il est important de sécuriser l'identité d'entreprise d'Aveco de Bondt à l'aide d'une seule application", explique Helga. "Auparavant, nous prenions des fichiers Word pour chaque nouveau document et nous faisions des copier-coller. Avec dStyle365, nous travaillons selon un modèle fixe, ce qui est positif pour nous.

Nos employés sont incroyablement intelligents, mais nous préférons qu'ils ne gaspillent pas leur énergie dans ce genre de travail". Finalement, l'entreprise a lancé une nouvelle identité d'entreprise unique pour toutes ses marques en 2021. "Grâce à dStyle365, nous veillons à ce que tout le monde utilise ce style. Si vous communiquez en tant que client avec notre équipe de sol ou de physique du bâtiment, tout semble identique, en termes de structure et d'apparence."

Déploiement centralisé des changements

Helga a mis en place une communauté en interne et est responsable de l'application et du fonctionnement de dStyle365. "Pour chaque unité commerciale, nous avons un gestionnaire de documents qui est le point de contact pour les collègues. Je m'occupe des modèles principaux et les collègues de l'unité commerciale des blocs de texte et des modèles.

Le travail avec dStyle365 et SharePoint offre de nombreux avantages à Aveco de Bondt :

Gestion des versions et uniformité : "Nous n'avons plus toutes sortes de versions de documents. Lorsque je modifie des conditions générales, je peux être sûr que tout le monde envoie la bonne version.
Efficacité et commodité : "Nous utilisons des blocs de texte dans Outlook pour rédiger des courriels plus rapidement et nous personnalisons des diapositives standard dans PowerPoint. Cela nous permet de gagner énormément de temps."
Personnalisation: "Notre portail de projets, basé sur SharePoint, garantit que les données du projet sont automatiquement intégrées dans les nouveaux documents. Documentaal envisage la personnalisation avec nous et communique bien avec nous et avec Wortell".

Documentaal permet à Aveco de Bondt de contrôler et de piloter de manière centralisée la création de documents, qu'il s'agisse de confirmations de commandes, de conditions générales ou de signatures d'e-mails. "Il nécessite un investissement, mais il rapporte plus qu'il ne coûte.

Avec 400 employés, il nous permet de travailler efficacement sans employer d'ETP supplémentaires" La coopération avec Documentaal se déroule sans heurts. Helga : "L'équipe est toujours disponible et attentionnée. Les suggestions sont prises au sérieux et traitées rapidement.

dStyle-en est devenu un verbe ici", s'amuse Helga. "Les gens apprécient l'efficacité et la commodité qu'il offre. Documental nous aide à nous imposer comme une marque forte, ce qui facilite grandement notre travail."

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