Travaillez sur des documents plus facilement et plus efficacement

Les entreprises produisent toutes sortes de documents à usage interne et pour leurs clients. Des lettres de remerciement et des devis aux plans de projet et aux rapports de consultation. Ceux-ci doivent être ordonnés selon des perspectives différentes - en d'autres termes, ils doivent être complexes. Nous allons vous donner un coup de main en partageant nos connaissances. Commençons par notre histoire.

La préparation de certains rapports dans les entreprises est si compliquée que jusqu'à cinq employés sont obligés de parcourir ensemble les mille pages pour éviter les erreurs. Du point de vue de la communication, vous souhaitez que les documents s'intègrent à l'identité visuelle de l'entreprise. Et si vous le regardez d'un point de vue légal, vous vous attendez à ce que la clause de non-responsabilité soit correcte.

Comment faire en sorte que les employés puissent travailler sans problème sur ces documents, tant individuellement que collectivement ? Si vous ne disposez pas du bon logiciel, cela prend beaucoup de temps.

Pensez à la recherche d'un avertissement utile ou d'un texte standard qui exprime l'essence de l'entreprise. Vous pouvez fouiller dans des dossiers anciens, mais comment être sûr que ces textes ne sont pas datés ? Mais même lorsque les employés travaillent ensemble sur un même document, le processus s'enlise souvent, par exemple lorsqu'un collègue utilise une mauvaise numérotation des pièces jointes.

Ce processus coûte aux PME, des comptables aux cabinets d'avocats, beaucoup de temps et de main-d'œuvre. De nombreuses actions nécessaires à la production d'un bon document ne sont pas automatisées par un logiciel. Et la coopération en vue de produire un document uniforme est difficile.

Blocs de construction

C'est exactement la raison pour laquelle nous, l'équipe de Documentaal, voulons les aider avec nos solutions logicielles dStyle et dStyleDMS. Ceux-ci leur permettent de travailler efficacement et facilement sur des documents de tout type - de la lettre de remerciement au rapport de conseil - ou de toute complexité.

Avec ce logiciel, les employés reçoivent les éléments de base pour la mise en page et le texte standardisé. Même s'ils travaillent sur des documents simples et imprévisibles, comme un rapport consultatif comportant de nombreux facteurs inattendus en raison d'une question de recherche qui n'a pas encore été définie. Nous ne nous contentons donc pas de vous aider avec des fichiers prévisibles qui sont envoyés au client en plusieurs exemplaires, comme une déclaration de confidentialité à l'épreuve d'AVG.

Ainsi, le travail sur les documents devient beaucoup plus facile - du moins si le logiciel lui-même est accessible. Nous sommes conscients qu'un employé des RH n'attend pas un arbre de décision pour rédiger un document. Nous évitons donc cette complexité.

Notre logiciel permet également de structurer l'espace de stockage numérique. Nous veillons à ce que vous puissiez facilement stocker, modifier, traiter et récupérer vos documents.

Fascination pour l'automatisation

Notre fascination pour l'automatisation afin de parvenir à la meilleure solution était déjà le moteur de l'entreprise il y a plus de vingt ans. Aujourd'hui, ce feu brûle avec une intensité qui ne faiblit pas. Dans une équipe engagée et dynamique, depuis 2008 sous la direction de Rob Duijndam, nous travaillons pour plus d'une centaine de clients.

Les membres de notre équipe voient comment leur contribution se traduit concrètement pour eux. Cela les motive. Nos clients apprécient également cette façon de travailler. Ils n'ont pas à traiter avec une organisation abstraite.

Cette étroite collaboration nous permet de comprendre les processus et les systèmes des organisations. Ce n'est qu'à cette condition qu'il est possible de développer un logiciel qui se connecte à Microsoft 365, permettant à nos clients de faire un bond en avant dans la création de documents.

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