DMS: uno de Los Tres Mosqueteros que protege su reino

Cualquier organización no puede prescindir de un sistema de gestión de documentos (DMS). El flujo de documentos en papel disminuye, la versión digital crece y amenaza con desbordarse de vez en cuando. Para evitarlo y mantener esos documentos digitales seguros, rastreables y utilizables para la organización, un DMS es imprescindible.

Creación de documentos

El sistema de gestión de documentos es uno de los tres mosqueteros que defienden a su organización -llámela rey Luis XIII- contra el caos administrativo. Si el DMS asume el papel de Athos, el de Porthos lo desempeña el CMS (sistema de gestión de clientes) y el de Aramis el sistema de creación de documentos, como dStyle.

¡Feliz final!

Los tres se encargan de que toda la organización "de papel", es decir, la casa real, funcione sin problemas. ¿Y qué hacer con el papel de d'Artagnan, el apuesto cuarto mosquetero? Pues bien, que sea el empleado que, con sus conocimientos, su habilidad y sus cualidades, dé realmente contenido a la organización administrativa de la empresa.
Encantador, ese tipo de metáfora. Y sí, la historia de Los Tres Mosqueteros tiene un final feliz: el falso cardenal Richelieu que intentó desatar el caos es derrotado. ¡Viva el rey!

De buena reputación

Para defender esa corona de la empresa, Athos -el DMS- tiene que ser algo bueno. Tiene que garantizar que la información valiosa almacenada en los documentos pueda ser consultada por las personas adecuadas en el momento y lugar adecuados.
¿Cómo lo hace un DMS?

Metadatos

Cuando se digitaliza un documento, se le asignan metadatos. Los metadatos son las armas: ¡espadas, hachas de combate, alabardas! - para luchar contra el caos. Son datos que describen las características de ciertos datos; en realidad son datos sobre datos.
Los metadatos proporcionan información sobre el autor, la fecha de creación del documento, el número de páginas, el historial de modificación, consulta y uso, etc.
A partir de estos metadatos, se establecen vínculos con otros documentos, con las personas que han mirado el documento, con los cambios que se han hecho en el documento y muchas otras cosas que, de hecho, dan a cada documento su propia característica.

Relaciones

A partir de estos metadatos, un documento establece relaciones con otros datos, con otros documentos; sabe qué personas pueden, no, deben tener acceso a esa información. El documento se almacena automáticamente y, cuando un usuario autorizado busca esa información, se recupera de forma igualmente automática. Y lo mismo ocurre con todos los demás documentos con los que tiene relación.

Beneficios

Las ventajas que ofrece un buen DMS son enormes. Aquí hay algunos. Ya no se pierde tiempo buscando y almacenando documentos. Acceso a la última versión de un documento para todos los que trabajan con él, garantizado. Toda la información relativa a un tema, un servicio, un producto y un expediente concreto disponible de inmediato. A los empleados que no tienen nada que ver con esa información tampoco les molesta.

Cooperación perfecta

Naturalmente, Documentaal dispone de un DMS para sus clientes: dStyleDMS. La gran ventaja de este sistema de gestión de documentos es su perfecta cooperación con el sistema de creación de documentos dStyle365. Puede esperar esta cooperación de dos productos que proceden del mismo laboratorio.
Pero dStyleDMS también funciona perfectamente como un DMS independiente con otras aplicaciones. Y funciona perfectamente con cualquier otro sistema de creación de documentos (¡y CRM!). El personal de Documentaal se encargará de ello. Ya han asegurado la cooperación fluida de dStyleDMS con docenas de aplicaciones no documentales.

Rentabilidad

El DMS garantiza el funcionamiento ordenado de todo el proceso administrativo. Contribuye de forma importante a la eficiencia y, por tanto, a la rentabilidad de la empresa. Para toda organización, es importante evitar que el caos administrativo obstaculice la producción.
Pero elige los medios adecuados para hacerlo. Después de todo, es mejor mantener a Richelieu fuera con uno de los Tres Mosqueteros que luchar infructuosamente contra los molinos de viento con Don Quijote....