5 riesgos a los que se enfrenta toda empresa sin un sistema de gestión Documentaal bien organizado
Independientemente del tamaño de una empresa, la cantidad de documentos digitales puede desbordarse rápidamente. Disponer de una forma racionalizada de almacenar y compartir información es esencial para el funcionamiento eficaz de una empresa. Por desgracia, muchas empresas se sienten frustradas por la falta de un sistema de gestión de documentos. sistema de gestión de documentos, lo que conlleva pérdidas de tiempo y dinero. En este artículo, analizamos los costes y las consecuencias de no disponer de un flujo de documentos digitales gestionado de forma centralizada.
La ausencia de un sistema de gestión de documentos conlleva los siguientes riesgos:
Pérdida de tiempo innecesaria
Sin un sistema de gestión Documentaal los empleados suelen pasar horas buscando y rebuscando entre los documentos. Esto no sólo lleva mucho tiempo, sino que también puede provocar retrasos en los proyectos y pérdidas de productividad en la empresa. Un archivo puede ser modificado por varios empleados sin saberlo, lo que puede dar lugar a múltiples versiones de un archivo, haciendo aún más difícil encontrar la versión correcta. Disponer de una a sistema de gestión de documentos puede suponer un enorme ahorro de tiempo.
Doble trabajo
Si los empleados no pueden encontrar los documentos esenciales que necesitan, pierden un tiempo valioso creando otros nuevos. El resultado es la duplicación del trabajo y el uso de información obsoleta. Disponer de una ordenado sistema de gestión de documentos facilita que los empleados encuentren los documentos que necesitan, minimizando el trabajo nuevo.
Riesgos de seguridad
Sin un sistema de gestión de documentos las empresas pueden perder información confidencial o correr mayores riesgos. Por ejemplo, los empleados pueden dejar caer accidentalmente información confidencial en manos equivocadas, poniendo a la empresa en una situación potencialmente peligrosa. La ciberdelincuencia también es un riesgo grave si la información sensible se almacena y comparte sin protección por contraseña. Un sistema de sistema de gestión de documentos puede ayudar a reducir estos riesgos.
Cooperación desorganizada
La falta de un sistema sistema de gestión de documentos puede dificultar la colaboración entre los empleados. Alinear archivos, compartir información y trabajar en los mismos proyectos puede convertirse en una tarea difícil cuando los documentos están almacenados en lugares diferentes. Imagina que hay un proyecto importante que debe terminarse hoy, pero los profesores no encuentran la información en los distintos correos electrónicos, carpetas o incluso memorias USB. Esto provoca confusión y, en última instancia, retrasos en los proyectos.
Rentabilidad:
Imprimir, escanear o recrear documentos requiere recursos adicionales, como energía, tinta y papel. Y si los empleados pasan más tiempo buscando documentos, pueden dedicar menos tiempo a tareas que realmente contribuyen al éxito de la empresa. Un sistema de digital minimiza el uso de estos recursos y aumenta la eficiencia, lo que en última instancia se traduce en un ahorro de costes.
Conclusión: asegúrese de que dispone de un buen sistema de gestión de documentos
Sin un buen sistema de gestión Documentaal las empresas sufren varias consecuencias negativas, como pérdida de tiempo y recursos, falta de colaboración y riesgos de seguridad. La implantación de un sistema de gestión Documentaal organizado alivia estos problemas, optimiza el uso del tiempo y los recursos y, en última instancia, reduce los costes operativos. Es importante que las empresas inviertan en un buen sistema de gestión Documentaal para cosechar los beneficios y minimizar los costes y las consecuencias de un flujo de documentos digitales mal gestionado.
¿Conoce los riesgos enumerados anteriormente en su organización? No se preocupe. Documentaal puede ayudarle a eliminar estos riesgos. Simplemente póngase en contacto con nosotros y le mostraremos cómo el sistema de gestión Documentaal de Documentaal puede ayudar a su organización a avanzar.
