Des documents plus intelligents, des avocats plus intelligents : l'impact de l'IA
Nous sommes vendredi soir. Les lumières du bureau s'éteignent lentement, tandis qu'un avocat est toujours assis à son bureau, entouré de piles de documents, chacun demandant de l'attention. Parcourir chaque page, rédiger soigneusement chaque contrat et examiner en détail chaque document juridique : telle est la réalité quotidienne de nombreux cabinets d'avocats.
Lorsque j'ai fondé Documental, j'ai constaté que ces défis se répétaient partout : un temps précieux perdu dans des tâches répétitives et la pression constante d'éviter les erreurs. La question devenait de plus en plus pressante : ne pourrait-on pas faire cela plus intelligemment ?
Aujourd'hui, à l'aube d'une nouvelle ère dans laquelle l'intelligence artificielle (IA) change radicalement notre façon de travailler, je pense que la réponse à cette question est un "oui" retentissant. L'IA modifie non seulement la façon dont nous organisons l'information, mais aussi la façon dont nous créons, gérons et déployons les documents. Dans cet article, je décris ce que l'IA peut apporter aux professionnels du droit, qu'il s'agisse d'accélérer la création de documents ou d'améliorer la conformité. J'ai vu de près comment cette technologie rend les bureaux plus efficaces, plus sûrs et, surtout, à l'épreuve du temps.
Il ne s'agit plus de "chercher et trouver", mais de "reconnaître et exploiter".
La valeur ajoutée de l'IA dans la gestion et la création de documents
Dans les cabinets juridiques, des centaines de documents sont traités chaque jour : contrats, clauses, politiques, etc. La gestion efficace de ces documents est essentielle pour répondre rapidement aux questions des clients et aux procédures judiciaires. Traditionnellement, nous faisons appel à des professionnels expérimentés pour gérer ce processus. Pourtant, il s'agit d'un processus qui prend du temps et qui laisse place à l'erreur humaine. L'IA change la donne en automatisant et en améliorant simultanément la création et la gestion des documents.
Prenons l'exemple de la classification des documents, une tâche qui devait auparavant être effectuée manuellement. L'IA reconnaît automatiquement les documents, les classe et les étiquette avec des métadonnées pertinentes, telles que les parties concernées, les dates et les clauses. La recherche dans votre système de gestion des documents (SGD) est ainsi beaucoup plus rapide et précise. Il ne s'agit plus de "chercher et trouver", mais de "reconnaître et exploiter". Il s'agit d'une avancée considérable pour les professionnels du droit qui parcourent chaque jour des milliers de pages de textes juridiques.
"En déployant l'IA, un DMS devient plus qu'une armoire de classement numérique, il devient une base de connaissances."
Des données non structurées aux informations utiles
Documental travaille depuis des années sur les moyens d'apporter une structure à ce qui était auparavant une information non structurée. Notre logiciel détermine automatiquement les points de données de chaque document et les organise dans le système. Mais l'IA va plus loin : elle apporte du contexte. En déployant l'intelligence artificielle, un DMS devient plus qu'un classeur numérique, il devient une base de connaissances. Vous voulez savoir quelles clauses sont le plus souvent réutilisées, ou quels documents mentionnent une législation spécifique ? L'IA peut le découvrir pour vous. En reconnaissant des modèles dans le texte, l'IA aide les équipes juridiques non seulement à prendre des décisions mieux informées, mais aussi à contrôler la cohérence des documents juridiques.
L'IA n'est pas seulement une "fonction de recherche", c'est un partenaire qui vous donne des informations.
Amélioration de la fonctionnalité de recherche et de la reconnaissance des tendances
L'un des principaux avantages de l'IA est sa capacité à effectuer des recherches complexes et de grande envergure. Supposons que vous souhaitiez trouver rapidement tous les documents contenant des passages relatifs à AVG, ou tous les contrats contenant un texte spécifique. Alors que ces tâches étaient auparavant manuelles et fastidieuses, l'IA les exécute en quelques secondes. Cela vous permet non seulement de travailler plus rapidement, mais aussi de découvrir des tendances et des modèles qui, autrement, resteraient invisibles.
L'IA n'est pas seulement un "outil de recherche" ; c'est un partenaire qui vous donne des informations. En analysant les contrats qui sont le plus souvent modifiés ou les clauses qui donnent souvent lieu à des litiges, l'IA aide les équipes juridiques à améliorer leur documentation et leurs processus.
Automatisation des flux de travail : plus de temps pour le conseil
Un défi récurrent dans le secteur juridique est la gestion des délais et la transmission des documents pour approbation. C'est là que l'IA offre une solution en automatisant les flux de travail. Pensez aux notifications pour les contrats qui doivent être renouvelés, ou aux documents qui doivent être transmis aux bonnes personnes pour approbation. L'intelligence artificielle veille à ce que les documents parviennent aux bonnes personnes en temps voulu, sans que vous ayez à surveiller ce processus manuellement.
En outre, l'IA joue un rôle dans l'automatisation de la conformité et de la gestion des risques. Notre logiciel, LegalWord365, collecte des données sur chaque document et les étiquette automatiquement. L'intelligence artificielle reconnaît les informations sensibles d'AVG, par exemple, et peut s'assurer que ces données sont gérées correctement. Le résultat ? Un processus de conformité concluant et une plus grande certitude que vous êtes en conformité avec les réglementations, sans audits fastidieux.
L'IA comme assistant : de la création de documents à la gestion de contenu
Le rôle de l'IA va au-delà de la classification et de la recherche. Dans un avenir proche, l'IA, en tant qu'assistant virtuel, aidera les professionnels du droit à créer, éditer et gérer des documents. Supposons que vous rédigiez une convention d'actionnaires. L'IA fera des suggestions basées sur les contrats précédents, la législation pertinente et les clauses couramment utilisées. Cela permet non seulement d'assurer la cohérence de vos documents, mais aussi de gagner un temps considérable.
Pendant les réunions, l'IA peut automatiquement prendre des notes, générer des résumés et identifier les points d'action. Cela signifie que vous avez toujours une vue d'ensemble de toute la communication autour d'un document, sans administration manuelle. Pensez également aux traductions et aux réécritures automatiques ; l'IA vous aide à chaque étape du processus de gestion des documents, ce qui vous laisse plus de temps pour l'essentiel de votre travail : fournir des conseils juridiques.
"Cela nécessite un changement d'état d'esprit. L'IA ne remplace pas l'expertise ; au contraire, elle la soutient et la renforce."
Le facteur humain : le plus grand défi de l'adoption de l'IA
Si les avantages de l'intelligence artificielle sont évidents, le plus grand défi réside dans l'acceptation humaine. Dans le secteur juridique, les professionnels accordent une grande importance à leur expertise et à leurs méthodes de travail exclusives. L'idée que l'IA puisse gérer et même créer des documents suscite parfois des réticences. Les juristes veulent souvent s'en tenir à leurs propres contrats et méthodes, alors que les clients attendent de plus en plus des entreprises qu'elles adoptent la technologie.
Cela nécessite un changement d'état d'esprit. L'IA ne remplace pas l'expertise, elle la soutient et la renforce. Les avocats restent responsables de la qualité et de la précision de leur travail, mais l'IA facilite l'efficacité et la cohérence de leur travail. Mon expérience chez Documental m'a permis de constater que les entreprises désireuses d'adopter l'IA non seulement gagnent du temps, mais améliorent également la qualité de leurs services.
L'IA comme partenaire de la gestion documentaire
Chez Documental, nous avons constaté que l'IA ne se contente pas d'optimiser les processus, mais qu'elle apporte également une valeur ajoutée aux clients. La question n'est plus de savoir si l'IA est pertinente pour le secteur juridique, mais à quelle vitesse les entreprises l'adoptent. En intégrant progressivement l'intelligence artificielle dans les flux de travail, les professionnels du droit en ressentent les avantages sans changer radicalement leur façon de travailler.
Vous vous demandez comment l'IA peut aider votre bureau ? Téléchargez notre livre blanc pour en savoir plus sur les mesures concrètes que vous pouvez prendre pour appliquer l'IA à la création et à la gestion de documents.
https://documentaal.nl/whitepaper-dms-aanvragen/
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