Wijn & Stael de l'acier

Wijn & Stael Lawyers : la structure du bas vers le haut

"Avec LegalWord365, les professionnels de Wijn & Stael travaillent tous à partir du même point de départ", explique Yvette Van Ee, coordinatrice du secrétariat et de la conformité chez Wijn & Stael. Cela signifie que les documents sont préparés avec précision et rapidité et qu'ils sont stockés dans le bon dossier. "Le lien avec notre DMS et notre CRM réduit considérablement la manipulation des lettres et des documents", explique Yvette.

"LegalWord365 est une étape logique et indispensable dans notre processus de travail.

Wijn & Stael utilise essentiellement les logiciels de bureautique Epona365 (DMS) et ContactManager (CRM), qui s'intègrent parfaitement à LegalWord365. "LegalWord365 est une étape logique et indispensable dans notre processus de travail", déclare Yvette. Cette intégration permet aux employés de rédiger rapidement des lettres types sur la base des données clients de nos systèmes de base, qui sont ensuite stockées dans le dossier approprié. "Cela minimise le travail. LegalWord365 a toute sa place dans notre flux de travail", ajoute-t-elle.

Un avantage marketing

Yvette souligne que l'utilisation de modèles est souvent sous-exposée dans la profession juridique. L'optimisation de ces modèles permet d'utiliser des normes et des blocs de texte, ce qui permet de rationaliser le flux de travail. L'effort initial nécessaire à la mise en place des modèles peut décourager les entreprises. Cependant, une fois mis en œuvre, ils permettent de gagner beaucoup de temps et de simplifier considérablement les processus de travail. De plus, tout le monde travaille désormais dans le même style, ce dont notre service marketing se félicite. Les employés ont également le choix d'utiliser les normes, par exemple sous la forme you et u, à différents stades du parcours client, exactement comme le prescrit notre manuel de style maison".

Confiance

La confirmation de commande est l'un des modèles les plus utilisés au sein de l'entreprise. "Toutes les informations nécessaires, telles que les coordonnées du client et les numéros de dossier, sont remplies par défaut. C'est un gage d'efficacité et de cohérence", explique Yvette. La lettre de mission précise également comment le cabinet traite le Wwft, par exemple. "Toutes les informations essentielles que nous sommes obligés de mentionner. Ainsi, on ne l'oublie jamais. Il en va de même pour de nombreux autres détails qui sont d'une importance cruciale

Nous pouvons être sûrs que chaque document contient toutes les informations nécessaires, ce qui nous permet d'être en conformité avec la loi.

Les fondations sont posées, il est temps de passer à l'étape suivante

À présent, tout le monde au bureau est habitué à travailler avec les normes de LegalWord365. Pour Yvette, il est temps d'étendre ce projet et d'ajouter plus de diversité dans les modèles. Tout ce qui est de nature répétitive peut être automatisé à partir des normes. Et comme il est agréable de pouvoir ensuite appliquer ces normes à partir de Word et d'Outlook, nous pouvons être sûrs que chaque document est conforme à la législation en vigueur. Nous pouvons être sûrs que chaque document contient par défaut toutes les informations nécessaires, ce qui nous permet de travailler avec la certitude d'être en conformité."

Ce sont surtout les secrétaires qui profitent de la valeur ajoutée. "Elles travaillent vraiment plus vite et avec moins d'erreurs. Lorsque nous commencerons à utiliser davantage de modèles pour les accords, les contrats et les documents de contentieux, par exemple, les avocats bénéficieront aussi directement de la valeur ajoutée. Nous commençons à petite échelle, par section, afin que les avocats puissent bénéficier des avantages petit à petit. Pensez à la commodité : si quelqu'un est malade, vous pouvez facilement dire à un observateur : la norme est là.

Faire plus en interne

"Bientôt, j'aurai une réunion avec Documental pour discuter de la manière dont nous allons y parvenir le plus efficacement possible. Je veux aussi pouvoir faire plus de gestion en interne, comme ajuster la structure des dossiers à partir de différentes sections. C'est la prochaine étape pour moi. Nous voulons développer nos connaissances en interne pour étendre les modèles et ajouter des blocs de texte nous-mêmes. Nous attendons avec impatience les développements futurs et l'utilisation plus large de LegalWord365.

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