TK avocats notaires
La meilleure gestion de documents : l'histoire de la réussite de TK solicitors notaries
En 2013, TeekensKarstens advocaten notarissen (TK ) a pris une décision stratégique en passant d'un package tout-en-un à un environnement best-of-breed. Dans un premier temps, cette décision a été prise en combinant NetDocuments, ContactManager, Legalsense et LegalWord365. Récemment, TK a opté pour DMSforLegal. Selon Nando van Gorkum, Business Partner Facility & IT chez TK, c'était le bon choix : " La reconnaissance des applications Office365 par nos employés, combinée à l'intégration transparente entre les différents fournisseurs, fait que LegalWord365 est devenu un lien indispensable dans notre organisation. "
Plus d'une décennie d'innovation et de collaboration
Cela fait plus de 10 ans que TK travaille avec cette combinaison optimale et les expériences sont positives.
"Tout fonctionne encore très bien et il y a un développement continu de tous les côtés. Il en va de même pour LegalWord365", déclare Nando.Documental, l'entreprise à l'origine de LegalWord365, est ouverte aux suggestions des utilisateurs. "Chez LegalWord365, mes souhaits sont pris au sérieux. Par exemple, nous allons maintenant nous pencher sur les modèles de présentations PowerPoint afin que les utilisateurs ne travaillent qu'avec des présentations de base approuvées. Cela va vraiment nous aider". Le soutien de Documentaal est également apprécié : "Les consultants et le service d'assistance sont toujours prêts." Il en résulte un environnement de travail efficace dans lequel les avocats et les secrétaires travaillent (ensemble) bien. Le passage récent de modèles statiques à des modèles dynamiques dans LegalWord365 permet de sélectionner et de modifier facilement les blocs de texte, ce qui garantit la mise à jour des documents.
Meilleur de la race : lignes courtes
Le choix d'une approche "best of breed" s'est fait en toute connaissance de cause et n'a donné lieu à aucun regret. "Quand on voit à quel point les lignes de communication sont courtes entre les fournisseurs, c'est vraiment agréable", dit Nando.
"Le fait que les logiciels d'Epona et de Documentaal soient basés sur les applications Office365 garantit une large acceptation dans notre organisation. L'intégration et la communication entre les différents progiciels sont fluides, ce qui rend les conséquences des changements immédiatement visibles. "Cela vous donne l'impression d'utiliser un paquet intégral, ce qui nous semble très positif. "
Gagner du temps et éviter les erreurs
Nando aime regarder vers l'avenir et voit beaucoup de potentiel dans l'IA et les applications de copilotage. "Dans un avenir proche, je travaille également sur l'impact du nouveau Outlook sur, par exemple, le fonctionnement de LegalWord365.
En outre, LegalWord365 garantit la centralisation des signatures et l'uniformité des documents. "L'utilisation de modèles dynamiques permet de s'assurer que tout le monde utilise toujours le même contenu de base - en utilisant des blocs de texte - , ce qui est synonyme d'uniformité et de professionnalisme."
L'ajout de modèles PowerPoint et les futures intégrations avec l'IA et le co-pilote sont également sur la feuille de route, ce qui améliorera encore l'efficacité et la cohérence. Nando est donc très enthousiaste à l'idée que Documentaal suive de près les développements de l'IA et du co-pilote. Une réunion entre Epona, Documentaal et TK aura lieu prochainement pour discuter plus en détail de ces développements. Nando est donc très confiant pour l'avenir.
De l'ordre dans le chaos numérique
Avec une base de données de plusieurs millions de documents, il est crucial de mettre de l'ordre dans le chaos numérique. "DMSforLegal nous aide à effectuer des recherches correctes parmi les documents déjà créés et LegalWord365 veille à ce que, lors de la création d'un nouveau document, tout le monde utilise toujours les mêmes modèles. Cela permet d'éviter les erreurs et de garantir l'uniformité. L'utilisation d'un contenu de base et de styles cohérents dans les documents dégage de la confiance et de la force, ce qui a un impact positif sur la perception de la marque.
Le passage à un environnement "best of breed" a beaucoup apporté à TK. La combinaison de DMSforLegal, ContactManager, Legalsense et LegalWord365 a permis de créer un environnement de travail efficace et unifié. L'ouverture aux suggestions et le développement constant permettent à TK de rester toujours à la pointe du progrès. Cette histoire de réussite montre que le meilleur des mondes peut effectivement être la meilleure approche.
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