Comptables HMB

HMB Accountants travaille avec succès depuis des années avec une solution de gestion documentaire basée sur le cloud avec Documental et SharePoint.

HMB Accountants : croissance stable grâce à Documental et SharePoint

Il y a quelques années,HMB Accountants s'est retrouvée à la croisée des chemins. Le système de gestion documentaire (SGD) existant ne répondait plus aux attentes. "Nous n'étions tout simplement pas satisfaits", admet Marc Bastiaansen de HMB Accountants. "De plus, le système actuel ne fonctionnait pas encore dans le nuage. La recherche d'une meilleure solution est passée par le partenaire ICT, qui a fait une suggestion audacieuse : "Vous savez que SharePoint est l'avenir et voici un bon parti pour cela : Documental."

Première introduction : création et gestion de documents dans le nuage

Documentaal a fait une démonstration dans les bureaux de HMB Accountants. Parallèlement à cette démonstration, le lien entre l'application CRM d'UNIT4 et la solution SharePoint DMS de Documentaal a été testé en détail. "Qu'est-ce que ce lien implique ? demande Marc. "Lorsque nous créons un nouveau client dans le CRM, il est immédiatement créé dans SharePoint avec une structure de dossiers correspondante. C'est là que tous les documents sont automatiquement stockés. Et cela fonctionne très bien. D'autant plus que les dossiers sont également liés à Outlook. Les e-mails et les pièces jointes sont donc automatiquement stockés dans les bons dossiers.

Le passage à Documentaal n'avait qu'un seul petit contre-argument, à savoir que Documentaal avait surtout du succès dans la profession juridique. La comptabilité était relativement nouvelle. Néanmoins, le dynamisme et la conviction de l'équipe de Documentaal ont permis à Marc et à ses collègues de travailler ensemble en toute confiance. "Nous sommes assez habitués à quelque chose en termes d'automatisation", explique Marc. "Ma maxime est qu'il y a du nouveau chaque année. Cela nous permet de rester au courant des derniers développements et de garder une longueur d'avance. Cela signifie également que nous passons assez rapidement à de nouvelles applications, en nous fiant également à notre intuition."

Les avantages d'un lien avec SharePoint

Le choix de SharePoint a été motivé par deux raisons principales :

Vision de l'informatique dématérialisée : HMB Accountants aime être progressiste et travailler dans l'informatique dématérialisée est essentiel à cette fin. Documental était l'un des rares fournisseurs à pouvoir répondre à cette vision avec son logiciel.
Travailler de n'importe où : grâce à la solution basée sur le cloud, l'endroit où les employés travaillent n'a pas d'importance. "Par exemple, un de nos employés travaille depuis Curaçao", explique Marc. "C'est parfait, car le système permet de travailler à distance sans effort.

Même si HMB Accountants se trouve parfois "un peu ennuyeux" en raison de la stabilité de sa clientèle et du peu d'acquisitions qu'il doit effectuer en conséquence, elle sait exactement quel travail il y a à faire et ce qu'elle doit faire. "Nous sommes un cabinet stable. Cela signifie également que nous avons l'espace nécessaire pour nous engager pleinement dans l'innovation. Cela profite vraiment aux lignes de communication courtes avec nos clients.

"Je saisis quelques mots-clés et la recherche s'effectue dans l'ensemble de la base de données, y compris les courriers électroniques. Cela permet de gagner énormément de temps et d'éviter les frustrations".

L'intégration avec ValidSign est un atout supplémentaire

Ce qui distingue vraiment Documental, c'est la convivialité et l'efficacité qu'il offre par rapport à l'ancien système. "Dans l'ancien système, nous ne pouvions effectuer une recherche dans un dossier client que si nous savions exactement ce que nous cherchions", explique Marc. "Avec Documental, je saisis quelques mots-clés et la recherche s'effectue dans l'ensemble de la base de données, y compris dans les courriers électroniques.

L'intégration avec ValidSign est un autre exemple d'efficacité accrue. "Lorsque j'ai des documents dans SharePoint, je les propose simplement au client pour qu'il les signe", explique Marc. "Après l'envoi et la réception d'un document signé, le fichier est automatiquement remplacé dans SharePoint par le document de référence. Il n'y a plus d'actions manuelles, et le client a l'impression que c'est professionnel.

Prêt pour l'avenir : l'IA et plus encore

Si HMB Accountants est satisfaite de la configuration actuelle, elle est également tournée vers l'avenir. "Nous testons actuellement des fonctions de copilotage avec l'IA", explique Marc.

"En outre, HMB Accountants étudie d'autres intégrations, comme un lien avec les programmes de travail d'Exact. "Documentaal nous accompagne agréablement dans cette démarche", déclare Marc. "Nous pouvons déjà voir toutes les factures dans le fichier, mais il est possible d'en extraire encore plus du processus.

Avec le passage à SharePoint et le soutien de Documentaal, HMB Accountants a trouvé une solution stable et évolutive qui l'aide à travailler plus efficacement et à mieux servir ses clients. "Pour l'instant, cette solution fonctionne de manière stable et fait ce qu'elle doit faire", conclut Marc avec satisfaction. "Et c'est exactement ce dont nous avons besoin pour poursuivre notre croissance stable.

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