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Comment le DMS de Documentaal et dStyle365 modernisent les processus de travail numériques chez DOK Accountants and Advisors.

DOK Accountants and Advisors établit une nouvelle norme en matière de documentation numérique avec Documentaal

DOK Accountants and Advisors, un cabinet spécialisé dans les PME et plus particulièrement dans les entreprises familiales, souhaitait se débarrasser de la méthode de travail traditionnelle basée sur le papier. "Il y a encore quelques années, nous nous promenions souvent avec des classeurs sous le bras, ce qui n'est plus adapté aux temps modernes", explique Niels Houwen, copropriétaire et fiscaliste. "Si vous souhaitez travailler de manière entièrement numérique, il est essentiel de mettre en place la structure numérique adéquate. Un bon dossier numérique est désormais indispensable.

"Les autres systèmes étaient trop complexes et offraient des fonctions dont nous n'avions pas besoin. Nous voulions au contraire quelque chose de clair et d'intuitif, sans fioritures inutiles".

Pourquoi le documentaire ?

Niels Houwen, copropriétaire et expert fiscal, a recherché - avec son partenaire Marcel Janssen - plusieurs fournisseurs pour mieux façonner le processus de travail numérique. Ils sont entrés en contact avec Documentaal lors d'un salon de l'expertise comptable. "Ce qui nous a immédiatement séduits dans le DMS de Documentaal , c'est sa simplicité et sa facilité d'utilisation", explique Niels. "Les autres systèmes étaient trop complexes et offraient des fonctions dont nous n'avions pas besoin. Nous voulions quelque chose de clair et d'intuitif, sans cloches ni sifflets inutiles. De plus, le lien avec dStyle365 de Documentaal, pour la création de documents et de modèles, était un atout supplémentaire."

Travailler avec plus de facilité et de logique

Après le choix de Documentaal, Sabine Hartjes, conseillère fiscale chez DOK, s'est impliquée dans le projet. Elle nous rejoint dans cette interview et nous explique comment la transition vers Documentaal fonctionne dans la pratique. "La création de documents à l'aide de modèles et le lien avec notre système de gestion de la relation client (CRM), Exact Online, rendent notre travail beaucoup plus efficace. Lorsque nous créons une lettre, le nom et l'adresse sont remplis automatiquement.

La nouvelle méthode de travail a apporté des améliorations immédiates : les documents sont automatiquement enregistrés dans le bon dossier et les courriers électroniques sont envoyés et enregistrés directement à partir de Documentaal. "La gestion des versions est également beaucoup mieux organisée", ajoute Sabine. "Nous pouvons savoir exactement qui a apporté quelles modifications.

Les clients bénéficient d'un service plus rapide

L'amélioration de la structure numérique n'a pas seulement apporté des avantages en interne, mais aussi une amélioration des services aux clients. "Nos clients remarquent la rapidité et la précision accrues", déclare Niels. "Qu'il s'agisse d'une demande à la banque ou de toute autre question, nous pouvons tout organiser et livrer en quelques minutes. Cela accroît notre professionnalisme et notre fiabilité.

"De nouveaux fichiers sont automatiquement créés chaque année, avec des sous-dossiers. Par conséquent, les anciennes données sont facilement supprimées au bout de sept ans et nous nous conformons à la loi sur la protection des données.

Fonctionnement conforme à AVG

Le respect des réglementations de l'AVG est également devenu plus facile grâce aux nouvelles solutions numériques. "De nouveaux dossiers sont automatiquement créés chaque année, avec des sous-dossiers. Par conséquent, les anciennes données sont facilement supprimées après sept ans et nous nous conformons à la loi sur la protection des données", explique Sabine.

"En outre, nous avons un dossier permanent par client pour les choses qui sont permanentes, comme les conseils" Niels se projette déjà dans la prochaine étape de la transformation numérique de DOK. "Nous voulons approfondir l'IA et d'autres nouvelles technologies, et pour cela nous comptons sur l'expertise de Documentaal et d'autres partenaires."

Une stratégie numérique combinée

Le passage à un environnement de travail numérique a représenté un changement important, mais les avantages sont évidents. "Nous avons rapidement opéré le changement, et notre service fiscal en particulier a très bien adopté la nouvelle méthode de travail", déclare Sabine.

"Niels souligne l'importance d'une approche intégrée : "La combinaison de différentes applications en nuage, telles que ValidSign pour les signatures numériques et Visionplanner pour les comptes annuels, permet de s'assurer que tout s'imbrique parfaitement. Cela augmente non seulement notre facilité et notre plaisir de travailler, mais aussi la qualité de nos services."

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