Identificador de documentos (DocID): una herramienta indispensable para la gestión de documentos
La gestión eficiente de documentos es crucial para el éxito de cualquier organización. El identificador de documentos (DocID), parte integrante del software dStyle365 de Documentaal, ofrece una solución práctica para el seguimiento y la gestión de documentos.
Mejore la gestión de sus documentos con Document Identifier
El Identificador de Documentos mejora la gestión de sus documentos asignando un Identificador de Documentos único a cada archivo. Esta función permite realizar un seguimiento fiable de los documentos, independientemente de su ubicación dentro de la organización.
Ventajas del identificador de documentos
La implantación de DocID aporta numerosas ventajas, entre ellas:
- Mayor accesibilidad: DocID facilita la búsqueda de documentos, incluso después de desplazarse entre bibliotecas o sitios.
- Gestión eficaz de documentos: reduzca considerablemente el tiempo dedicado a buscar y organizar documentos.
- Seguridad coherente de los documentos: gestione el acceso y la seguridad de los documentos de forma más eficaz mediante identificadores únicos.
- Cumplimiento simplificado: DocID facilita el seguimiento de las versiones de los documentos y las pistas de auditoría, lo que contribuye a facilitar la gestión del cumplimiento.
Cómo funciona
Una vez cargados, los documentos reciben automáticamente un Identificador de Documento que sigue al documento durante todo su ciclo de vida. Esta identificación permanente garantiza la trazabilidad del documento, independientemente de los movimientos o cambios de nombre.
Aplicación del identificador de documentos: sencilla y eficaz
Integrar DocID en sus sistemas existentes es un proceso sencillo con el apoyo de Documentaal. Nuestro equipo asegura una transición fácil y proporciona formación para asegurar que usted obtenga el máximo beneficio de la funcionalidad DocID.
Por qué el identificador de documentos es esencial para la gestión moderna de documentos
DocID proporciona una base sólida para la gestión de documentos en cualquier organización. Permite a las empresas mejorar la eficacia, la seguridad y el cumplimiento de la normativa en la gestión de documentos, aumentando la productividad general. Con DocID, cada documento está a un único ID de ser encontrado, independientemente de la complejidad de su entorno documental.
Conoce Documental
En Documentaal, entendemos lo importante que es cada documento para su trabajo. Por eso hemos integrado DocID en nuestra solución de creación de documentos: para ayudarle a gestionar sus documentos de forma más eficiente y con menos complicaciones.
Elegir Documental significa algo más que tener acceso a una herramienta inteligente; significa trabajar con personas que realmente entienden lo que usted necesita para mantener sus documentos seguros y accesibles.
Descubra una forma más fácil de gestionar sus documentos con Documental. Póngase en contacto con nosotros y permítanos ayudarle a simplificar la gestión de sus documentos.
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