Hvorfor, hvordan og hvad med GDPR, Dokument creation, og din DMS
Hvorfor findes der den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR)?
Den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) er en europæisk lov, der garanterer de europæiske borgeres privatliv. GDPR skaber en onus på virksomhederne til at forstå de risici, de skaber for andre, og at afbøde disse risici.
GDPR sætter høje standarder med hensyn til beskyttelse af personlige oplysninger, sikkerhed og overholdelse af regler og standarder. Organisationer, der ikke overholder GDPR, kan modtage bøder på op til 20 millioner euro eller 4 % af deres salg på verdensplan.
Hvad er retningslinjerne for GDPR?
GDPR stiller strenge krav til, hvordan personoplysninger behandles og lagres i dine systemer som ERP, CRM eller DMS. Som organisation skal du overholde disse retningslinjer, der er udarbejdet omkring disse 6 principper:
- Gennemsigtighed kræver, hvordan personoplysninger behandles og anvendes.
- Behandling af personlige oplysninger er begrænset til specifikke og velbegrundede formål;
- Indsamling og opbevaring af personlige oplysninger er kun til formål;
- Enkeltpersoner har ret til personligt at rette eller fjerne data;
- Personindblanding, der er personligt identificerbare data, er begrænset til det tilsigtede formål og kun så længe, det er nødvendigt.
- Personoplysninger skal beskyttes ved hjælp af passende sikkerhedsmetoder.
Hvad er det for nogle personlige oplysninger?
GDPR henviser til indsamling, opbevaring, brug og deling af personlige oplysninger. Dette er alle data, der bliver omdirigeret til en "fysisk person". Disse datoer kan f.eks.
- kundedatabaser
- udfyldte kontaktformularer
- e-mail-indhold;
- billeder;
- optagelser af overvågningskameraer
- HR- eller CV-databaser.
Denne person har bredere adgangsrettigheder, ret til at blive glemt, ret til at gøre indsigelse mod markedsføringsprofilering og har ret til dataportabilitet.
Rapportering inden for 72 timer
Ud over at rapportere og logge data internt skal du handle, når der opstår et brud på datasikkerheden. Inden for 72 timer efter at være blevet opmærksom, og i hele kæden. Dine leverandører (processorer) skal rapportere hændelser til din virksomhed. Dine controllere skal rapportere til myndighederne, og din virksomhed skal muligvis også rapportere til de personer, der er foretaget.
Indvirkning PÅ GDPR for europæiske og ikke-europæiske organisationer
GDPR påvirker enhver organisation, der behandler data fra europæiske (EØS) beboere, uanset hvor de befinder sig i verden. GDPR er allerede blevet vedtaget af Europa-Parlamentet i april 2016, men fra den 25.
For organisationer er det derfor vigtigt at træffe
Dette begynder med den tilknytning, som personoplysninger er i organisationen. Dette gøres af din nyligt nødvendige databeskyttelsesansvarlige (DPO). Derefter er det vigtigt at fastsætte klare retningslinjer for, hvordan disse data skal håndteres, og at der oprettes foranstaltninger til forebyggelse og registrering af datanetværk. F.eks. i dit dokumentstyringssystem (DMS). Endelig er det vigtigt at holde styr på eventuelle dataanmodninger og at lave de rigtige rapporter.
Documentaal dStyle 365 Document Creation, DMS og GDPR: Kanariefugle i kulminen
GDPR og oprettelse af dokumenter
Find, administrer, beskyt og rapporter. Dette er de 4 standardtrin, der anbefales i din GDPR-rejse. Documentaal rådgiver et femte element: Oprettelse af dokumenter. Du brugere vil være kanariefugle i kulminen. Når brugere opretter dokumenter og gemmer dem i deres DMS, skal de være opmærksomme på reglerne om beskyttelse af personlige oplysninger og virksomhedens konsekvenser. Vores software dStyle 365 giver dig værktøjer, ressourcer og funktioner, der kan hjælpe dig med at opfylde kravene i dette trin.
Reinoud Wouters
Documentaal
Omtrent Documentaal
Documentaal er en førende virksomhed, der hjælper kunder med at lukke deres digitale loop. Fra dokumentoprettelse, kontraktudarbejdelse, dokumentdeling til underskrivelse af tilbud, kontrakter og ordrer digitalt. Alle gemt i vores SharePoint-baserede DMS.
GDPR er kendt i Holland som den generelle genbestilling af databeskyttelse (GDPR).
Yderligere læsning:
Hjemmeside for EU's GDPR
Microsoft GDPR
Documentaal Websted
