Werken met PDF-bestand? Dat kan veel makkelijker!

PDF-bestand: Als u werkt met dStyle/LegalWord, wordt het aanmaken en gebruiken van een PDF-bestand een stuk eenvoudiger! Werkt u met Documentaal, dan krijgt u drie duidelijke opties voor het creëren van een PDF-bestand.

Het aanmaken van een PDF-bestand met eén druk op de knop

In plaats van dat u een omweg moet nemen via ‘Opslaan als’, klikt u in bovenaan in de huisstijl ribbon gewoon meteen op de PDF-bestand knop in het dStyle 365-tabblad. Er wordt dan onmiddellijk een standaard PDF-bestand aangemaakt, dat koppelingen, knoppen, formuliervelden etc. kan bevatten. Een PDF-bestand kan handig zijn als u het document tegen bewerkingen wilt beveiligen. Het Word-document blijft natuurlijk ook nog beschikbaar en kan nog apart opgeslagen worden.

Automatisch wijzigingen toepassen

Is het de bedoeling dat nieuwe wijzigingen en opmerkingen die in het Word-bestand worden gemaakt wél automatisch worden meegenomen in het PDF-bestand, kies dan voor ‘Wijzigingen bijhouden’. U hoeft zich dan dus geen zorgen te maken over dat er verschillende versies mét en zonder nieuwe wijzigingen zouden kunnen ontstaan.

Een PDF-bestand voor de lange termijn

Sommige documenten moeten nog heel lang mee. Kiest u voor het format PDF/A (Portable Document Format Archivable), dan wordt er een PDF gecreëerd dat specifiek bedoeld is om te archiveren voor de langere termijn. De gegevens die kenmerkend zijn voor het document en echt niet mogen ontbreken, worden gecodeerd.

Het spreekt voor zich dat het toevoegen van bijlagen, versleutelingen en verwijzingen naar andere bestanden niet mogelijk is bij deze optie. Het document zou dan afhankelijk worden van de apparatuur waarop het is opgeslagen, en dat is nu juist niet de bedoeling!

Dagelijkse processen rond documentgebruik automatiseren en versnellen, dát is waar Documentaal voor staat; don’t work harder – work smarter!

Denkt u dat er binnen uw organisatie nog veel te winnen is op het gebied van automatisatie? Vraag een gratis demo aan! Dan kijken we samen waar er tijd gewonnen kan worden voor u en uw collega’s.

Samen met Documentaal, alles snel en overzichtelijk digitaal.