Från huvudvärksfil till strömlinjeformad process: även på apotek

Varje läkemedelsföretag kan ha något att säga till om: godkännandet av ett läkemedel innebär en hel del. Börjar med att effektivisera ett skrymmande dokument som ett stort antal människor arbetar med individuellt. Bara det kan orsaka stor huvudvärk. Men det kan också göras annorlunda. Vi hjälpte till exempel en läkemedelsutvecklare ut ur branden.

Förvirring

Att få ett läkemedel godkänt av U.S. Food and Drug Administration är inte lätt. Drugmaker Galapagos vet nu allt om det, som vi nyligen läste i NRC. Ett organ som FDA eller den nederländska MEB tittar naturligtvis på innehållet. Och det innehållet är vad experterna fokuserar på. Den ena hävdar något om kalibreringen av mätutrustningen, den andra om själva mätningarna. Men om specialisten inom mätområdet hänvisar till ett nu flyttat stycke om kalibrering, lämnas läsaren av rapporten förvirrad. Att kontrollera och redigera allt detta är en nästan omöjlig uppgift. Och då har vi inte ens pratat om företagsidentiteten. Precis det problem som vår kund, ett biofarmaceutiskt företag med några hundra högutbildade forskare anställda, brottades med.

Professionellt utseende

En sådan godkännandeprocess börjar naturligtvis med ett bra och grundligt dokument som är korrekt som en buss. Men om du har att göra med ett komplext dokument som många människor arbetar med samtidigt och som involverar ett helt förfarande är det inte lätt. Om forskare A ändrar något på sidan 18, och forskare B ändrar något på sidan 99 samtidigt, vem ordnar så att innehållsförteckningen blir korrekt igen? Om varje expert tillhandahåller sitt eget Word-dokument, vem ordnar så att företagsidentiteten är densamma överallt? Och om någon vill lägga till en bilaga i sista minuten, vem ordnar om dessa bilagor och ser till att alla korsreferenser är korrekta igen? Kort sagt, vem ser till att det skrymmande dokumentet har det professionella utseende som passar din organisation?

Ner med öar, länge leve översikten

Tillsammans med kunden analyserade vi först dokumentflödet. Vilka dokument görs, vilka variabler är, vilka texter – tänk på ansvarsfriskrivningar, till exempel – återkommer hela tiden och var ska de vara? På så sätt kommer vi till ett antal modeller som vi automatiserar så mycket som möjligt, så att den inte bara innehåller rätt företagsidentitet utan också så att all data placeras på exakt rätt plats. Nu kan alla medarbetare inom organisationen arbeta tillsammans med dokumentet, och vår programvara säkerställer att allt förblir strömlinjeformat och att alla har den totala överblicken. Öarna samlas i ett dokument med en struktur, en stil, en slutlig version, med alltid korrekta korsreferenser. Och naturligtvis automatiskt lagras på rätt plats. Detta gör det möjligt för experterna att helt koncentrera sig på innehållet i dokumentet.

Nyfiken?

Vill du också hantera komplexa dokument som flera team arbetar med? Behöver du en optimerad och automatiserad process som ställs in så effektivt som möjligt? Begär en gratis demo av dStyle 365 idag. Vi på Documentaal tänker gärna tillsammans med dig.