hoppa till huvudinnehållet
Mer kontroll över projektfiler i SharePoint och Teams

Mer kontroll över projektfiler i SharePoint och Teams

Många företag arbetar med Plattformarna Microsoft SharePoint och Microsoft Teams. Uppladdning av dokument i dessa miljöer görs vanligtvis manuellt. De som automatiserar denna process med hjälp av programvara sparar inte bara tid och förhindrar fel utan får också ett bättre grepp om projektfiler.

Låt oss börja med tidsaspekten och undvika misstag. Med hjälp av vår programvara är det möjligt att automatisera alla steg i uppladdningsprocessen. Utan automatisering är det en regelbunden sökning efter vad som är rätt plats för dokumentet du laddar upp.

Då måste filen fortfarande taggas och ges ett datum. Detta är inte en eftertanke. En organisation har alla typer av skyldigheter och måste nu göra mycket för att kontrollera om de uppfylls. Eftersom någon som behöver filen vid ett senare tillfälle undrar: är det datum då jag ser uppladdningsdatumet eller datumet för själva kontraktet? En viktig detalj – med tanke på lagringsperioden eller kontraktets varaktighet – som nu bara kan klargöras genom att dyka in i dokumentet. Med automatisering förhindrar du detta krångel.

Vikten av en komplett fil

För ett yrke som advokatyrket eller bokföringen är det också viktigt att alltid ha en fullständig fil till hands. Naturligtvis innehåller filen mycket mer än en stämning eller ett skatteråd. All kommunikation via e-post med olika parter måste också inkluderas. Du vill inte tänka på om du inte har fått ett e-postmeddelande eller bara inte har sparat det ordentligt. Vår programvara säkerställer att fullständighet.

Men den fullständigheten räcker inte i sig för att kunna fungera bra. För om du inte hittar dina filer enkelt kan du inte gå vidare. För detta måste alla metadata vara närvarande och korrekta. Det här är de uppgifter som till exempel indikerar vilken typ av dokument eller kontrakt det gäller. Detta ordnas med vår programvara, så att du kan hitta alla dina filer enkelt och snabbt.

Alltid direkt insikt i projektets status

Ovanstående aspekter säkerställer tillsammans att hela livscykeln för pågående projekt i Teams och SharePoint visualiseras. Detta förhindrar att du går vilse om du tar upp ett projekt igen efter att det har varit i vänteläge länge. Hur ofta händer det att ingen kan berätta för dig vad dess status är och du tvingas gräva i informationsberget? Nu kommer ingen undan den statusen.

 

[vcex_button url="https://www.documentaal.nl/contact" title="Besök webbplatsen" style="flat" align="left" color="orange" size="medium" target="self" rel="none"]Få ett bättre grepp om dina filer?"[/vcex_button]
Tillbaka till början