hoppa till huvudinnehållet
Hur man gör den digitala signeringsprocessen ännu enklare

Hur man gör den digitala signeringsprocessen ännu enklare

Digital signering: sparar mycket tid för företagen, förenklar signeringsprocessen och ger en bättre kundupplevelse. Dessutom har företagens övergång till molnet tagit fart i och med den digitala signeringen. Det är inte för inte som digital signering har blivit allt populärare. Men det kan bli ännu snabbare och bättre med dStyle 365. Modulen för digital signering i dStyle 365 har vidareutvecklats och har nu även en länk till PKIsigning. Perfekt för t.ex. revisorer som nu automatiskt guidas genom signeringsprocessen. Med PKIsigning får företag den nödvändiga underskriften snabbare än någonsin samtidigt som alla juridiska krav uppfylls.

Den som använder en digital signeringsplattform vet att det är en hel del steg att ta innan man har sitt brev, orderbekräftelse eller avtal ordentligt i processen. Det är ett uppdrag: först och främst måste du hitta alla personuppgifter som behövs för att processen ska fungera smidigt och du behöver också rätt telefonnummer och e-postadresser till undertecknarna. Finns de i din arbetsmiljö eller måste du leta efter dem på nätet? Det är inte heller alltid lätt att se till att signaturerna finns på rätt plats i dokumentet. Om det till exempel visar sig att du har glömt att lägga till en undertecknare får du återigen ägna mycket tid åt att omorganisera ditt brev eller din orderbekräftelse: din sökning efter data börjar om igen och en ny plats för underskriften måste skapas.

Ingen tvekan om missade steg

dStyle 365 är kopplat till signeringsplattformen, liksom till dokumenthanteringssystemet och CRM-systemet. På så sätt har du alla relevanta dokument och personuppgifter som behövs för att underteckna ett brev, en rapport eller ett avtal nära till hands. Naturligtvis är alla nödvändiga steg som leder till ett undertecknat dokument också slutförda. Den som skriver ett brev kommer automatiskt fram till ett juridiskt giltigt brev, utan att behöva tvivla på om alla steg och all information finns med. Tänk till exempel på "tvåfaktorsautentiseringen" som kontrollerar om undertecknarens e-postadress och telefonnummer matchar varandra. När data är felaktiga eller ofullständiga indikerar dStyle 365 detta.

Lägga till flera undertecknare

Med några få klick lägger du till en ny plats för en signatur. Det är lika enkelt att lägga till flera undertecknare i dokumentet. De hämtas automatiskt om de ingår i dStyle 365-data. Om inte, kan den som upprättar dokumentet hämta uppgifterna från CRM-systemet via dokumentet. Till exempel namn, plats för underskrift, e-postadress och telefonnummer till undertecknaren. Du kan sedan starta signeringsprocessen direkt från dStyle 365, Microsoft 365 utan att först behöva navigera till plattformen, till exempel PKIsigning, och ladda upp dokumentet, till exempel. De - med dStyle 365 - utvalda undertecknarna kommer att få ett e-postmeddelande som uppmanar dem att underteckna i detta exempel från PKIsigning. Den som upprättar dokumentet kan ange ett slutdatum för detta. Efter undertecknandet är dokumentet juridiskt giltigt. Skaparen av dokumentet hålls informerad om signeringsprocessen via sitt PKIsigning-konto.

Cirkeln är sluten

En ytterligare fördel med dStyle 365 är att förutom en mycket snabbare och tydligare process för digital signering av ditt dokument, säkerställer dStyle 365 också att ditt dokument lagras i rätt fil och eventuellt uppdateras ditt CRM. Med dStyle 365 kan du också enkelt upprätta standardorderbekräftelser eller kontrakt och enkelt anpassa dem till rätt kunder eller parter och starta en ny digital signeringsprocess. Där du tidigare var tvungen att vänta dagar till veckor på ett signerat dokument, med PKIsigining-länken till dStyle 365 har du ett lagligt signerat dokument tillbaka inom några timmar.

Nyfiken?

Vill du själv se hur Documentaal kan skapa lugn och ordning i din organisation? Eller har du några frågor om våra produkter och/eller tjänster? Då är det bara att kontakta oss.

 
 
Tillbaka till början