Arbeta med dokument enklare och effektivare

Företag utarbetar alla typer av olika dokument för internt bruk och för sina kunder. Från tackbrev och offerter till projektplaner och rådgivande rapporter. De måste vara i ordning ur olika perspektiv – komplexa. Vi kommer att hjälpa dig genom att dela kunskap. Vi börjar med vår historia.

Att upprätta några rapporter på företag är så komplicerat att ibland så många som fem anställda tvingas gå igenom de tusen sidorna tillsammans för att förhindra misstag. Ur kommunikationssynpunkt vill du att dokument ska matcha företagets företagsidentitet. Och om du tittar på det genom en juridisk lins förväntar du dig att ansvarsfriskrivningen är korrekt.

Hur säkerställer du att anställda kan arbeta smidigt med dessa dokument, både individuellt och gemensamt, med ett öga för dessa aspekter? När du inte har rätt programvara är det tidskrävande.

Tänk på sökandet efter en användbar ansvarsfriskrivning eller standardtext som uttrycker kärnan i företaget. Du kan plöja igenom äldre filer, men hur kan du vara säker på att dessa texter inte är daterade? Men även om anställda arbetar tillsammans på ett dokument misslyckas processen regelbundet; till exempel när en kollega använder felaktig numrering av bilagor.

Denna process kostar små och medelstora företag, från revisorer till advokatbyråer, mycket tid och arbetskraft. Många åtgärder för att komma fram till ett bra dokument automatiseras inte med hjälp av programvara. Och samarbetet för att komma fram till ett enhetligt dokument är svårt.

Byggstenar

Det är just därför vi, teamet bakom Documentaal, vill hjälpa dem med våra mjukvarulösningar dStyle och dStyleDMS. Detta gör att de kan arbeta effektivt och enkelt med dokument, oavsett typ - från tackbrev till rådgivande rapport - eller komplexitet.

Med denna programvara får anställda byggstenarna för både formatering och standardiserad text. Även om de arbetar med enstaka, oförutsägbara dokument som en rådgivande rapport med många oväntade faktorer på grund av en ännu odefinierad forskningsfråga. Så vi hjälper dig inte bara med förutsägbara filer som går i flera riktningar till kunden, till exempel en sekretesspolicy som är GDPR-säker.

På detta sätt blir det mycket enklare att arbeta med dokument - åtminstone om själva programvaran också är tillgänglig. Vi inser att en HR-anställd inte väntar på ett beslutsträd när man utarbetar ett dokument. Så vi undviker sådan komplexitet.

Vår programvara ger också struktur i det digitala lagringsutrymmet. Vi ser till att du enkelt kan spara, redigera, hantera och hitta dina dokument.

Fascination för automatisering

Vår fascination för att automation skulle komma fram till den bästa lösningen var redan drivkraften bakom företaget för mer än tjugo år sedan. Redan nu brinner den elden häftigt. I ett engagerat och dynamiskt team, under ledning av Rob Duijndam sedan 2008, arbetar vi för mer än hundra kunder.

Våra teammedlemmar ser hur deras bidrag fungerar för dem i praktiken. Det motiverar. Våra kunder gillar också detta sätt att arbeta. De har inte att göra med en abstrakt organisation.

Detta nära samarbete ger oss insikt i processer och system i organisationer. Först då kommer det att vara möjligt att utveckla programvara som ansluter till Microsoft 365, så att våra kunder kan göra skillnad inom dokumentskapande.