Documentaal & Epona: lösningar för kontraktsoptimering

Epona och Documentaal samarbetar för att erbjuda de bästa juridiska lösningarna för skapande och lagring av dokument! Tvistedokument som stämningar och inlagor, avtal och NDA:er kan genereras på nolltid, delas med parter och till exempel lämnas in till domstolen i ett standardiserat och obligatoriskt format. Under denna process registrerar vi dokumenten i DMSforLegal, prydligt i en fil med versionskontroll. På så sätt är dokumentet säkert lagrat och lätt att hitta. Men vi kan gå ett steg längre: vad händer om vi börjar styra efter dokument?

Skapa dokument

Documentaal strävar efter enhetlig och felfri formatering av dokument. Läs mer om detta i artikeln Dokumentmontering – Hur fungerar det?

Ett dokument innehåller mer än det innehåll som kan läsas. Utan att se det innehåller det data i bakgrunden som berättar något om dokumentet: vem är författaren, vad är skapande- eller ändringsdatumet? Men också: i vilken fil lagras detta dokument, vad är kundnamnet och vilka är parterna som är inblandade i detta kontrakt eller brev?

Alla dessa data, även kända som metadata, lagras i Word-dokumentet. Och den datan kan utökas på obestämd tid.

Kontrakt

Ta ett kontrakt mellan två eller flera parter. Detta juridiska dokument har ofta en giltighetsperiod som varar i flera år. Ibland behöver ett kontrakt revideras, eller så vill man veta vad det årliga värdet av alla kontrakt är. Hur bekvämt är det att denna information redan finns i dokumentet?

När du skapar ett nytt avtal fyller du i uppgifter som är viktiga för den fortsatta kursen: Start- och slutdatum, status, kontraktstyp, ansvarig person(er), firmatecknare och parter och så vidare.

Alla dessa uppgifter lagras i dokumentet och i en fil märkt "Kontrakt".

Skicka på dokument

Epona har kommit med en lösning som tydligt visar dessa dokument med en sådan egenskap (t.ex. "Kontrakt") i en instrumentpanel. Med en överblick kan du se värdet av dessa avtal, detaljerna i parterna och utgångsdatumet. Dessa egenskaper kan filtreras. Kommer ett kontrakt att löpa ut snart? Då är det inte bara tydligt synligt högst upp på skärmen, utan du kommer också att få ett meddelande. Länka dokument till en viss fil eller konfigurera en webbplatssamling med dokumentbibliotek under? Det är inte heller något problem med DMSforLegal. DMS-processer effektiviseras och en sökbar kunskapskälla skapas där nödvändig information enkelt kan lokaliseras.

Automatiserade avtal

Tillsammans med documentaals lösningar är därför avtalsskapandet helt automatiserat. Genom att använda standardiserade mallar och länka dem till eponas DMS läggs kontrakt automatiskt till i instrumentpanelen. Själva instrumentpanelen kan ställas in helt enligt dina egna önskemål. Så du bestämmer själv vilken information som visas.

När du väljer att arbeta med Documentaal- och Epona-system elimineras tidskrävande steg som är involverade i att utarbeta och hantera kontrakt för dig. Automatisera ditt avtalssystem och spara värdefulla timmar!

Vill du ha mer information? Ta helt enkelt kontakt med oss! Våra experter berättar gärna mer för dig.