DMS: Så här fungerar det och det är när du väljer det

DMS står för Document Management System och är lösningen i denna digitala värld där vi måste hantera allt mer data och dataströmmar varje dag. Ett DMS säkerställer att medarbetarna alltid och överallt har tillgång till rätt information. Det säkerställer att informationen är lätt att hitta, alltid uppdaterad och säkert lagrad på en central plats. Avgörande för smidiga affärsprocesser och oumbärligt i den digitala omvandlingen och på den digitala arbetsplatsen. I den här bloggen berättar vi hur ett dokumenthanteringssystem fungerar och när din organisation är redo för det.

Hur fungerar ett DMS?

En ständigt växande hög med dokument som förvaras på olika ställen så att alla inte alltid kan komma åt rätt dokument snabbt och enkelt. Det är inte bara irriterande och tidsödande, det påverkar också kommunikationen och samarbetet med kunder och leverantörer. Känns det igen? Dags för ett dokumenthanteringssystem! Ett DMS hanterar informations- och kommunikationsflödena inom din organisation. Allt lagras digitalt i en central miljö. I vårt DMS för SharePoint kan du enkelt öppna, lagra, organisera och dela dokument. Tack vare behörighetsstrukturen och versionshanteringen kan du inte bara avgöra vem som har eller inte har tillgång till vissa dokument, du kan också vara säker på att rätt version alltid används och att alla har den mest aktuella informationen. Ett DMS hjälper dig att lagra dina dokument på ett korrekt och tydligt sätt och ser till att dokumentflöden organiseras effektivt. Allt detta från vilken plats som helst, från vilken enhet som helst.

När väljer du ett DMS?

Enkelt uttryckt: när du märker att du tappar översikten och vill returnera den. Men det finns ännu fler tecken på att din organisation är redo för ett DMS:

• (För många) misstag görs vid bearbetning av alla dokument;
• Anställda spenderar mycket tid på att leta efter rätt dokument och information eftersom alla dokument lagras här och där;
• Du får inte ut tillräckligt av all data du samlar in. Detta beror på att den lagras på alla typer av olika platser. Ett DMS samlar all information på rätt plats. Detta gör det möjligt för ett DMS att enkelt få kommersiell information, såsom orderpreferenser, köpbeteende eller kundprofiler;
• Din nuvarande dokumentlagring är en viktig kostnadspost på grund av mängden papper, utskriftskostnader och arkivutrymme det tar upp;
• Dokumenten och uppgifterna kommer snabbare än du kan bearbeta dem;
• Felaktig och/eller inaktuell information används eller skickas eftersom olika versioner cirkulerar runt i organisationen. Versionskontrollen av vårt DMS förhindrar detta.

Har du frågor om vårt DMS för SharePoint eller vill du veta vad det kan göra för din organisation? Kontakta oss gärna, våra konsulter är redo att hjälpa dig!