hoppa till huvudinnehållet
DMS: Så här fungerar det och det är när du väljer det

DMS: Så här fungerar det och det är när du väljer det

DMS står för Document Management System och är lösningen i denna digitala värld där vi måste hantera fler och fler data- och dataflöden varje dag. Ett DMS säkerställer att anställda har tillgång till rätt information när som helst och var som helst. Det säkerställer att denna information är lätt att hitta, alltid uppdaterad och säkert lagrad på en central plats. Avgörande för smidiga affärsprocesser och oumbärligt i denna digitala transformation och den digitala arbetsplatsen. I den här bloggen berättar vi hur ett dokumenthanteringssystem fungerar och när din organisation är redo.

Hur fungerar ett DMS?

En ständigt växande hög med dokument, lagrade på olika platser, så att inte alla alltid kan komma till rätt dokument snabbt och enkelt. Inte bara irriterande och tidskrävande, det påverkar också kommunikation och samarbete med kunder och leverantörer. Identifierbar? Dags för ett dokumenthanteringssystem!

Ett DMS hanterar informations- och kommunikationsflödena inom din organisation. Allt lagras digitalt i en central miljö. I vårt DMS för SharePoint kan du enkelt öppna, spara, organisera och dela dokument. Tack vare behörighetsstrukturen och versionskontrollen bestämmer du inte bara vem som har eller inte har tillgång till vissa dokument, du kan också vara säker på att rätt version alltid arbetas med och att alla har den mest uppdaterade informationen. Ett DMS hjälper till att lagra dina dokument väl och tydligt och säkerställer att dokumentflöden konfigureras effektivt. Allt detta var som helst, från vilken enhet som helst.

När väljer du ett DMS?

Enkelt uttryckt: när du märker att du tappar översikten och vill returnera den. Men det finns ännu fler tecken på att din organisation är redo för ett DMS:

  • (För många) misstag görs vid bearbetning av alla dokument;
  • Anställda spenderar mycket tid på att leta efter rätt dokument och information eftersom alla dokument lagras här och där;
  • Du får inte ut tillräckligt av all data du samlar in. Detta beror på att den lagras på alla typer av olika platser. Ett DMS samlar all information på rätt plats. Detta gör det möjligt för ett DMS att enkelt få kommersiell information, såsom orderpreferenser, köpbeteende eller kundprofiler;
  • Din nuvarande dokumentlagring är en viktig kostnadspost på grund av mängden papper, utskriftskostnader och arkivutrymme det tar upp;
  • Dokumenten och uppgifterna kommer snabbare än du kan bearbeta dem;
  • Felaktig och/eller inaktuell information används eller skickas eftersom olika versioner cirkulerar runt i organisationen. Versionskontrollen av vårt DMS förhindrar detta.

Har du frågor om vårt DMS för SharePoint eller vill du veta vad det kan göra för din organisation? Kontakta oss gärna, våra konsulter är redo att hjälpa dig!

 

Tillbaka till början