Digital signatur? Inga problem! Men vattentätt ordna, tack.

Digitaliseringen av korrespondens gör vårt (affärs)liv mycket enklare. Tiderna för skrivmaskinen, tipp-ex och fax är långt bakom oss. Signaturen gör också en resa genom tiden. Locket behöver inte längre tas bort från reservoarpennan för att ge ett godkännande av innehållet i ett dokument. Den digitala signaturen har den ovillkorliga, bindande och rättsliga kraft som är lika med papperssignaturen.

Den digitala signaturen kräver en strikt, vattentät organisation. Är det till exempel verkligen undertecknarna som måste underteckna dokumentet? Hur vet alla att han eller hon har den enda korrekta versionen av dokumentet i fråga? Och vem garanterar att innehållet i dokumentet inte kommer att förändras efter att ha placerat signaturen?

Integritet

De garantier som begärs här måste tillhandahållas av dokumenthanteringssystemet och tillhörande digitala signaturprotokoll. DMS reglerar integriteten hos det inlämnade dokumentet: ja, det här är den senaste versionen och nej, innehållet påverkas inte längre. Dokumentets äkthet registreras, bestyrks och garanteras därmed.

Tyst samarbete

Documentaal, som stödjer företag med dokumentskapande och dokumenthantering, kopplar sitt eget dokumenthanteringssystem dStyle till validsigns digitala signaturplattform. Det tysta samarbetet mellan dessa två organisationer garanterar full kontroll över handlingarnas äkthet och integritet och över godkännande och identifiering av behöriga personer för underskrift. Efter undertecknandet arkiveras dokumenten och signaturerna automatiskt och noggrant på ett sådant sätt att de kan hittas igen på nolltid .

Tre nivåer

Vi särskiljer digitala signaturer i tre nivåer.

Den första är den vanliga, okvalificerade elektroniska signaturen: ett e-postmeddelande som innehåller ditt namn eller skannade signatur. Så länge det här är icke-juridiska dokument är detta tillräckligt.

Den tredje nivån, den kvalificerade elektroniska signaturen, är avsedd för domare, notarier, advokater och andra befattningshavare. Deras identitet registreras personligen i förväg av en notarie.

Den andra nivån gäller den digitala signatur som har rättslig kraft, till exempel som placeras under ett kontrakt, ett officiellt brev, ett uttalande eller annat dokument av sådan karaktär. Den avancerade elektroniska signaturen är personlig. Certificationstjänstleverantören, en så kallad Trusted Third Party (TTP), tar hand om detta. Verifieringen av att du är den person du säger att du är garanteras av denna part genom alla typer av avhandlingar och koder. DMS och digitala signaturplattformar fokuserar främst på denna nivå.

Fenomenal vinst

Fördelarna som att arbeta med digitala signaturer kan ge är fenomenala. Där företag behöver dagar, om inte veckor, för att få alla nödvändiga signaturer placerade under ett pappersdokument (tänk på internationellt orienterade företag: FedEx spinner garn ...), tar den digitala signaturen några minuter.

Alla undertecknare kan skriva på en plats och vid en tidpunkt som passar dem. Oavsett om det är bakom hans skrivbord på kontoret i Amsterdam Zuidoost, eller från hans semesteradress på Bahamas, så länge han har en smartphone eller annan enhet till sitt förfogande, kan han sätta sin signatur (och ingen behöver vänta på honom).

När allt kommer omkring spelar det ingen roll hur många som måste underteckna: två, tio, tre hundra? Inga problem. Den digitala signaturen är inte begränsad till siffror. Och dessa undertecknare kan göra allt samtidigt; kom till en pappersversion!

Ett villkor

Den digitala signaturen är oumbärlig i dagens affärs- och livslängd. Det finns ett villkor. Att arbeta smidigt med den digitala signaturen, där alla lagregler och sekretessbestämmelser beaktas, kräver ett dokumenthanteringssystem som kan leverera på denna vård.

Reinoud Wouters
partner Dokumentär.

Vill du kommentera den här bloggen? Gärna! Skicka dina kommentarer via e-post till rewo@documentaal.nl