Standardiseringens kraft: anställda kan göra det de gör bäst igen

Hur säkerställer du att anställda inte behöver uppmärksamma perifera frågor i denna kaotiska tid och kan fortsätta att göra det de är bra på? Svaret på denna fråga ligger i innovation och standardisering med hjälp av rätt programvara. Vi hjälpte ett akademiskt sjukhus i Nederländerna med detta steg.

Den juridiska avdelningen på det aktuella sjukhuset utarbetar cirka åtta hundra kontrakt per månad. Det tar i genomsnitt två timmar per kontrakt. För att säkerställa att dokumenten uppfyller alla krav följs ett specifikt förfarande. Vi tittade närmare på detta tillvägagångssätt och kom fram till ett nytt upplägg.

Färre steg

Vi tog de sex stegen tillbaka till fyra. Till exempel sa vi adjö till ett revisionssteg: den juridiska avdelningen kontrollerade dokumenten, signalerade sedan att de inte var i ordning och skickade dem tillbaka till steg ett. De fyrahundra avvisade dokumenten måste sedan justeras och återlämnas till bruket. Med hjälp av vår programvara är många byggstenar i dokumentet nu i ordning som standard, så att detta kontrollsteg inte längre är nödvändigt. Personalen behöver inte längre oroa sig för det. Jämför det med att tillverka en stol: du kommer inte att kontrollera om och om igen om benens eller sätets mått är korrekta. Detta händer en gång, varefter mätningarna registreras. Varje stol tillverkas sedan på grundval av de standardiserade storlekarna. Det sparar mycket arbete.

Vilken typ av dokument vill du skapa eller inte skapa?

Vi tittade också på dokumentens komplexitet. Ni kan alla arbeta en viss bit och tänka i slutet av dagen: det gick bra. Medan: i själva verket har du timmar av arbete i det, utan att det tjänar organisationen pengar. För att förhindra detta arbetar vi med ett schema som avslöjar bitarnas olika egenskaper. Du kan snabbt se om dokument är enkla eller komplexa, bör göras enkla eller flera och slutligen om de är värdefulla för organisationen eller inte. På så sätt får du som organisation reda på vilka bitar du verkligen inte vill skapa. När det gäller sjukhuset: du vill inte upprätta hundra olika kontrakt, utan ett grundkontrakt som innehåller alla byggstenar.

Resultat: från fjorton till en heltidsekvivalent

Resultatet av vårt stöd: det tar bara fem minuters arbete att upprätta ett kontrakt. Den juridiska avdelningen gör ingen extra kontroll och den administrativa avdelningen gör inte onödigt arbete. Tidigare behövdes fjorton heltidsekvivalenter för att upprätta anställningsavtal, nu bara en heltidsekvivalent. Detta innebär att tretton heltidsekvivalenter kommer att släppas för huvudfrågor. Så dessa människor kan göra vad de är riktigt bra på.

Lärdomen

Från detta praktiska exempel kan en allmän lektion destilleras som inte bara gynnar sjukhuset utan som är till nytta för olika organisationer: oavsett hur skicklig personalen är betyder det inte att en organisation som helhet uppnår bättre resultat som ett resultat. Dessa resultat kommer först när talangen ombord kan fokusera uppmärksamheten på det viktigaste arbetet. Och det är det som gör standardisering av dokumentskapande med hjälp av programvara möjlig. Advokaten kommer med en stark vädjan, revisorn dyker in i ett årskonto och HR-specialisten tänker på en ny personalstrategi istället för att förlora sig själv i upprättandet av kontrakt. Så få kanten genom att använda innovativ programvara.

 

[vcex_button url="https://www.documentaal.nl/contact" title="Besök webbplatsen" style="flat" align="left" color="orange" size="medium" target="self" rel="none"]Sparar du också tid genom innovation?[/vcex_button]