Den digitala arbetsplatsen förklarar: vad är det?

I den här bloggen förklarar vi vilken digital arbetsplats och hur den kan hjälpa din organisation.

Begreppet digital arbetsplats har varit ett modeord i sig i några år, men på grund av de många som arbetar hemifrån har termen och konceptet bara blivit mer populärt. Men i motsats till vad många tror är det faktum att de flesta anställda arbetar hemifrån och har onlineåtkomst till filer inte detsamma som en digital arbetsplats. Och att byta till Microsoft 365 skapar inte automatiskt en digital arbetsplats. Men vad är det?

Definitionen av en digital arbetsplats

Digital arbetsplats har olika definitioner och det är just det som skapar förvirring. Där den ena säger att det står för att bara ha rätt verktyg för att arbeta på distans, tror den andra att det handlar om att omvandla affärsprocesser och aktiviteter för att kunna gå med tekniken.

Låt oss klargöra saker och ting.

Den digitala arbetsplatsen är den digitala arbetsplatsen där medarbetarna hittar all information och alla processer de behöver för att göra sitt jobb bra och där de snabbt och enkelt kan dela med sig av sin kunskap och konsultera kollegor. Fokus ligger på att samla alla de saker som medarbetarna behöver för att prestera så bra som möjligt. Från verktyg och processer till platser och kompetenser.

Varför är den digitala arbetsplatsen viktig?

För organisationen
Forskning visar att anställda med en digital arbetsplats är mer produktiva än anställda med en traditionell arbetsplats. Detta beror på att den digitala arbetsplatsen säkerställer att människor kan arbeta bättre tillsammans; kunskap delas enkelt och kollegor kan enkelt konsultera varandra för hjälp eller konsultation. Dessutom är rätt information snabb och enkel att hitta och det sparar mycket tid (och irritation). Slutligen effektiviseras processerna, vilket i sin tur gör arbetet mer effektivt.

För de anställda
Med en digital arbetsplats upplever anställda mycket mer flexibilitet: de kan arbeta var och när de vill. I en tid då balansen mellan arbete och privatliv blir allt viktigare är tillräcklig flexibilitet ett måste för dagens professionella. När företagets fokus flyttas från närvaro till faktisk prestation kan anställda arbeta på det sätt och när de är mest produktiva.

Vilka är fördelarna?

• Flexibilitet: arbeta oavsett plats eller tid på dagen
• Bättre samarbete: dela enkelt kunskap och konsultera kollegor
• Processerna effektiviseras så att det blir mer enhetliga arbetssätt
• Mer insikt: eftersom uppgifter, framsteg och kommunikation registreras
• Arbeta mer effektivt eftersom information är lätt att hitta
• Säkerhet eftersom värdpartier hanterar dina data noggrant

Vad ska du vara uppmärksam på när du ställer in?

Din digitala arbetsplats är den digitala versionen av ditt kontor.

Precis som du noga tänker på designen på ditt kontor gör du det också när du sätter upp en digital arbetsplats. Det är viktigt att det passar exakt med företaget. Ta därför en kritisk titt på följande saker:

Anställda
Målet att skapa en idealisk digital arbetsplats. Undersök vad dina anställda behöver och vad de stöter på. Det är synd att investera tid och pengar i verktyg och planering om detta inte är exakt i linje med vad dina anställda behöver.

Affärsmål och tillhörande verktyg
Börja med dina affärsmål. Vad är dessa och vilken teknik hjälper dig att använda målen? Det finns mycket verktyg på marknaden, forskning vilka verktyg och teknik som bidrar till att uppnå målen.

Matchar det aktuella arbetsflöden?
Eller behöver arbetsflöden och processer justeras. Om så är fallet, se till att detta kommuniceras tydligt och i tid till alla inblandade anställda.

Förändring är inte alltid önskvärt
I allmänhet väntar anställda inte så mycket på förändring. Det ses som svårt, tidskrävande och det är inte alltid klart i förväg vad all denna ansträngning kommer att ge. Även här: kommunikation! Kommunicera tydligt vad som kommer att hända, vad som förväntas av de anställda och - framför allt - vad effekten blir. Dessutom är bra information och vägledning avgörande för att säkerställa att utrullningen går smidigt.

Ägande och ansvar
Precis som anställda på kontoret vet vem de ska vara med om skrivaren inte fungerar eller den bärbara datorn vägrar service, måste anställda också veta exakt vem de ska vara med om något på den digitala arbetsplatsen inte fungerar. Se till att detta är i ordning. Utse personer som ansvarar för vissa delar och kommunicera detta inom organisationen. På så sätt vet alla vart de ska gå.

En digital arbetsplats är en pågående process

Tekniken står aldrig stilla, inte heller den digitala arbetsplatsen. Utvärdera därför kontinuerligt den digitala arbetsplatsen för att vara säker på att den fortfarande erbjuder det som organisationen och medarbetarna behöver.