Terugblik PKIsigning en Documentaal: Efficiëntie en innovatie in documentbeheer
PKIsigning en Documentaal: een waardevolle combinatie
Versnel uw documentcreatie en -afwikkeling met dStyle365/LegalWord en PKIsigning
Offertes, orderbevestigingen, samenwerkingscontracten, arbeidsovereenkomsten, geheimhoudingsverklaringen en meer: met de samenwerking van PKIsigning en Documentaal creëert u deze documenten niet alleen vliegensvlug (dStyle365/LegalWord365), maar wikkelt u deze ook volledig geautomatiseerd af (PKIsigning). Hoe dit werkt, lieten Menno Ansink (Documentaal) en Reindert Doorn (PKIsigning) zien in het recent georganiseerde webinar. Hieronder een samenvatting.
Documentcreatie en rechtsgeldigheid
Het maken van documenten in de juiste huisstijl, zonder gedoe met versies, is waar dStyle365/Legalword365 zijn naam mee heeft verworven. Het identificeren van ondertekenaars en documentverzegeling zijn expertises van PKIsigning voor digitaal ondertekenen en veilig afleveren met volledige zekerheid.
Reindert Doorn gaf een belangrijke toelichting over de rechtsgeldigheid van handtekeningen. Via een quiz legde hij uit dat een digitale handtekening 100% rechtsgeldig is en niet geweigerd mag worden om het feit dat de handtekening digitaal is, bijvoorbeeld in een rechtsgang. Het rechtsgevolg hangt echter af van drie niveaus die we hieronder bespreken.
- Gekwalificeerd: de hoogste zekerheid, waarbij de ondertekenaar vooraf is geïdentificeerd via een paspoortcheck.
- Geavanceerd: hierbij dient de bewijslijst zelf tot stand gebracht te worden, en dient elke wijziging achterafopspoorbaar te zijn. De ondertekenaar heeft getekend via bijvoorbeeld een twee-factor verificatie.
- Eenvoudig: elke andere vorm, zoals een vinkje, scan of krabbel.
PKIsigning focust op de eerste twee niveaus vanwege het toenemende belang van zekerheid door cybercriminaliteit, identiteitsfraude en regelgeving.
Live demo: hoe werkt deze combinatie?
Bij het werken met dStyle365/Legalword365 begint u met het maken of bewerken van bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging. Een slimme vragenlijst loodst u hierdoorheen en haalt indien nodig gegevens op uit een CRM of CMS. Teksten kunnen dynamisch worden opgebouwd, afhankelijk van bijvoorbeeld rechtspersoon of aantal partijen, maar de keuzes kunt u ook zelf instellen, welke soort betalingsconditie moet worden beschreven, of wordt een extra alinea over een bepaald onderwerp gewijd? Dit versnelt het werk en voorkomt fouten.
Nadat het document is opgesteld, kiest u wie het moet ondertekenen. Hiervoor gaat u naar de button PKIsigning in het menu. Ook hier doet het CMS voorstellen voor contactpersonen, inclusief telefoonnummers en e-mailadressen. U kunt meerdere ondertekenaars toevoegen. Vervolgens wordt de opdrachtbevestiging getoond voor eventuele aanpassingen of toevoegingen.
De volgende stap is de ondertekening via PKIsigning. De eerste ondertekenaar krijgt een uitnodiging per mail, tekent na het doorlopen van een identificatieproces via een QR-code of sms en het document wordt automatisch doorgestuurd naar de volgende ondertekenaar. De status wordt realtime bijgehouden, wat zowel het kantoor als de klant gemak en efficiëntie biedt. In een gebruikersvriendelijk overzicht ziet u de status vanuit waar u ook eenvoudig een herinnering stuurt als dat nodig is.
Hulpmiddel bij strakke deadlines
Een van de grootste voordelen van de samenwerking tussen dStyle365/Legalword365 en PKIsigning is de doeltreffende werkwijze die het biedt aan gebruikers. Door het hele proces van documentcreatie en -afwikkeling te automatiseren, besparen professionals tijd en concentreren zij zich op hun kernactiviteiten. Dit is vooral belangrijk voor drukke professionals zoals accountants, advocaten en notarissen, die vaak te maken hebben met strakke deadlines en een hoge werkdruk.
Met dStyle365/Legalword365 maken en beheren gebruikers eenvoudig documenten, terwijl PKIsigning zorgt voor de veilige en rechtsgeldige ondertekening en afwikkeling van deze documenten. Deze combinatie zorgt ervoor dat het hele proces soepel verloopt, van begin tot eind.
Veiligheid en rechtsgeldigheid
Veiligheid en rechtsgeldigheid zijn cruciale aspecten van documentcreatie en -afwikkeling, vooral in de juridische en financiële sectoren. dStyle365/Legalword365 zorgt ervoor dat alle documenten consistent en professioneel zijn. PKIsigning biedt de zekerheid die nodig is om ervoor te zorgen dat documenten rechtsgeldig ondertekend en veilig verzonden zijn. Door gebruik te maken van gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekeningen, zijn gebruikers er zeker van dat hun documenten niet alleen voldoen aan de hoogste veiligheidsstandaarden, maar ook een hoge mate van juridische zekerheid kennen.
Door gebruik te maken van dStyle365/Legalword365 en PKIsigning, bespaart u niet alleen tijd, maar werkt u ook met een goed doordacht werkproces. Dit leidt ertoe dat al uw documenten consistent, professioneel, veilig en rechtsgeldig zijn.
Deze samenwerking biedt een toekomstbestendige oplossing voor professionals die willen blijven voldoen aan de veranderende eisen van hun sector. Of u nu offertes, orderbevestigingen, samenwerkingscontracten, arbeidsovereenkomsten of geheimhoudingsverklaringen maakt, met deze samenwerking bent u er zeker van zijn dat uw documenten niet alleen vliegensvlug worden gecreëerd, maar ook volledig geautomatiseerd en rechtsgeldig worden afgewikkeld.
Vraag een demo aan
Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.
Het formulier is met succes verzonden!
Er waren wat fouten bij het verzenden van het formulier. Controleer nogmaals alle formuliervelden.
