Mer kontroll over prosjektfiler i SharePoint og Teams

Mange bedrifter jobber med Microsoft SharePoint- og Microsoft Teams-plattformene. Opplasting av dokumenter i disse miljøene gjøres vanligvis manuelt. Automatisering av denne prosessen ved hjelp av programvare sparer ikke bare tid og forhindrer feil, men får også mer kontroll over prosjektfiler.

La oss starte med tidsaspektet og feilforebygging. Ved hjelp av vår programvare er det mulig å automatisere alle trinn i opplastingsprosessen. Uten automatisering handler det ofte om å finne riktig sted for dokumentet du laster opp.

Filen må da forsynes med tagger og en dato. Dette er ikke noe ekstra. En organisasjon har alle slags forpliktelser og må nå anstrenge seg mye for å sjekke om de oppfylles. Fordi noen som trenger filen på et senere tidspunkt, lurer på: er datoen jeg ser opplastingsdatoen eller datoen for selve kontrakten? En viktig detalj – med hensyn til oppbevaringsperioden eller kontraktens varighet – som nå bare kan avklares ved å dykke ned i dokumentet. Du kan unngå dette bryet med automatisering.

Viktigheten av en komplett fil

Det er også viktig for en yrkesgruppe som advokatvirksomhet eller regnskapsfører å ha en komplett sak for hånden til enhver tid. Selvsagt inneholder filen mye mer enn en stevning eller skatteråd. All kommunikasjon via e-post med ulike parter skal også inkluderes. Du vil helst ikke tenke på om du ikke har mottatt en e-post eller om du rett og slett ikke har lagret den ordentlig. Programvaren vår sikrer denne fullstendigheten.

Men den fullstendigheten i seg selv er ikke nok for å kunne fungere godt. For hvis du ikke finner filene dine enkelt, kan du ikke gå videre. For dette må alle metadata være tilstede og korrekte. Dette er dataene som indikerer for eksempel hva slags dokument eller kontrakt det gjelder. Dette ordnes med vår programvare, slik at du enkelt og raskt kan finne alle filene dine.

Alltid direkte innsikt i prosjektstatus

Sammen sikrer de ovennevnte aspektene at hele livssyklusen til nåværende prosjekter blir visualisert i Teams og SharePoint. Dette forhindrer at du går deg vill når du henter et prosjekt igjen etter at det har stått lenge i kjøleskapet. Hvor ofte skjer det at ingen kan fortelle deg hva statusen er og du blir tvunget til å grave deg ned i informasjonsfjellet? Nå slipper ikke den statusen lenger unna noen.