Enklere og mer effektivt arbeid med dokumenter

Bedrifter utarbeider alle slags forskjellige dokumenter for internt bruk og for sine kunder. Fra takkebrev og sitater til prosjektplaner og rådsrapporter. De må være i orden fra forskjellige perspektiver – så komplekse. Vi skal hjelpe deg med å dele kunnskap. Vi starter med historien vår.

Utarbeidelsen av enkelte rapporter ved bedrifter er så komplisert at noen ganger blir så mange som fem ansatte tvunget til å gå gjennom de tusen sidene sammen for å unngå feil. Fra et kommunikasjonssynspunkt vil du at dokumenter skal samsvare med bedriftens identitet. Og hvis du ser på det gjennom en juridisk linse, forventer du at ansvarsfraskrivelsen er korrekt.

Hvordan sikrer du at ansatte kan jobbe problemfritt med disse dokumentene, både individuelt og samlet, med øye for disse aspektene? Hvis du ikke har riktig programvare, er dette tidkrevende.

Tenk på søket etter en nyttig ansvarsfraskrivelse eller standardtekst som uttrykker kjernen i selskapet. Du kan pløye gjennom eldre filer, men hvordan kan du være sikker på at disse tekstene ikke er datert? Men selv om ansatte jobber sammen om ett enkelt dokument, bryter prosessen jevnlig sammen; for eksempel når en kollega bruker feil nummerering av vedlegg.

Denne prosessen koster små og mellomstore bedrifter, fra regnskapsførere til advokatfirmaer, mye tid og arbeidskraft. Mange handlinger for å komme frem til et godt dokument er ikke automatisert ved hjelp av programvare. Og samarbeidet for å komme frem til et enhetlig dokument er vanskelig.

Byggeklosser

Det er nettopp derfor vi, teamet bak Documentaal, ønsker å hjelpe dem med våre programvareløsninger dStyle og dStyleDMS. Dette lar dem jobbe effektivt og enkelt med dokumenter, uavhengig av type – fra takkebrev til rådgivende rapport – eller kompleksitet.

Denne programvaren gir ansatte byggeklossene for både layout og standardisert tekst. Selv når de jobber med enkle, uforutsigbare dokumenter som en rådgivende rapport med mange uventede faktorer på grunn av et forskningsspørsmål som ennå ikke er definert. Så vi hjelper deg ikke bare med forutsigbare filer som går til kunden i multipler, for eksempel en personvernerklæring som er AVG-sikker.

På denne måten blir arbeidet med dokumenter mye enklere – i hvert fall hvis selve programvaren også er tilgjengelig. Vi innser at en HR-ansatt ikke ønsker et beslutningstre når han skal utarbeide et dokument. Så vi unngår slik kompleksitet.

Vår programvare gir også struktur i den digitale lagringsplassen. Vi sørger for at du enkelt kan lagre, redigere, håndtere og finne dokumentene dine igjen.

Fascinasjon med automatisering

Vår fascinasjon for automatisering for å komme opp med den beste løsningen var allerede drivkraften bak selskapet for mer enn tjue år siden. Selv nå brenner bålet sterkt. I et engasjert og dynamisk team, ledet av Rob Duijndam siden 2008, jobber vi for mer enn hundre kunder.

Våre teammedlemmer ser hvordan deres bidrag fungerer for dem i praksis. Det motiverer. Våre kunder liker også denne metoden. De har ikke å gjøre med en abstrakt organisasjon.

Dette tette samarbeidet gir oss innsikt i prosessene og systemene i organisasjoner. Først da er det mulig å utvikle programvare som kobles til Microsoft 365, slik at våre kunder kan gjøre fremskritt innen dokumentoppretting.