Documentaal & Epona: løsninger for kontraktsoptimalisering

Epona og Documentaal jobber sammen for å tilby de beste juridiske løsningene innen dokumentoppretting og lagring! Prosedyredokumenter som stevninger og prosesskriv, avtaler og NDAer kan genereres på et øyeblikk, deles med parter og for eksempel sendes til retten i et standardisert og påkrevd format. Under denne prosessen registrerer vi dokumentene i DMSforLegal, pent i en fil med versjonskontroll. Dermed er dokumentet trygt lagret og lett å finne. Men vi kan gå et skritt videre: hva om vi begynner å administrere på dokumenter?

Dokumentoppretting

Documentaal tilstreber enhetlig og feilfri layout av dokumenter. Les mer om dette i artikkelen Dokumentsamling – Hvordan fungerer det? hvor dette er beskrevet i detalj.

Et dokument inneholder mer enn innholdet som kan leses. Uten å se det, inneholder det data i bakgrunnen som forteller noe om dokumentet: hvem er forfatteren, hva er opprettelses- eller endringsdatoen? Men også: i hvilken fil er dette dokumentet lagret, hva er kundens navn og hvem er partene involvert i denne kontrakten eller brevet?

Alle disse dataene, kjent som metadata, lagres i Word-dokumentet. Og disse dataene kan utvides i det uendelige.

Kontrakter

Ta en kontrakt mellom to eller flere parter. Dette juridiske dokumentet har ofte en gyldighetstid på år. Noen ganger må en kontrakt revideres, eller man vil vite årsverdien av alle kontrakter. Hvor praktisk er det at denne informasjonen allerede finnes i dokumentet?

Ved opprettelse av ny kontrakt legges det inn data som er viktige for det videre kurset: Start- og sluttdato, status, kontraktstype, ansvarlig(e), underskrivere og parter, og så videre.

All denne informasjonen lagres i dokumentet og i en fil merket 'Kontrakt'.

Send på dokumenter

Epona har utviklet en løsning som tydelig viser disse dokumentene med en slik egenskap (f.eks. 'Kontrakt') i et dashbord. På et øyeblikk kan du se verdien av disse avtalene, detaljene til partene og utløpsdatoen. Du kan filtrere på disse egenskapene. Utløper en kontrakt snart? Da er dette ikke bare godt synlig øverst på skjermen, men du får også et varsel. Koble dokumenter til en bestemt fil eller sette opp en nettstedsamling med dokumentbiblioteker under? Det er heller ikke noe problem med DMSforLegal. DMS-prosesser strømlinjeformes og det skapes en søkbar kunnskapskilde der nødvendig informasjon lett kan lokaliseres.

Automatiserte kontrakter

Sammen med Documentaal sine løsninger er opprettelsen av kontrakter derfor helautomatisert. Ved å bruke standardiserte maler og koble dem til Eponas DMS, blir kontrakter automatisk lagt til dashbordet. Selve dashbordet kan settes opp helt etter egne ønsker. Så du bestemmer hvilken informasjon som skal vises.

Når du velger å jobbe med Documentaal- og Epona-systemene, elimineres tidkrevende trinn med å utarbeide og administrere kontrakter for deg. Få kontraktsystemet ditt automatisert og spar verdifulle timer!