Kraften til standardisering: ansatte kan gjøre det de er gode på igjen

Hvordan sikrer du at ansatte slipper å ta hensyn til perifere forhold i denne kaotiske tiden og kan fortsette å gjøre det de er gode på? Svaret på dette spørsmålet ligger i innovasjon og standardisering ved bruk av riktig programvare. Vi hjalp et universitetssykehus i Nederland med dette trinnet.

Juridisk avdeling ved det aktuelle sykehuset utarbeider om lag åtte hundre kontrakter per måned. Det tar i gjennomsnitt to timer per kontrakt. En bestemt prosedyre følges for å sikre at dokumentene oppfyller alle krav. Vi tok en nærmere titt på denne tilnærmingen og kom opp med et nytt oppsett.

Færre skritt

Vi reduserte de seks trinnene til fire. For eksempel sa vi farvel til et kontrolltrinn: juridisk avdeling sjekket dokumentene, signaliserte deretter at de ikke var i orden og sendte dem tilbake til trinn én. De fire hundre avviste dokumentene måtte deretter justeres og inn på bruket igjen. Ved hjelp av vår programvare er mange byggeklosser i dokumentet nå OK som standard, noe som betyr at dette kontrolltrinnet ikke lenger er nødvendig. Personalet trenger ikke bekymre seg for det lenger. Sammenlign det med å produsere en stol: du trenger ikke å sjekke gang på gang om dimensjonene på bena eller setet er riktige. Dette skjer én gang, hvoretter målingene registreres. Deretter produseres hver stol basert på de standardiserte størrelsene. Det sparer mye arbeid.

Hva slags dokumenter vil du ha eller ikke vil lage?

Vi så også på dokumentenes kompleksitet. Dere kan alle jobbe hardt med et bestemt stykke og på slutten av dagen tenke: det gikk bra. Mens: faktisk har du timer med arbeid i det, uten at det genererer noen penger for organisasjonen. For å unngå dette jobber vi med et opplegg som avslører de ulike egenskapene til brikkene. Du kan med et øyeblikk se om dokumenter er enkle eller komplekse, om de må lages enkeltvis eller i multipler, og til slutt om de er verdifulle for organisasjonen eller ikke. På denne måten finner du som organisasjon ut hvilke brikker du absolutt ikke ønsker å lage. Når det gjelder sykehuset: du ønsker ikke å lage hundre forskjellige kontrakter, men en grunnkontrakt som inneholder alle byggeklossene.

Resultat: fra fjorten til ett årsverk

Resultatet av vår støtte: det tar bare fem minutters arbeid å lage en kontrakt. Juridisk avdeling utfører ingen ekstra sjekk og administrativ avdeling utfører ikke unødvendig arbeid. Tidligere var det nødvendig med fjorten årsverk for å utarbeide arbeidskontrakter, nå kun én årsverk. Dette betyr at tretten årsverk vil bli tilgjengelig for vesentlige saker. Så disse menneskene kan gjøre det de virkelig er gode på.

Leksjonen

Fra dette praktiske eksempelet kan det destilleres en generell leksjon som ikke bare er nyttig for sykehuset, men som kan være nyttig i ulike organisasjoner: uansett hvor dyktig personalet er, betyr det ikke at en organisasjon som helhet oppnår bedre resultater som et resultat. Disse resultatene kommer først når talentet ombord kan fokusere på det viktigste arbeidet. Og det er det som muliggjør standardisering av dokumentoppretting ved hjelp av programvare. Advokaten kommer med en kraftig bønn, regnskapsføreren dykker ned i årsregnskap og HR-spesialisten tenker på en ny personalstrategi i stedet for å fortape seg i å utarbeide kontrakter. Så få fordelen ved å bruke innovativ programvare.

 

[vcex_button url="https://www.documentaal.nl/contact" title="Visit Site" style="flat" align="left" color="orange" size="medium" target="self" rel="none"]Sparer du også tid gjennom innovasjon?[/vcex_button]