Den digitale arbeidsplassen forklarte: hva er det?

I denne bloggen forklarer vi hvilken digital arbeidsplass og hvordan den kan hjelpe din organisasjon.

Begrepet digital arbeidsplass har vært et buzzword i seg selv i noen år nå, men på grunn av de mange som jobber hjemmefra har begrepet og konseptet bare blitt mer populært. Men i motsetning til hva mange tror, er det faktum at de fleste ansatte jobber hjemmefra og har nettilgang til filer ikke det samme som en digital arbeidsplass. Og å bytte til Microsoft 365 skaper ikke automatisk en digital arbeidsplass. Men hva er det?

Definisjonen av en digital arbeidsplass

Digital arbeidsplass har forskjellige definisjoner, og det er nettopp det som skaper forvirring. Mens den ene sier at det bare betyr å ha de riktige verktøyene for å jobbe eksternt, tror den andre det handler om å transformere forretningsprosesser og aktiviteter for å holde tritt med teknologien.

La oss få klarhet.

Den digitale arbeidsplassen er den digitale arbeidsplassen hvor ansatte kan finne all informasjon og prosesser de trenger for å gjøre jobben sin godt og hvor de raskt og enkelt kan dele sin kunnskap og rådføre seg med kollegaer Fokus er på å samle alt de ansatte trenger for å prestere på deres beste. Fra verktøy og prosesser til lokasjoner og ferdigheter.

Hvorfor er den digitale arbeidsplassen viktig?

For organisasjonen
Forskning viser at ansatte med en digital arbeidsplass er mer produktive enn ansatte med en tradisjonell arbeidsplass. Dette er fordi den digitale arbeidsplassen sørger for at folk kan samarbeide bedre; kunnskap deles enkelt og kolleger kan enkelt konsultere hverandre for hjelp eller konsultasjon. I tillegg kan riktig informasjon bli funnet raskt og enkelt, noe som sparer mye tid (og forverring). Til slutt blir prosessene strømlinjeformet, noe som også gjør arbeidet mer effektivt.

For de ansatte
Med en digital arbeidsplass opplever ansatte mye mer fleksibilitet: de kan jobbe hvor og når de vil. I en tid hvor balansen mellom arbeid og privatliv blir stadig viktigere, er tilstrekkelig fleksibilitet et must for dagens profesjonelle. Ettersom selskapets fokus skifter fra tilstedeværelse til faktisk ytelse, kan ansatte jobbe på den måten og på den tiden de er mest produktive.

Hva er fordelene?

• Fleksibilitet: arbeid uavhengig av sted eller tid
• Bedre samarbeid: enkelt dele kunnskap og konsultere kolleger
• Prosessene strømlinjeformes, noe som gir mer enhetlige arbeidsmetoder
• Mer innsikt: fordi oppgaver, fremgang og kommunikasjon registreres
• Arbeid mer effektivt fordi informasjon er lett å finne
• Sikkerhet fordi vertsparter håndterer dataene dine med forsiktighet

Hva bør du være oppmerksom på når du setter opp?

Din digitale arbeidsplass er den digitale versjonen av kontoret ditt.

Akkurat som du nøye tenker på utformingen av kontoret ditt, gjør du det samme når du setter opp en digital arbeidsplass. Det er viktig at det passer akkurat til bedriften. Ta derfor en kritisk titt på følgende:

Ansatte
Å skape målet på en ideell digital arbeidsplass. Undersøk hva dine ansatte trenger og hva de møter. Det er bortkastet å investere tid og penger i verktøy og planlegging dersom det ikke er helt i tråd med det dine ansatte trenger.

Forretningsmål og tilhørende verktøy
Start med forretningsmålene dine. Hva er disse og hvilken teknologi skal hjelpe deg med å bruke målene? Det er mye verktøy på markedet, undersøk hvilke verktøy og teknologi som bidrar til å nå målene.

Stemmer det med gjeldende arbeidsflyt?
Eller må arbeidsflyter og prosesser justeres. Hvis det er tilfelle, sørg for at dette kommuniseres tydelig og i tide til alle involverte ansatte.

Endring er ikke alltid ønskelig
Generelt venter ikke ansatte så mye på endring. Det oppleves som vanskelig, tidkrevende og det er ikke alltid klart på forhånd hva all denne innsatsen vil gi. Det samme gjelder her: kommunikasjon! Kommuniser tydelig hva som vil skje, hva som forventes av de ansatte og – spesielt – hva effekten blir. I tillegg er god informasjon og veiledning avgjørende for å sikre en smidig utrulling.

Eierskap og ansvar
På samme måte som ansatte på kontoret vet hvem de skal kontakte hvis skriveren ikke fungerer eller den bærbare datamaskinen ikke fungerer, må de ansatte også vite nøyaktig hvem de skal kontakte hvis noe på den digitale arbeidsplassen ikke fungerer. Pass på at dette er i orden. Utnevne personer som er ansvarlige for enkelte deler og kommunisere dette innad i organisasjonen. På den måten vet alle hvor de skal gå.

En digital arbeidsplass er en pågående prosess

Teknologien står aldri stille, og det gjør heller ikke den digitale arbeidsplassen. Evaluer derfor kontinuerlig den digitale arbeidsplassen for å sikre at den fortsatt tilbyr det organisasjonen og de ansatte trenger.