TK advocaten notarissen
Best of breed documentbeheer: het succesverhaal van TK advocaten notarissen
In 2013 maakte TeekensKarstens advocaten notarissen (TK) een strategische beslissing door over te stappen van een alles-in-één pakket naar een best of breed omgeving. Dit was in eerste instantie met de combinatie van NetDocuments, ContactManager, Legalsense en LegalWord365. Recent heeft TK de overstap gemaakt naar DMSforLegal. Volgens Nando van Gorkum, Business Partner Facility & IT bij TK, was dit de juiste keuze: ” De herkenbaarheid van de Office365 applicaties voor onze medewerkers in combinatie met de naadloze integratie tussen de diverse aanbieders zorgt ervoor dat LegalWord365 een onmisbare schakel in onze organisatie is geworden. ”
Meer dan een decennium van innovatie en
samenwerking
TK werkt al ruim 10 jaar met deze best of breed combinatie en de ervaringen zijn positief. “Het werkt allemaal nog steeds
erg goed, en er wordt ook aan alle kanten doorontwikkeld. Ook bij LegalWord365,” aldus Nando. Documentaal, het bedrijf achter LegalWord365, staat open voor suggesties van gebruikers. “Mijn wensen bij LegalWord365 worden serieus genomen. Zo gaan we nu kijken naar templates voor PowerPoint-presentaties, zodat gebruikers alleen werken met goedgekeurde basispresentaties. Dat gaat ons echt helpen.” Ook de ondersteuning vanuit Documentaal wordt gewaardeerd: “De consultants en de helpdesk staan altijd klaar.” Dit leidt tot een efficiënte werkomgeving waarin zowel advocaten als secretaresses goed (samen)werken. De recentelijke overstap van statische naar dynamische modellen binnen LegalWord365 maakt het mogelijk om eenvoudig tekstblokken te kiezen en aan te passen, wat zorgt voor up-to-date documenten.
Best of breed: korte lijntjes
De keuze voor een best of breed aanpak is een bewuste geweest en heeft geen moment tot spijt geleid. “Als je ziet hoe kort de lijntjes tussen de aanbieders zijn; dat is echt fijn,” zegt Nando.
“Het feit dat de software van Epona en Documentaal zijn gebaseerd op de Office365 applicaties zorgt voor een breed gedragen acceptatie in onze organisatie. De integratie en communicatie tussen verschillende pakketten verlopen soepel, waardoor consequenties van wijzigingen direct inzichtelijk zijn. “Hierdoor voelt alsof je gebruik maakt van een integraal pakket wat wij als zeer positief ervaren. ”
Tijd besparen en fouten voorkomen
Nando kijkt graag naar de toekomst en ziet veel potentie in AI en co-pilot toepassingen. “In de nabije toekomst ben ik ook bezig met de impact van de nieuwe Outlook op bijvoorbeeld de werking van LegalWord365. Gelukkig weet ik dat ze daar serieus mee bezig zijn, dus ik heb vertrouwen dat dat goed komt.”
Daarnaast zorgt LegalWord365 voor gecentraliseerde handtekeningen en uniformiteit in documenten. “Het gebruik van dynamische modellen zorgt ervoor dat iedereen altijd dezelfde basisinhoud gebruikt – aan de hand van tekstblokken – , wat uniformiteit en professionaliteit uitstraalt.”
De toevoeging van PowerPoint-templates en toekomstige integraties met AI en co-pilot staan ook op de roadmap, wat de efficiëntie en consistentie verder gaan vergroten. Nando is dan ook erg enthousiast dat Documentaal de ontwikkelingen van AI en co-pilot nauwgezet volgt. Binnenkort vindt er een afspraak tussen Epona, Documentaal en TK plaats om deze ontwikkelingen verder te bespreken. Dit geeft Nando erg veel vertrouwen voor de toekomst.
Orde in digitale chaos
Met een database van miljoenen documenten is het cruciaal om orde in de digitale chaos te scheppen. “DMSforLegal helpt ons goed zoeken tussen de reeds gecreëerde documenten en LegalWord365 zorgt ervoor dat, bij de aanmaak van een nieuw document, iedereen altijd dezelfde templates gebruikt. Dit voorkomt fouten en zorgt voor uniformiteit.” Het gebruik van consistente basisinhouden en stijlen in documenten straalt vertrouwen en kracht uit, wat een positieve impact op de merkbeleving heeft.
De overstap naar een best of breed omgeving heeft TK veel gebracht. Met de combinatie van DMSforLegal, ContactManager, Legalsense en LegalWord365 heeft zij een doeltreffende en uniforme werkomgeving gecreëerd. De openheid voor suggesties en de constante doorontwikkeling zorgen ervoor dat TK altijd up-to-date blijft. Dit succesverhaal laat zien dat het beste van alle werelden inderdaad de beste aanpak kan zijn.
Vraag een demo aan
Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.
