DOK Accountants en Adviseurs

Hoe Documentaal met haar DMS en dStyle365 de digitale werkprocessen bij DOK Accountants en Adviseurs verder moderniseert.

DOK Accountants en Adviseurs zet nieuwe standaard in digitale documentatie met Documentaal

DOK Accountants en Adviseurs, een kantoor dat zich richt op het midden- en kleinbedrijf met een specialisatie in familiebedrijven, wilde af van de traditionele, papieren werkwijze. “Nog maar een paar jaar terug liepen we nog vaak met ordners onder onze arm, wat niet meer past bij de moderne tijd,” zegt Niels Houwen, mede-eigenaar en fiscalist. “Als je volledig digitaal wilt werken, is het essentieel om de juiste digitale structuur aan te brengen. Een goed digitaal dossier is nu onmisbaar.”

“Andere systemen waren te complex en boden functies die we niet nodig hadden. We wilden juist iets dat overzichtelijk en intuïtief was, zonder onnodige toeters en bellen.”

Waarom Documentaal?

Niels Houwen, mede-eigenaar en fiscalist, onderzocht – samen met zijn compagnon Marcel Janssen -verschillende aanbieders om het digitale werkproces beter vorm te geven. Ze kwamen tijdens een accountancybeurs in contact met Documentaal. “Wat ons direct aansprak aan het DMS van Documentaal was de eenvoud en het gebruiksgemak,” vertelt Niels. “Andere systemen waren te complex en boden functies die we niet nodig hadden. We wilden juist iets dat overzichtelijk en intuïtief was, zonder onnodige toeters en bellen. Daarnaast was de koppeling met dStyle365 van Documentaal, voor documentcreatie en sjablonen, een extra pluspunt.”

Werken met meer gemak en logica

Nadat de keuze op Documentaal was gevallen, werd Sabine Hartjes – belastingadviseur bij DOK, bij het project betrokken. Zij schuift tijdens dit gesprek aan en vertelt hoe de overgang naar Documentaal in de praktijk werkt. “Het creëren van documenten aan de hand van sjablonen en de koppeling met ons CRM-systeem, Exact Online, maakt ons werk zoveel efficiënter. Wanneer we een brief aanmaken, worden de NAW-gegevens automatisch ingevuld. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor consistentie en voorkomt fouten.”

De nieuwe werkwijze bracht direct verbeteringen met zich mee: documenten worden automatisch opgeslagen in het juiste dossier, en e-mails worden direct vanuit Documentaal verzonden en opgeslagen. “Versiebeheer is nu ook veel beter geregeld,” voegt Sabine toe. “We kunnen precies zien wie welke aanpassingen heeft gemaakt.”

Klanten profiteren van een snellere service

De verbeterde digitale structuur heeft niet alleen intern voordelen opgeleverd, maar ook de dienstverlening richting klanten verbeterd. “Onze klanten merken de toegenomen snelheid en nauwkeurigheid,” zegt Niels. “Of het nu gaat om een aanvraag bij de bank of een andere vraag, we kunnen alles binnen enkele minuten regelen en aanleveren. Dit verhoogt onze professionaliteit en betrouwbaarheid.”

“Elk jaar worden automatisch nieuwe dossiers aangemaakt, compleet met submappen. Hierdoor worden oude gegevens na zeven jaar eenvoudig verwijderd en voldoen we aan de AVG.”

AVG-Compliant werken

Ook het voldoen aan de AVG-regelgeving is eenvoudiger geworden met de nieuwe digitale oplossingen. “Elk jaar worden automatisch nieuwe dossiers aangemaakt, compleet met submappen. Hierdoor worden oude gegevens na zeven jaar eenvoudig verwijderd en voldoen we aan de AVG,” legt Sabine uit. “Daarnaast hebben we een permanente map per cliënt voor zaken die blijvend zijn, zoals adviezen.”

Niels kijkt al vooruit naar de volgende stap in de digitale transformatie van DOK. “We willen ons verder verdiepen in AI en andere nieuwe technologieën, en daarvoor vertrouwen we op de expertise van Documentaal en andere partners.”

Een gecombineerde digitale strategie

De overstap naar een digitale werkomgeving was een grote verandering, maar de voordelen zijn duidelijk. “We hebben de overstap snel gemaakt, en vooral onze fiscale afdeling heeft de nieuwe werkwijze goed omarmd,” zegt Sabine. “Documentaal heeft ons geholpen bij het vastleggen van de nieuwe processen, en nu gaan de accountants ook geleidelijk mee in de nieuwe werkwijze.”

Niels benadrukt het belang van een geïntegreerde aanpak: “Het combineren van verschillende cloudapplicaties, zoals ValidSign voor digitale handtekeningen en Visionplanner voor jaarrekeningen, zorgt ervoor dat alles naadloos op elkaar aansluit. Dit verhoogt niet alleen ons werkgemak en -plezier, maar ook de kwaliteit van onze dienstverlening.”

Vraag een demo aan

Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.

Het formulier is met succes verzonden!

Er waren wat fouten bij het verzenden van het formulier. Controleer nogmaals alle formuliervelden.