Wijn & Stael Advocaten

Wijn & Stael Advocaten: structuur vanuit de basis

“Met LegalWord365 werken de professionals bij Wijn & Stael allemaal vanuit hetzelfde startpunt,” aldus Yvette Van Ee, Coördinator Secretariaat & Compliance Officer bij Wijn & Stael. Dit betekent dat documenten accuraat en snel worden opgesteld en opgeslagen in het juiste dossier. “De koppeling met ons DMS en CRM minimaliseert de handling rondom brieven en documenten enorm,” legt Yvette uit.

“LegalWord365 is een logische en onmisbare stap binnen ons werkproces.”

Wijn & Stael maakt in de basis gebruik van de kantoorsoftwareapplicaties Epona365 (DMS) en ContactManager (CRM), die naadloos integreren met LegalWord365. “LegalWord365 is een logische en onmisbare stap binnen ons werkproces,” zegt Yvette. Door deze integratie kunnen medewerkers snel standaardbrieven opstellen op basis van cliëntdata uit onze basissystemen, die vervolgens worden opgeslagen in het juiste dossier. “Dit minimaliseert de werkzaamheden. LegalWord365 heeft een goede plek binnen onze workflow,” voegt ze toe.

Een marketingvoordeel

Yvette benadrukt dat het gebruik van sjablonen vaak onderbelicht is binnen de advocatuur. Met het optimaliseren hiervan kun je standaarden en tekstblokken gebruiken, wat leidt tot een gestroomlijnde workflow. ‘’De aanvankelijke inspanning die nodig is voor het opzetten van sjablonen kan kantoren wellicht afschrikken. Echter, eenmaal geïmplementeerd, levert dit een significante tijdsbesparing op en vereenvoudigt het de werkprocessen aanzienlijk. Bovendien werkt nu iedereen in dezelfde stijl, wat onze marketingafdeling toejuicht. Ook hebben medewerkers de keuze om standaarden te gebruiken in bijvoorbeeld je en u-vorm, in verschillende fasen van de klantreis, precies zoals ons huisstijlhandboek voorschrijft.”

Vertrouwen

De opdrachtbevestiging is een van de meest gebruikte templates binnen het kantoor. “Alle benodigde informatie zoals clientgegevens en dossiernummers worden standaard ingevuld. Dit zorgt voor efficiëntie en consistentie,” aldus Yvette. In de opdrachtbevestiging staat ook vermeld hoe het kantoor bijvoorbeeld omgaat met de Wwft. “Allemaal essentiële informatie die we verplicht zijn te vermelden. Zo wordt dit nooit vergeten. En dat geldt ook voor veel andere details die van cruciaal belang zijn

‘’We kunnen erop vertrouwen dat elk document standaard is voorzien van alle benodigde informatie, waardoor we met zekerheid compliant werken.’’

Basis gelegd, tijd voor de volgende stap

Inmiddels is iedereen binnen het kantoor gewend om met de standaarden van LegalWord365 te werken. Voor Yvette is het tijd om dit project uit te breiden en meer diversiteit binnen sjablonen toe te voegen. ‘’Alles wat een repeterend karakter heeft, kan geautomatiseerd worden vanuit standaarden. En hoe fijn is het dat je dat vervolgens vanuit Word en Outlook kunt toepassen? We kunnen erop vertrouwen dat elk document standaard is voorzien van alle benodigde informatie, waardoor we met zekerheid compliant werken.’’

Nu profiteren vooral de secretaresses van de toegevoegde waarde. “Zij werken echt sneller en met minder fouten. Zodra we meer modellen gaan gebruiken voor overeenkomsten, contracten en bijvoorbeeld processtukken, profiteren ook de advocaten direct van de meerwaarde. We beginnen klein, sectiegericht, zodat advocaten stapsgewijs het voordeel ervaren. Denk aan het gemak dat als iemand ziek is, je eenvoudig tegen een waarnemer kunt zeggen: de standaard staat daar.”

Meer in eigen beheer doen

“Binnenkort heb ik een afspraak met Documentaal om te bespreken hoe we dit zo effectief mogelijk gaan realiseren. Ik wil ook meer beheer in eigen huis kunnen doen, zoals het aanpassen van de mappenstructuur vanuit verschillende secties. Dit is de volgende stap voor mij. We willen intern kennis opbouwen om zelf sjablonen uit te breiden en tekstblokken toe te voegen. We kijken uit naar verdere ontwikkelingen en het bredere gebruik van LegalWord365.

Vraag een demo aan

Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.

Het formulier is met succes verzonden!

Er waren wat fouten bij het verzenden van het formulier. Controleer nogmaals alle formuliervelden.