Ore di guadagno di efficienza per dipendente: si guadagnano così facilmente!
Solo una domanda.
Avete idea di quanto tempo passi in media un dipendente a cercare informazioni nei propri sistemi e a renderle adatte a un nuovo documento?
No? Beh, non si allarmi,.... In arrivo: circa due ore al giorno!
Unit4, produttore e fornitore globale di software aziendale standard, ha commissionato una ricerca sulle prestazioni delle attività amministrative e ripetitive, come la raccolta e l'inserimento dei dati. Questa ricerca condotta su millecinquecento dipendenti in undici paesi - tra cui Stati Uniti, Germania e Paesi Bassi - mostra che un dipendente medio dedica a questo lavoro 552 ore all'anno: 69 giorni lavorativi interi! Ops...
O era il disco elettronico...?
Quindi passiamo circa un quarto del nostro tempo di lavoro a raccogliere informazioni e a inserirle in un nuovo documento. Informazioni che non riusciamo a trovare rapidamente: "L'ho messo sul disco C, vero? O aspetta... non era l'e-disk? E quel documento non si trovava sotto la voce "Dati"? O era sotto la voce "Documenti"? Chi l'ha messo tra le "citazioni"?
Colleghi inquietanti
Due ore al giorno. Anche per allineare il nuovo documento allo stile aziendale. Senza contare il tempo necessario per infastidire i colleghi: "Sa dove posso trovare quel documento?", "Può cercarlo per me?", "Sa perché quella stampante non funziona?". E controllare se il copia/incolla è stato fatto correttamente, se i dati sono corretti, correggere gli errori, fare un'altra stampa...
Due ore al giorno, che il dipendente può utilizzare per un lavoro che rispecchi meglio le sue qualità.
Prezioso
Dovrebbe essere più facile, si potrebbe pensare.
E fortunatamente questo è possibile.
Uno degli sviluppi più importanti dell'automazione d'ufficio è l'uso di programmi per la creazione di documenti. Programmi che assicurano che le informazioni e i dati giusti vengano utilizzati nei documenti al momento giusto e nel posto giusto. Tale programma di creazione di documenti
- offre all'utente la possibilità di scegliere tra diversi tipi di documento: contratto, lettera, offerta o altro,
- Richiede una o due informazioni (ad esempio, un nome o un numero di cliente),
- seleziona automaticamente dal sistema CRM tutti i dati necessari, ma solo quelli, per quel documento e li colloca nel posto giusto. - automaticamente dal sistema CRM e li colloca nel posto giusto,
- sceglie il modello giusto, ordinatamente nell'unico stile della casa,
- chiede di inserire le variabili uniche,
- garantisce che il documento e i suoi metadati siano conservati in modo sicuro in formato digitale e possano essere recuperati molto rapidamente dal sistema di gestione dei documenti (DMS),
- garantisce un collegamento logico con altri programmi (gestione dei flussi di lavoro, gestione delle scorte, HRM, ecc.) e i dati più aggiornati,
- garantire che un documento di questo tipo abbia semplicemente un aspetto elegante e uniforme (scommettendo che l'offerta che si presenta meglio avrà anche le migliori possibilità?).
Trenta programmi collegati
Documentaal dispone di un programma di creazione di documenti di questo tipo: dStyle 365. È in grado di interfacciarsi con oltre trenta diversi programmi software aziendali; un numero che sta crescendo rapidamente perché i nostri clienti ci chiedono sempre più interfacce e noi siamo felici di soddisfarli. Un programma che si occupa dei fattori che uccidono l'efficienza, che ogni dipendente e ogni azienda conosce (ricordate le due ore di efficienza perse ogni giorno?).
Cosa devo fare adesso?".
Nelle conversazioni con i dipendenti dei nostri clienti, ci imbattiamo spesso nella stessa esperienza: "Ero solito correre a perdifiato e sentivo che il lavoro non era mai finito". Oggi mi sembra di aver finito di lavorare alle 3 e penso: cosa farò adesso?
Beh... un lavoro più utile che faccia emergere le qualità di quel dipendente! Questo è il vantaggio di un programma di creazione di documenti.
In altre parole, un puro guadagno di efficienza.
