Maggiore controllo dei file di progetto in SharePoint e Teams

Molte aziende lavorano con le piattaforme Microsoft SharePoint e Microsoft Teams. Il caricamento dei documenti in questi ambienti avviene solitamente in modo manuale. Automatizzare questo processo con l'aiuto di un software non solo fa risparmiare tempo e previene gli errori, ma consente anche di avere una migliore padronanza dei file di progetto.

Partiamo dall'aspetto temporale e dalla prevenzione degli errori. Con l'aiuto del nostro software, è possibile automatizzare tutte le fasi del processo di caricamento. Senza automazione, spesso si tratta di trovare il posto giusto per il documento da caricare.

Successivamente, il file deve essere etichettato e datato. Non si tratta di un ripensamento. Un'organizzazione ha tutti i tipi di obblighi e ora deve fare molti sforzi per verificare se sono stati rispettati. Perché chi ha bisogno del file in un momento successivo si chiede: la data che vedo è la data di caricamento o la data del contratto stesso? Un dettaglio importante - in vista del periodo di conservazione o della durata del contratto - che ora può essere chiarito solo approfondendo il documento. Con l'automazione si può evitare questa fatica.

L'importanza di un file completo

Per una professione come quella legale o contabile, è importante avere sempre a disposizione un fascicolo completo. Il fascicolo comprende naturalmente molto di più di una citazione o di una consulenza fiscale. Devono essere incluse anche tutte le comunicazioni via e-mail con i vari interlocutori. Non dovrete pensare se non avete ricevuto un'e-mail o se semplicemente non l'avete salvata correttamente. Il nostro software si occupa di questa completezza.

Ma la completezza da sola non è sufficiente per funzionare bene. Perché se non riuscite a trovare facilmente i vostri file, non potete andare avanti. A tal fine, tutti i metadati devono essere presenti e corretti. Sono i dati che indicano, ad esempio, di che tipo di documento o contratto si tratta. Con il nostro software questo aspetto viene risolto, in modo che possiate trovare tutti i vostri file in modo facile e veloce.

Sempre una visione diretta dello stato del progetto

L'insieme di questi aspetti garantisce la visualizzazione dell'intero ciclo di vita dei progetti in Teams e SharePoint. In questo modo si evita di perdersi quando si riavvia un progetto dopo averlo tenuto in sospeso per molto tempo. Quante volte capita che nessuno sappia dirvi qual è la situazione e siate costretti a scavare nella montagna delle informazioni? Ora questo status non sfuggirà più a nessuno.