Lavorare sui documenti in modo più semplice ed efficace

Le aziende producono ogni tipo di documento per uso interno e per i loro clienti. Da lettere di ringraziamento e preventivi a piani di progetto e rapporti di consulenza. Questi devono essere ordinati da diverse prospettive - in altre parole, devono essere complessi. Vi daremo una mano condividendo le nostre conoscenze. Cominciamo con la nostra storia.

La preparazione di alcuni rapporti nelle aziende è così complicata che fino a cinque dipendenti sono costretti a esaminare insieme le migliaia di pagine per evitare errori. Dal punto di vista della comunicazione, è necessario che i documenti siano in linea con l'identità aziendale. E se si considera la cosa da un punto di vista legale, ci si aspetta che la clausola di esclusione della responsabilità sia corretta.

Come garantire che i dipendenti possano lavorare senza problemi su questi documenti sia individualmente che collettivamente? Se non si dispone del software giusto, questa operazione richiede molto tempo.

Pensate alla ricerca di un disclaimer utile o di un testo standard che esprima l'essenza dell'azienda. Si possono spulciare i file più vecchi, ma come si può essere sicuri che questi testi non siano datati? Ma anche quando i dipendenti lavorano insieme su un unico documento, il processo spesso si impantana, ad esempio quando un collega sbaglia la numerazione degli allegati.

Questo processo costa alle PMI, dai commercialisti agli studi legali, molto tempo e manodopera. Molte delle azioni necessarie per produrre un buon documento non sono automatizzabili tramite software. E la cooperazione per produrre un documento uniforme è difficile.

Blocchi di costruzione

È proprio per questo che noi, il team di Documentaal, vogliamo aiutarli con le nostre soluzioni software dStyle e dStyleDMS. Questi permettono di lavorare in modo efficace e semplice su documenti di qualsiasi tipo - dalle lettere di ringraziamento alle relazioni di consulenza - o complessità.

Con questo software, i dipendenti ricevono gli elementi di base per il layout e il testo standardizzato. Anche se stanno lavorando su documenti semplici e imprevedibili, come una relazione di consulenza con molti fattori imprevisti dovuti a una domanda di ricerca non ancora definita. Quindi non solo vi aiutiamo con file prevedibili che vengono inviati al cliente in multipli, come ad esempio una dichiarazione sulla privacy a prova di AVG.

In questo modo, lavorare sui documenti diventa molto più facile, almeno se il software stesso è accessibile. Ci rendiamo conto che un dipendente delle risorse umane non si aspetta un albero decisionale quando redige un documento. Quindi evitiamo questa complessità.

Il nostro software fornisce anche una struttura allo spazio di archiviazione digitale. Garantiamo che possiate archiviare, modificare, elaborare e recuperare facilmente i vostri documenti.

Il fascino dell'automazione

Il fascino dell'automazione per arrivare alla soluzione migliore era già il motore dell'azienda più di vent'anni fa. Oggi quel fuoco arde con intensità immutata. In un team impegnato e dinamico, dal 2008 sotto la direzione di Rob Duijndam, lavoriamo per più di cento clienti.

I membri del nostro team vedono come il loro contributo si traduce in pratica per loro. Questo li motiva. Anche i nostri clienti apprezzano questo modo di lavorare. Non hanno a che fare con un'organizzazione astratta.

Questa stretta collaborazione ci permette di conoscere i processi e i sistemi delle organizzazioni. Solo così è possibile sviluppare un software che si colleghi a Microsoft 365, consentendo ai nostri clienti di fare un salto di qualità nella creazione di documenti.

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