Firma digitale? Nessun problema! Ma per favore, accordi a tenuta stagna.

La digitalizzazione della corrispondenza rende la nostra vita (aziendale) molto più semplice. I tempi della macchina da scrivere, del tipp-ex e del fax sono ormai lontani. Anche la firma ha compiuto un viaggio nel tempo. Non è più necessario rimuovere il cappuccio di una penna stilografica per approvare il contenuto di un documento. La firma digitale ha una forza incondizionata, vincolante e legale pari a quella della firma cartacea.

La firma digitale richiede un'organizzazione rigorosa e a prova di bomba. Perché, per fare un esempio, i firmatari sono davvero le persone che devono firmare il documento? Come si fa a sapere che si sta guardando l'unica versione corretta del documento in questione? E chi può garantire che, dopo l'apposizione della firma, il contenuto del documento non venga modificato?

Integrità

Le garanzie richieste in questo caso devono essere fornite dal sistema di gestione dei documenti e dal protocollo di firma digitale associato. Il DMS regola l'integrità del documento inviato: sì, questa è l'ultima versione e no, il contenuto non verrà modificato. L'autenticità del documento viene registrata, certificata e quindi garantita.

Cooperazione silenziosa

Documentaal, che supporta le aziende nella creazione e gestione dei documenti, collega il proprio sistema di gestione Documentaale dStyle alla piattaforma di firma digitale di ValidSign. La perfetta collaborazione tra queste due organizzazioni garantisce il pieno controllo dell'autenticità e dell'integrità dei documenti, nonché l'autorizzazione e l'identificazione delle persone autorizzate alla firma. Dopo la firma, i documenti e le firme vengono archiviati automaticamente e con cura in modo da poter essere recuperati in pochissimo tempo.

Tre livelli

Le firme digitali sono suddivise in tre livelli.

La prima è la firma elettronica ordinaria, non qualificata: un messaggio di posta elettronica con il vostro nome o la vostra firma scannerizzata sotto di esso. È sufficiente che si tratti di documenti non legali.

Il terzo livello, la firma elettronica qualificata, è destinato a giudici, notai, avvocati e altri funzionari pubblici. La loro identità viene registrata in anticipo da un notaio in persona.

Il secondo livello riguarda la firma digitale che ha valore legale, ad esempio quella apposta su un contratto, una lettera ufficiale, una dichiarazione o un altro documento di questo tipo. La firma elettronica avanzata è personale. Se ne occupa il fornitore del servizio di certificazione, una cosiddetta Trusted Third Party (TTP). La verifica che siate la persona che dite di essere è garantita da questa parte attraverso tutti i tipi di script e codici. I DMS e le piattaforme di firma digitale si concentrano principalmente su questo livello.

Vittoria fenomenale

I vantaggi di lavorare con le firme digitali sono fenomenali. Dove le aziende hanno bisogno di giorni, se non di settimane, per apporre tutte le firme necessarie su un documento cartaceo (si pensi alle aziende a vocazione internazionale: FedEx sta facendo il botto...), la firma digitale richiede pochi minuti.

Ogni firmatario può firmare nel luogo e nell'orario che preferisce. Che sia dalla sua scrivania nell'ufficio di Amsterdam Zuidoost o dal suo indirizzo di vacanza alle Bahamas, purché abbia a disposizione uno smartphone o un altro dispositivo, può firmare (e nessuno deve aspettarlo).

Infine, non importa quante persone debbano firmare: due, dieci, trecento? Nessun problema. La firma digitale non si limita ai numeri. E i firmatari possono farlo tutti nello stesso momento; pensate solo alla versione cartacea!

Una condizione

Nel mondo degli affari e della fornitura di servizi di oggi, è impossibile immaginare la vita senza la firma digitale. C'è una condizione. Un lavoro senza problemi con la firma digitale, in cui si tiene conto di tutte le norme legali e della privacy, richiede un sistema di gestione dei documenti all'altezza di questo impegno.

Reinoud Wouters,
partner Documentaal.

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