Vai al contenuto principale
Il potere della standardizzazione: I dipendenti possono tornare a fare ciò che sanno fare meglio

Il potere della standardizzazione: i dipendenti possono tornare a fare ciò che sanno fare meglio

In questi tempi caotici, come si fa a garantire che i dipendenti non debbano prestare attenzione a questioni periferiche e possano continuare a fare ciò che sanno fare meglio? La risposta a questa domanda risiede nell'innovazione e nella standardizzazione, utilizzando il software giusto. Abbiamo aiutato un ospedale universitario nei Paesi Bassi a compiere questo passo.

L'ufficio legale dell'ospedale in questione redige circa ottocento contratti al mese. Questo richiede in media due ore per ogni contratto. Viene seguita una procedura specifica per garantire che i documenti soddisfino tutti i requisiti. Abbiamo esaminato attentamente questo approccio e ne abbiamo ideato uno nuovo.

Meno passaggi

Abbiamo ridotto le sei fasi a quattro. Ad esempio, abbiamo eliminato la fase di controllo: l'ufficio legale verificava i documenti, poi segnalava che non erano in regola e li rimandava alla fase uno. I 400 documenti rifiutati hanno dovuto essere modificati e rispediti al mulino. Con l'aiuto del nostro software, molti dei blocchi del documento sono ora ordinati di default, il che significa che questa fase di controllo non è più necessaria. Il personale non deve più preoccuparsene. Paragonate alla produzione di una sedia: non si controllano le dimensioni delle gambe o della seduta più e più volte. Questo avviene una volta, dopodiché le misure vengono registrate. Poi, ogni sedia viene prodotta sulla base delle dimensioni standardizzate. In questo modo si risparmia molto lavoro.

Che tipo di documenti volete creare o meno?

Abbiamo anche esaminato la complessità dei documenti. Potete lavorare sodo su un certo documento e alla fine della giornata pensare: è andata bene. Mentre: in realtà, avete trascorso ore a lavorarci, senza che l'organizzazione ne traesse alcun profitto. Per evitare ciò, lavoriamo con un diagramma che rivela le varie caratteristiche dei documenti. È possibile vedere a colpo d'occhio se i documenti sono semplici o complessi, singoli o multipli e, infine, se sono preziosi o meno per l'organizzazione. In questo modo, come organizzazione, scoprite quali documenti non volete assolutamente creare. Nel caso dell'ospedale: non si vogliono redigere cento contratti diversi, ma un contratto di base che contenga tutti gli elementi costitutivi.

Risultato: da quattordici a un FTE

Il risultato del nostro supporto: ci vogliono solo cinque minuti per redigere un contratto. L'ufficio legale non effettua controlli supplementari e l'ufficio amministrativo non svolge alcun lavoro superfluo. Prima erano necessari quattordici ETP per redigere i contratti di lavoro, ora solo uno. Ciò significa che tredici ETP sono liberi per le attività principali. Così queste persone possono fare ciò che sanno fare veramente bene.

La lezione

Da questo caso si può trarre una lezione generale utile non solo per l'ospedale, ma per molte organizzazioni: non importa quanto sia qualificato il personale, non significa che l'organizzazione nel suo complesso otterrà risultati migliori. Questi risultati arriveranno solo quando i talenti a bordo saranno in grado di concentrarsi sul lavoro più importante. E questo è ciò che rende possibile la standardizzazione della creazione di documenti tramite software. L'avvocato presenta un'arringa forte, il contabile si immerge nei bilanci e lo specialista delle risorse umane pensa a una nuova strategia per il personale invece di perdersi nella stesura dei contratti. Per questo motivo, è possibile prendere il comando utilizzando un software innovativo.

 

[vcex_button url="https://www.documentaal.nl/contact" title="Visita il sito" style="flat" align="left" color="orange" size="medium" target="self" rel="none"]Risparmiare tempo anche grazie all'innovazione?[/vcex_button]
Torna all'inizio