Spiegare il luogo di lavoro digitale: cos'è?
In questo blog spieghiamo cos'è il digital workplace e come può aiutare la vostra organizzazione.
Il termine "posto di lavoro digitale" è una parola d'ordine da qualche anno a questa parte, ma con il fatto che molti lavorano da casa, il termine e il concetto sono diventati sempre più popolari. Tuttavia, contrariamente a quanto si pensa, il fatto che la maggior parte dei dipendenti lavori da casa e acceda ai file online non equivale a un luogo di lavoro digitale. E nemmeno il passaggio a Microsoft 365 crea automaticamente un ambiente di lavoro digitale. Ma allora, che cos'è?
La definizione di luogo di lavoro digitale
Il luogo di lavoro digitale ha definizioni diverse ed è proprio questo che genera confusione. Alcuni dicono che si tratta solo di avere gli strumenti giusti per lavorare in remoto, altri pensano che si tratti di trasformare i processi e le attività aziendali per stare al passo con la tecnologia.
Siamo chiari.
Il luogo di lavoro digitale è il luogo in cui i dipendenti trovano tutte le informazioni e i processi di cui hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro, e dove possono condividere le proprie conoscenze e consultarsi con i colleghi in modo rapido e semplice. Da strumenti e processi a luoghi e competenze.
Perché il luogo di lavoro digitale è importante?
Per l'organizzazione
Le ricerche dimostrano che i dipendenti con un posto di lavoro digitale sono più produttivi di quelli con un posto di lavoro tradizionale. Questo perché il luogo di lavoro digitale permette alle persone di collaborare meglio; le conoscenze sono facilmente condivisibili e i colleghi possono facilmente consultarsi per ottenere aiuto o consulenza. Inoltre, è possibile trovare le informazioni giuste in modo rapido e semplice, risparmiando così molto tempo (e fastidio). Infine, i processi vengono snelliti, rendendo il lavoro più efficiente.
Per i dipendenti
Con un luogo di lavoro digitale, i dipendenti godono di una maggiore flessibilità: possono lavorare dove e quando vogliono. In un'epoca in cui l'equilibrio tra lavoro e vita privata sta diventando sempre più importante, una sufficiente flessibilità è un must per i professionisti di oggi. Poiché l'attenzione dell'azienda si sposta dalla presenza alle prestazioni effettive, i dipendenti possono lavorare nel modo e nel momento in cui sono più produttivi.
Quali sono i vantaggi?
- Flessibilità: lavorare indipendentemente dalla posizione o dall'ora della giornata
- Migliore collaborazione: facile condivisione delle conoscenze e possibilità di consultare i colleghi
- I processi vengono snelliti, con il risultato di pratiche più uniformi.
- Maggiore comprensione: come vengono registrati i compiti, i progressi e le comunicazioni
- Lavorare in modo più efficiente perché le informazioni sono facili da trovare
- Sicurezza grazie all'attenta gestione dei vostri dati da parte dei provider di hosting
Di cosa bisogna tenere conto al momento dell'installazione?
La postazione di lavoro digitale è la versione digitale del vostro ufficio.
Così come si pensa con attenzione al design del proprio ufficio, lo si fa anche quando si allestisce una postazione di lavoro digitale. È importante che si adatti esattamente all'azienda. Pertanto, è necessario esaminare criticamente i seguenti aspetti:
I dipendenti
L'obiettivo di creare un luogo di lavoro digitale ideale. Ricercate le esigenze dei vostri dipendenti e i loro problemi. È uno spreco di tempo e denaro investire in strumenti e piani se non sono esattamente in linea con le esigenze dei vostri dipendenti.
Obiettivi aziendali e strumenti associati
Iniziate con i vostri obiettivi aziendali. Quali sono e quale tecnologia vi aiuterà a utilizzarli? Esiste una grande quantità di utensili sul mercato, ma è necessario ricercare quali utensili e quali tecnologie contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi.
Si adatta ai flussi di lavoro attuali?
O è necessario modificare i flussi di lavoro e i processi? In tal caso, assicuratevi che ciò venga comunicato in modo chiaro e tempestivo a tutti i dipendenti interessati.
Il cambiamento non è sempre auspicabile
In generale, i dipendenti non sono molto propensi al cambiamento. È considerata difficile, richiede molto tempo e non è sempre chiaro in anticipo cosa produrrà tutto questo sforzo. Anche in questo caso la comunicazione è fondamentale! Comunicate chiaramente cosa sta per accadere, cosa ci si aspetta dai dipendenti e, soprattutto, quali saranno gli effetti. Inoltre, una buona informazione e una buona guida sono fondamentali per un'implementazione senza problemi.
Proprietà e responsabilità
Così come i dipendenti in ufficio sanno chi contattare se la stampante non funziona o il portatile si rifiuta di funzionare, anche i dipendenti devono sapere esattamente chi contattare se qualcosa nell'ambiente di lavoro digitale non funziona. Assicuratevi che sia ben organizzato. Nominate le persone responsabili di determinate parti e comunicatele all'interno dell'organizzazione. In questo modo, tutti sanno dove devono essere.
Un ambiente di lavoro digitale è un processo continuo
La tecnologia non si ferma mai, e nemmeno il luogo di lavoro digitale. Pertanto, è necessario valutare costantemente il luogo di lavoro digitale per assicurarsi che offra ancora ciò di cui l'organizzazione e i dipendenti hanno bisogno.
