Contrôle de version : qu'est-ce que c'est et qu'est-ce que ça vous apporte ?

Le contrôle des versions est simplement le temps réel en temps réel des modifications apportées aux fichiers. Cela permet de savoir qui a apporté quelle modification et quand. La gestion des versions vous permet également de retrouver à tout moment une version spécifique.pversion à tout moment. Grâce à la gestion des versions, vous pouvez visualiser les modifications entre deux versions, voir qui a modifié quoi et annuler les modifications en revenant à la version précédente. Les modifications et les erreurs peuvent ainsi être non seulement retracées, mais aussi annulées lorsqu'une erreur a été commise. Si, par exemple, vous constatez qu'un collègue a fait une erreur, vous pouvez revenir en arrière d'une version en un seul clic pour que tout soit à nouveau correct.

L'importance du contrôle de version

Lorsqu'elles travaillent ensemble, plusieurs personnes se retrouvent rapidement sur un document. Il est rare qu'un devis, un rapport ou un manuel soit unique. un travail d'homme. Souvent, un collègue fait le premier pas, un autre élabore le projet, le suivant vérifie si tous les points ont été abordés, puis votre collègue du marketing apporte la touche finale au document. collaborateur marketing met la touche finale. Vous l'avez deviné : avant même de vous en rendre compte, différentes versions d'un document se baladent dans l'organisation. Et c'est là que réside le danger. Car comment savoir avec certitude quelle version a été approuvée et comment savoir avec certitude que vous suivez les règles ?s la version définitive ?

Les risques de l'absence de contrôle de version

Vous pouvez probablement imaginer toutes les choses qui peuvent mal tourner lorsqu'une organisation ne dispose pas d'un système de gestion des versions en ordre.; da susceptibilité à l'erreur augmente et les malentendus sont plus fréquents. Imaginez, par exemple, ce qui peut se produire lorsqu'un de vos employés fonde un devis sur des informations périmées ou conclut des accords avec un client sur la base de prix incorrects. Cela provoque non seulement de l'irritation et de l'insatisfaction, mais coûte aussi beaucoup d'argent, de temps et d'énergie. le temps et l'énergie.

Le contrôle des versions est indispensable dans un système de gestion des documents

Le contrôle des versions est l'une des fonctionnalités de base d'un système de gestion des documents (SGD). Fondamentalement, la fonction d'un SGD consiste à mettre l'information à la disposition de la bonne personne au bon moment. Sans contrôle des versions, cela n'est pas possible ; en effet, il n'est pas possible de savoir si la bonnes l'information est transmise. La gestion des versions peut s'appliquer à tous les types de documents, tels que les appels d'offres ou les contrats. Mais aussi à des documents qui sont souvent utilisés au sein de votre organisation, comme les flux de travailles brochures, les manuels etc.. Grâce à la gestion des versions, vous pouvez être sûr que tout le monde travaille toujours avec la bonne version, que chacun vous enregistrez ce qu'il advient d'un document et que vous pouvez toujours demander une version plus ancienne et une version plus récente. enversion plus ancienne et de la consulter. La gestion des versions est donc un élément essentiel d'un système de gestion des documents (SGD).

Les avantages du contrôle de version

• Gain de temps : plus besoin de chercher la bonne version d'un document ;
• Vous avez toujours la dernièreactuel version en face de vous ;
• Plus de travail accidentel dans une ancienne ou mauvaise version ;
• Les bonnes informations sont plus faciles à partager ;
• Vous n'avez plus besoin de comparer les documents pour repérer les différences ;
• Vous avez besoin de moins d'espace de stockage car il n'y a pas de copies de documents stockées localement ;
• Vous pouvez facilement consulter les anciennes versions du document ;
• Toujours iqui a fait quels changements et quand ;
• Les numéros de version sont mis à jour automatiquement, il n'est pas nécessaire de le faire manuellement ;
• Et, bien sûr, tout cela rend le travail en commun plus facile, plus efficace et moins sujet aux erreurs.

Pouvons-nous vous aider avec le contrôle de version ?

Vous avez des questions sur le contrôle des versions ou vous voulez en savoir plus sur un système de gestion des documents ? En tant que partenaire officiel de Microsoft, nous sommes prêts à répondre à vos questions et à vous conseiller sur la meilleure solution pour votre organisation. Contactez-nous ou demandez une démonstration gratuite, nos consultants se feront un plaisir de vous aider.!