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Maîtriser les fichiers de projet dans SharePoint et Teams

Un meilleur contrôle des fichiers de projet dans SharePoint et Teams

De nombreuses entreprises travaillent avec les plateformes Microsoft SharePoint et Microsoft Teams. Le téléchargement des documents dans ces environnements se fait généralement manuellement. L'automatisation de ce processus à l'aide d'un logiciel permet non seulement de gagner du temps et d'éviter les erreurs, mais aussi de mieux maîtriser les dossiers du projet.

Commençons par l'aspect temporel et la prévention des erreurs. Avec l'aide de notre logiciel, il est possible d'automatiser toutes les étapes du processus de téléchargement. Sans automatisation, il s'agit souvent de trouver le bon endroit pour le document que vous téléchargez.

Ensuite, le dossier doit être étiqueté et daté. Il ne s'agit pas d'une réflexion après coup. Une organisation a toutes sortes d'obligations et doit maintenant se donner beaucoup de mal pour vérifier si elles sont remplies. Parce que quelqu'un qui a besoin du fichier à un moment ultérieur se demande : la date que je vois est-elle la date de téléchargement ou la date du contrat lui-même ? Un détail important - en vue de la période de conservation ou de la durée du contrat - qui ne peut désormais être clarifié qu'en se plongeant dans le document. Avec l'automatisation, vous pouvez éviter cette corvée.

L'importance d'un dossier complet

Pour une profession telle que la profession d'avocat ou de comptable, il est également important d'avoir un dossier complet à portée de main à tout moment. Le dossier comprend naturellement bien plus qu'une assignation ou un avis fiscal. Toute communication par e-mail avec les différentes parties doit également être incluse. Vous préférez ne pas avoir à vous demander si vous n'avez pas reçu un e-mail ou si vous ne l'avez tout simplement pas enregistré correctement. Notre logiciel se charge de cette exhaustivité.

Mais cette exhaustivité ne suffit pas à elle seule pour bien fonctionner. Parce que si vous ne pouvez pas trouver vos fichiers facilement, vous ne pouvez pas avancer. Pour cela, toutes les métadonnées doivent être présentes et correctes. Ce sont les données qui indiquent, par exemple, de quel type de document ou de contrat il s'agit. Avec notre logiciel, cela est pris en charge, de sorte que vous pouvez trouver tous vos fichiers facilement et rapidement.

Un aperçu toujours direct de l'état d'avancement du projet

L'ensemble des aspects susmentionnés permet de visualiser le cycle de vie complet des projets en cours dans Teams et SharePoint. Cela vous évitera de vous perdre lorsque vous redémarrez un projet après qu'il ait été mis en attente pendant une longue période. Combien de fois n'est-il pas arrivé que personne ne puisse vous dire où en est la situation et que vous soyez obligé de commencer à creuser dans la montagne d'informations ? Désormais, ce statut n'échappera plus à personne.

 

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