Le pouvoir de la normalisation : les employés peuvent à nouveau faire ce qu'ils font le mieux

En ces temps chaotiques, comment faire en sorte que les employés n'aient pas à s'occuper de questions périphériques et puissent continuer à faire ce qu'ils font le mieux ? La réponse à cette question réside dans l'innovation et la normalisation à l'aide du bon logiciel. Nous avons aidé un hôpital universitaire des Pays-Bas à franchir cette étape.

Le service juridique de l'hôpital en question rédige environ huit cents contrats par mois. Cela prend en moyenne deux heures par contrat. Une procédure spécifique est suivie pour s'assurer que les documents répondent à toutes les exigences. Nous avons examiné de près cette approche et en avons conçu une nouvelle.

Moins d'étapes

Nous avons réduit les six étapes à quatre. Par exemple, nous avons supprimé une étape de contrôle : le service juridique vérifiait les documents, puis signalait qu'ils n'étaient pas en ordre et les renvoyait à la première étape. Les 400 documents rejetés devaient ensuite être ajustés et renvoyés dans l'usine. Grâce à notre logiciel, de nombreux éléments du document sont désormais ordonnés par défaut, ce qui signifie que cette étape de contrôle n'est plus nécessaire. Le personnel n'a plus à s'en soucier. Comparez cela à la production d'une chaise : vous ne vérifiez pas les dimensions des pieds ou du siège à plusieurs reprises. Cela se produit une fois, après quoi les mesures sont enregistrées. Ensuite, chaque chaise est produite sur la base des dimensions standardisées. Cela permet d'économiser beaucoup de travail.

Quel type de documents voulez-vous créer ou non ?

Nous avons également examiné la complexité des documents. Vous pouvez tous travailler dur sur un certain document et, à la fin de la journée, vous dire : ça s'est bien passé. Alors qu'en fait, vous avez passé des heures à y travailler, sans que cela rapporte de l'argent à l'organisation. Pour éviter cela, nous travaillons avec un diagramme qui révèle les différentes caractéristiques des documents. Vous pouvez voir d'un coup d'œil si les documents sont simples ou complexes, uniques ou multiples, et, enfin, s'ils ont une valeur pour l'organisation ou non. De cette façon, en tant qu'organisation, vous découvrez les documents que vous ne voulez absolument pas créer. Dans le cas de l'hôpital : vous ne voulez pas rédiger une centaine de contrats différents, mais un contrat de base qui contient tous les éléments constitutifs.

Résultat : de quatorze à un ETP

Le résultat de notre soutien : la rédaction d'un contrat ne prend que cinq minutes. Le service juridique n'effectue pas de contrôles supplémentaires et le service administratif n'effectue pas de travail inutile. Auparavant, quatorze ETP étaient nécessaires pour rédiger les contrats de travail, désormais un seul. Cela signifie que treize ETP sont libérés pour les activités principales. Ainsi, ces personnes peuvent faire ce pour quoi elles sont vraiment douées.

La leçon

Il y a une leçon générale à tirer de ce cas qui n'est pas seulement utile pour l'hôpital, mais pour de nombreuses organisations : peu importe la compétence du personnel, cela ne signifie pas que l'organisation dans son ensemble obtiendra de meilleurs résultats. Ces résultats ne seront obtenus que si le talent à bord est capable de se concentrer sur le travail le plus important. Et c'est ce que permet la normalisation de la création de documents à l'aide de logiciels. L'avocat présente un plaidoyer solide, le comptable se plonge dans les états financiers et le spécialiste des RH réfléchit à une nouvelle stratégie en matière de personnel au lieu de se perdre dans la rédaction de contrats. Prenez donc les devants en utilisant des logiciels innovants.

 

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