siirry pääsisältöön
Projektitiedostojen parempi hallinta SharePointissa ja Teamsissa

Projektitiedostojen parempi hallinta SharePointissa ja Teamsissa

Monet yritykset työskentelevät Microsoft SharePoint- ja Microsoft Teams -alustojen kanssa. Asiakirjojen lataaminen näihin ympäristöihin tapahtuu yleensä manuaalisesti. Ne, jotka automatisoivat tämän prosessin ohjelmiston avulla, eivät vain säästä aikaa ja estä virheitä, vaan myös saavat paremman otteen projektitiedostoista.

Aloitetaan aikanäkökulmasta ja virheiden välttämisestä. Ohjelmistomme avulla on mahdollista automatisoida kaikki latausprosessin vaiheet. Ilman automaatiota se on säännöllinen haku siitä, mikä on oikea paikka lataamallesi asiakirjalle.

Sitten tiedosto on vielä merkittävä ja annettava päivämäärä. Tämä ei ole jälkiviisas. Organisaatiolla on kaikenlaisia velvoitteita, ja nyt sen on ponnisteltava paljon tarkistaakseen, täyttyvätkö ne. Koska joku, joka tarvitsee tiedostoa myöhemmin, ihmettelee: onko päivämäärä, jolloin näen latauspäivämäärän vai itse sopimuksen päivämäärän? Tärkeä yksityiskohta – kun otetaan huomioon säilytysaika tai sopimuksen kesto – jota voidaan nyt selventää vain sukeltamalla asiakirjaan. Automaation avulla estät tämän vaivan.

Täydellisen tiedoston merkitys

Lakimiesammatin tai kirjanpidon kaltaisessa ammatissa on myös tärkeää, että täydellinen asiakirja-aineisto on aina käsillä. Tietenkin tiedosto sisältää paljon enemmän kuin haasteen tai veroneuvonnan. Mukana on oltava myös kaikki viestintä sähköpostitse eri osapuolten kanssa. Et halua miettiä, etkö ole saanut sähköpostia vai etkö ole vain tallentanut sitä oikein. Ohjelmistomme varmistaa tämän täydellisyyden.

Mutta tämä täydellisyys ei sinänsä riitä toimimaan hyvin. Koska jos et löydä tiedostojasi helposti, et voi siirtyä eteenpäin. Tätä varten kaikkien metatietojen on oltava läsnä ja oikein. Nämä ovat tietoja, jotka osoittavat esimerkiksi, millaista asiakirjaa tai sopimusta se koskee. Tämä on järjestetty ohjelmistomme kanssa, joten löydät kaikki tiedostosi helposti ja nopeasti.

Aina suora käsitys projektin tilasta

Edellä mainitut näkökohdat yhdessä varmistavat, että Teamsissa ja SharePointissa käynnissä olevien projektien koko elinkaari visualisoidaan. Tämä estää sinua eksymästä, jos otat projektin uudelleen, kun se on ollut odotustilassa pitkään. Kuinka usein tapahtuu, että kukaan ei voi kertoa sinulle, mikä sen asema on, ja sinun on pakko kaivaa tietovuoreen? Nyt sitä asemaa kukaan ei pakene.

 

[vcex_button url="https://www.documentaal.nl/contact" title="Visit Site" style="flat" align="left" color="orange" size="medium" target="self" rel="none"]Saat paremman otteen tiedostoistasi?"[/vcex_button]
Takaisin ylös